Workflowを使ったメールの返信

前にWorkflowDraftというiPhoneアプリを使って、ラクしてメールを作成する例を書いてみた。「せっかく持っているDraftをなんとか活用したい」と思って組み合わせた訳だけど、私が本当に解決したい問題は残念ながらDraftじゃできない。何かいい方法があるんじゃないかとDraftのサイトをチェックしたりしたのだけど見つけることができなかった。

次に私がラクをしたいことは、メールの返信。Draftを使うと新規メールを作成することは可能だけれど、返信の方法は今のところなさそうだ。確かに、ホテルやレストランの予約など新規メールを作成することもあるものの、もっとよくあるのは、メールでの問い合わせに対する返信。しかもこの返信が決まりきった文言で済む場合が多い。だから、返信をテンプレ化できればラクだと思うのだ。

メール返信Workflowの概要

今回作成するサンプルは、出張者の日程に合わせて、会社もしくはホテルの住所と空港からの道順を示したGoogle Mapsのリンクを貼る、というもの。

  1. メールを受信する:(Spark
  2. 返信アイコンをタップする
  3. Launch Center ProからWorkflowを開始させる
  4. 行き先を選ぶ(会社・ホテル)
  5. メール(Spark)に移動する
  6. クリップボードの内容を貼り付ける
  7. 送信アイコンをタップする

サンプルフローの設定方法

では、どのActionを使うのかを紹介。

Workflowサンプル

  1. Street Address
  2. 空港の住所を入力する。

  3. Set Variable
  4. 変数に格納する。(Airport)

  5. List
  6. 選択肢のリストを作成する。(会社やホテル名)

  7. Choose from List
  8. Prompt:行き先は?

  9. If
  10. 選択肢の分だけIfを重ねる。

  11. Text
  12. 選択肢の住所を入力する。

  13. Set Variable
  14. 変数に格納する。全て同じ変数名でOK。(Destination)

  15. URL
  16. Google Mapsで空港から目的地までの道順を表示させる。

    https://maps.google.com/maps?saddr=Airport&daddr=Destination&directionmode=driving
    • saddr
    • 出発地のアドレス

    • daddr
    • 行き先のアドレス

    • directionsmode
    • 移動方法(車:driving、徒歩:walking、自転車:bicycling、乗り換え(公共交通機関):transit)

  17. Set Variable
  18. 変数に格納する。(MapLink)

  19. Text
  20. メールテンプレ。マークダウンで入力。

    **空港からの移動**
    空港から目的地(Destination [map](MapLink))まではタクシーをご利用ください。所要時間は約○分、料金は約○円です。(現金・カード払可)
  21. Make Rich Text from Markdown
  22. Copy to Clipboard
  23. クリップボードにテンプレの内容を貼り付ける。

  24. URL
  25. Sparkを立ち上げる。

    readdle-spark://
  26. Open URLs

URLスキームで他のアプリを立ち上げる

DraftのようにすでにWorkflowにActionが登録されているアプリならいいけれど、登録されていないアプリを立ち上げたいときには、URLスキームというのを使う。普段、iPhoneでメールを見るときにはSparkを使っているので、今回はSparkを立ち上げる方法を記載した。URLスキームを使用してもっと複雑な動きを実現することも可能らしい。開くだけなら【://】で終わらせるだけでいい。
URLスキームについては、Draftを活用させるためにもっと勉強したい。

ちなみに、Google Mapsの場合は、【gomgooglemaps:】を使う。今回、Google MapsのURLスキームを使っていないのは、返信相手がGoogle Mapsアプリを入れているか分からないし、スマホやタブレットでメールを見るとは限らないから。普通のURLのリンクであれば、PCでもスマホでも、デフォルトのブラウザで立ち上げて表示する。

メーラーは純正以外の使い勝手がいい:Spark

業務用携帯であれば純正メーラーでもいいかな、とずっとデフォルトのメールアプリを使っていたが、メールの量が急に増加したのを機に変更した。PCで利用しているOutlookではなくSparkにしたのは、後から読む設定をしたり、ピンをつけたり、スケジュールに設定(アラーム付き)するのがラクだったのと、無料だったから。でもMacでは、SparkではなくAir Mailを使っている。最近、メールの配信設定もできるようになったのが嬉しい。

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PhraseExpress、Workflow & Draftsでメールを送る

帰宅後は業務用携帯やメールは使いたくも見たくもない。だから充電したり、カバンの奥底に眠らせたりしておく、極力。でも、時々、ちゃちゃっとメールを送信した方がいい場合がある。私の場合そういうのは、予約関連。正確には私の担当ではなかったのだけど、スタッフがいない今は私の重要な業務の一つ。
契約してるホテルだったり、よく利用するレストランの予約はテンプレートにしている。こういうのはもうネット予約で可能な気がするのだけれど、契約している値段だなんだかんだで少なくともうちの会社の場合は未だにメールで依頼することになっている。

PhraseExpressを使ったホテル予約のテンプレート例

プライベートではMacを使っているので、わかりやすいスクリーンショットなどはありません。

就業時間中に予約手配をするときは、PhraseExpressを利用してラクをしている。後述する内容を必要な分だけ登録しておいて、誰かから予約を頼まれたら、新規メール作成で宛先に、登録したキーを打ち込んで、ちょちょっといじって終了。

メールの設定をどのようにしているかでやや異なるので注意。ちなみに、私のメールは以下のような設定。

  • 宛先
  • CC
  • BCC
  • 件名
  • 本文

では、PhraseExpressの登録例・・・

Tanto-san@xxxhotel.com{#tab}reservation@xxxhotel.com {#tab -count 2} 【会社名】予約依頼({#CALENDAR -head Select check-in date -F mm/dd -MANUAL}{#CALENDAR -head Select check-out date -F mm/dd -MANUAL}){#tab}○○様
いつもお世話になっております。△△会社の☓☓です。

標記、下記のとおりご手配いただけませんでしょうか。

宿泊者名:{#cursor}
チェックイン:{#CALENDAR -head Select check-in date -F mm/dd -MANUAL}
チェックアウト:{#CALENDAR -head Select check-out date -F mm/dd -MANUAL}
部屋の種類:クラッシックビジネススペリア

どうぞよろしくお願いいたします。

☓☓

こういうのをメールアドレスや担当者名、部屋の名前を変えて、契約しているホテルの数だけテンプレートを作成し、ホテルの略称で登録。チェックインとチェックアウトの日付を1回だけ選択もしくは打ち込んだら、件名だけでなく本文にも自動的に反映される仕組み。(私が実際に使っているテンプレは英語なので、本文の日付には曜日名も入れたりして勘違いによるミスがないようにしている。)

同僚などからメールで予約手配の依頼を受けた場合には、事前に宿泊者名を【Ctrl】+【C】でコピー(複数名の場合はこれを繰り返す)。新規メールを開いて、テンプレートを打ち込んだら、宿泊者名のところにカーソルが移動するので、【Ctrl】+【Alt】+【V】を押下。クリップボードキャッシュが表示されたら、適当なものを選んで確定。(クリップボードキャッシュの設定は、Settings » Features » Clipboard Cacheで行う。)
この他にも{#mail}{#settemp}なんかを使うともっと簡単なのかもしれないけど、現状、問題なく動いているのと十分簡単に作業が完了しちゃうので改良はしていない。。。(他の業務が軽くなったら考えることにしよう。)

携帯でも同じことをしたい!(Workflow+Drafts+Launch Center)

さて、今度は携帯の話。確かにPhraseExpressは便利だけど、PCが必要(iPhoneアプリも出ているが、PC版ほどの感動までに達していない)。

じゃあ外出中や、帰宅後に依頼が届いた場合は?

もちろん、翌日や翌週までに何もしない、というのは選択肢。でも、出張や会食まで日がなかったり、ホテルやレストランの予約が取りづらい時期には、どれだけ早く対応できるかが大事。ということで、携帯でも同様のことを同じくらい簡単にできないか、と考えて私がたどり着いた答え。(2017年10月時点)

WorkflowDraftsLaunch Centerの組み合わせ。

はっきり言って、Workflowだけでも可能なのだけど、条件分岐の設定が面倒くさいのと全く使ってなかったDrafts 4をなんとか使いたくて無理やり仲間に入れている。それにしても以前は有料だったWorkflowが無料とは・・・。何だか悔しい。
PhraseExpressのPCでの設定と比較すると、嫌になるほど面倒くさい。ただ、携帯操作が驚くほどノロマな私にとっては、この設定を一度行ったことで浮いた時間はとてつもない!

大まかな仕組み

他のエントリーでも書いたように、超ド素人な私は全てがボタンひとつで完了してしまうような完璧なプログラムは書けない。だから、どこは諦めるのか、という部分を最初に決めることにしている。
予約依頼メールの場合は、Workflowで件名と本文を作って、Draftsのメール機能で送信する。アプリの設定が完了したら、Launch Centerに登録して、Launch Centerから起動

Workflowの設定

ホテルの場合は、条件分岐を多めに設定したこともあって面倒くさいので、レストランの設定で説明する。予約で必要な項目は以下のものくらいではないですか?

  • 予約名
  • 日時
  • 人数

で、この内、予約名は会社名でも事足りるように思うのでこれは無視。稀にあるグループ会社の人から頼まれた予約だった場合には最後に修正すればいい。頻度から考えても、わざわざ場合分けをしておくことの意味が見いだせない。
ということで、Workflowで設定するのは、日時と人数のみ。
私の場合、この予約も英語で行っているので曜日の設定も問題ないのだけれど、日本語の場合の設定方法がよくわからない。ということで、日付は曜日ナシです。(それ以前に、日本では電話予約やウェブが主流のようなので、こんなものは必要なさそうですね。。。)

Workflowの設定方法【例】

  1. 【Ask for Input】
    • Question: 予約日は?
    • Default Answer:(そのまま)
    • Input Type: Date
    • Granularity: Date
  2. 【Format Date】
    • Date Format: Custom
    • Format String: M月d日
  3. 【Set Variable】
    • Variable: BookingDate
  4. 【Ask for Input】
    • Question: 予約時間は?
    • Default Answer:(そのまま)
    • Input Type: Date
    • Granularity: Time
  5. 【Format Date】
    • Date Format: None
    • Time Format: Short
  6. 【Set Variable】
    • Variable: BookingTime
  7. 【Ask for Input】
    • Question: 人数は?
    • Default Answer:(そのまま)
    • Input Type: Number
  8. 【Set Variable】
    • Variable: Nr
  9. 【Text】
    *[]で括ったものはVariable。キーボードの上に表示されるのでそこから選ぶ。
    【予約依頼】○○会社([BookingDate]
    ご担当者さまいつもお世話になっております。○○会社の☓☓です。
    標記、以下のとおり予約させていただきたいのですが可能でしょうか。

    • 予約名: ○○会社
    • 日時: [BookingDate][BookingTime]
    • 人数: [Nr]

    以上、どうぞよろしくお願いいたします。

    ☓☓
    (署名)

  10. 【Add to Draft】
    • Mode: Create
    • Edit in Drafts: On
    • Run Action: Off

以上を設定して、上部の【▶】をクリックすると、設定9の内容がDraftsに作成される。

Draftsの設定

前述のWorkflowの設定だが、ホテル予約のWorkflowではホテルによって部屋名が変わってくるので、条件分岐を設定してる。レストラン予約も条件分岐を設定して、レストランによってメールの宛先をかえるという選択肢もあるのだけれど、携帯画面でIF>IF>IFと繰り返してその中でいろんな設定をしていると、わけが分からなくなる瞬間があるわけで、そういうのもうんざりだったので、Draftsに逃げました。
Draftsのメール送信の仕組みはシンプルで、1行目が件名、残りを本文としたり、ちょっとカスタマイズすることが可能。
ボスが商談用に使うレストランはそんなに多くないのと、利用回数が増えるに従ってレストランスタッフとの関係性も出来上がって、店によってはスペシャルディスカウントをくれたりするところもある。ということで、店によっては、「ご担当者さま」などという出だしではなく、「○○さん」的な馴れ馴れしい(?)書き出しをしたかったり、最後に「いつもコーポレートディスカウントを適用してくださりありがとうございます」というようにさり気なく(はない)「当日はディスカウントお願いね」というようなお願いを最後に付け足すのを、DraftsのEmail機能で設定しちゃう。

Draftの設定方法【例】

  1. 【Basic】タブの【Email】を複製
    • 左から右にスワイプすると、アイコンが3つ表示されるので、まずは真ん中をクリック。
      IMG_0373 4
  2. 複製したアクションを編集
    • 手順1.と同じようにスワイプして、今度は左の鉛筆のアイコンをクリック。
    • 最低限、後から迷うことのないよう名前くらいは変更しておく。(アイコン設定も変更可)
  3. 【Step】の【1 Step: Email】を選択
  4. 次の画面で【Email】を選択
  5. 【Fields】の宛先や、CCを設定
  6. Workflowで作成した標準のメールテンプレートで事足りる相手先の場合はこれで設定完了。
  7. 最初の出だしを変えたい場合は、【Body】部分を以下のように変更
    • ○○さん(←担当者の名前をベタ打ち)
    • [[line|3..]](メールテンプレートの3行目以降が貼り付けられる)

Draftsの設定の仕方は、本家のページが参考になります。

Templates and Tags

私が現時点で登録しているのは、ホテル3、レストラン5。それほど多くもないので、ホテルとレストランを合わせて【Booking】というタブを作成して整理。

drafts_action_lists-booking

ちなみに、一番下の【Run: Airport to Hotel】というのは、メール送信とは反対の流れで、このアクションをクリックすると、Workflowが動く。(リストからホテル名もしくは会社を選ぶと、空港から目的地までどのようにタクシーに指示すればいいのか、所要時間、おおよその料金などインストラクションが作成され、クリップボードに貼り付けられる仕組み。→出張者やお客さんのメールにそれを貼り付ける。)

Launch Center?

Workflowはホームスクリーンにアイコンを設置したり、Widgetsに追加したりする方法がある。Widgetsでも十分。
一番オススメしないのは、Workflowから起動させること。いちいち【▶】をクリックする必要がある。
私の場合、リストから選択したりするWorkflowも作ったりしているので、Widgetsに置くよりよりLaunch Centerの方が好き。これは個人の好みの問題だと思う。Widgetsで表示されるリストの大きさでも全く問題ないと言う人であれば、わざわざ有料のアプリなんて購入しない方がいい。

Launch Centerを使い込んで、より便利さがわかってから、オススメしたい。今のところは、持っているなら設定しておくといい、程度だ。
持っていない人には、よく使うWorkflowをWidgetsに設定しておくことをオススメする。

テンプレートを使う意味

長々と書いて自分のモノグサ加減は相当だと思う反面、面倒くさいと文句を言う割に、更に面倒なことを考えたり実際に実行に移したりしてるんじゃないだろうかとも感じたり。
一方、少なくともこの2ヶ月で私が対応したホテルの予約件数は50件くらい。そしてレストランの予約件数もそれなりにある。そういうことを考えると、最初の設定で10〜15分かかっていたとしても、2ヶ月というスパンで見たときには時短になっているだろう。
忙しいときは、気をつけているつもりでも、抜け漏れが生じてしまうことがよくある私。それもあって、チェックリストじゃないけれど、テンプレートを準備しておくことを心がけている。同僚からは、なんて面倒なヤツなんだ、と思われているだろうなと思いながらもやめられない。。。(←テンプレとか引継書的なものを常日頃から作っておこうよ、と言いまくってる人)