テキストエディタでタスク管理:初心に戻ろう5ヶ月後

テキストエディタでのタスク管理にスイッチしてから早くも5ヶ月が経過。最近、当初ほどのパワフルさを感じなくなってきた、というか、自分自身を奮い立たせることが出来ない。たかがタスク管理だけど、リストにあるタスクは他のチームや事務所をサポートする大切なもの。だからこそ、本来はテキトーにできない。

でも、全然、やる気が出ない!

ここ数週間いろいろと原因を探しをしていた。あまりに思いつめすぎて、髪の毛をバッサリ切るといった突飛な行動にも出た。でも、原因の一つはもっと身近、タスクリストにあった。

以下、タスク管理の教科書では基本とされているようなことで躓いた記録。

タスクの粒度が粗くなってきていないか

結構お気にいりのタスクリストだけど、これを見直すことをすぐに思いついたわけじゃない。むしろ、タスクリストは問題なくて、自分の精神的な不安定さに原因があると思いこんでいた。

私は母艦となるNotepad のタスクリストとTodoistを併用している。Todoistには、定期的に発生するタスクを設定したり、不定期発生且つ手順が決まっているタスクのタスクテンプレを用意している。該当するような業務が近づいてきたり発生すると、Todoistが知らせてくれるので、それをNotepad に転記。これらのタスクは何度もこなしているので、適当な大きさにわけられている。

その他のタスクは、大半がメールで依頼がとんでくる1。これらは、単発のものが多く、その場でその場で、タスクの大きさを決定する必要がある。

3月は元々四半期レポートのということに加え、期末のため半年・年一回のレポートが発生。これらのリマインダーがTodoistからとんできて毎日やることはそれなりにある。通常の月の定期的なタスクと不定期的なタスクの割合が2:8くらいだとすると、3月は4:6くらいといった感じだろうか。

毎日の完了タスクの数と疲労度が釣り合わない

定期的なタスクをこなしているため、毎日の記録はそれなりのタスク量をこなしたことを示す。にもかかわらず、「結構働いたのに、たったこれだけしか完了していないの?」と思いながら毎日終えて帰宅していた。

受信ボックスにどんどんメールが溜まっていく

加えて、毎日増えていく受信ボックスのメールの数。最終的には2,500を超えていた。なんちゃってではあるけど、インボックス・ゼロ方式でメールを処理しているので、《受信ボックスのメール数≒未完了タスク》となる。特大のが頭の中に出現。

タスクの追加日に注目 してやっと自覚

ここまできてやっとタスクリストの点検というところにたどり着いた。タスクリストの追加日と完了日を見ていると、Todoist経由のタスクは3日以内に完了しているのに対して、それ以外のタスクの完了までの日数の長いこと!2週間以上経つものも多い。どうやら、タスクの粒度が大きいっぽい。普通ならもっと早い段階で気づくものだろうけど、そんな余裕が持てず、どんどん自分の首を締める結果となっていた。

どうして粒度にこだわる必要があるのか

たかがタスクの書き方じゃないか、という話なのだけれど、タスクの大きさを誤ると進捗度合いをつかめない。私の場合、いろんなタスクに片足を突っ込んで、中途半端にいろいろ進めているのだけど、タスクリストを見ただけでは、それがわからない。いつから始めて、どこまで終わっているのかの把握ができない、つまり、管理に失敗している。

で、結局、正しいタスクの設定方法は?

もしかすると頭のいい人がすでに公式のようなものを作っているのかもしれないけれど、私はタスク設定の万能な公式を知らない。ちょうどいい粒度というのは、その人の経験やスキルによって異なるため、自分で調整していく他ない。《正しいタスクの設定方法は人それぞれ》ということ。

どうして粒度が狂いだしたのだろうか

今回の場合、どんどん届くメールの依頼に、段々とタスクリストへの追加が面倒くさくなって、《メールの件名=タスク》という粗すぎるタスクを量産していた。(ちなみに、このやり方はTodoistDynalistで採用されている。)

メールをTodoistに転送してタスク化する方法Todoistのメールとカレンダー連携が新しくなります。

(後半の【Todoist+メール】部分)

 

Outlookの場合は、Quick Stepsに転送先アドレスを登録して、更にショートカットを設定しておくとラク

クイック操作でよく行う作業や繰り返し行う作業を自動化する

メールの件名をタスクにする方法は、単純な依頼の場合や、メールの送信者(依頼者)がこっちの都合を考えて、取り組みやすいような大きさで送ってきてくれる場合には有効だけど、私の場合あまり当てはまらなかったこともあって、これを諦めていた。

以前は理解していたことをどうして忘れてしまったのだろう、私。モノグサな性格が災いして失敗。ちょっとした手間が、パフォーマンスを上げるのだと言い聞かせて、必要以上に手順を減らすことのないようにしようと決意。(多分、また同じ轍を踏みそうだけど。)

粒度を誤ってしまったタスクは、One-offのタスクばかり。はじめてのタスクでも過去の似たようなタスクを参考に、上手く設定できることもあるけど、それ以外は、走りながら調整するしかない。といっても、実際に取り組んでみて、見えてきた必要な作業をその時その時で追加していくくらいの適当さでいい。一番悪いのは、大きすぎると気づきながら放置すること。取り組めど、取り組めど、一向に未完了リストから完了リストへ移動しないので、だんだんとやる気も削がれてくる。

狂ったタスクリストを元に戻すガイドラインを持っておく

絶対的に正しいタスクの設定方法の公式がないということは、私のような気分屋は、今回のように、徐々にタスク設定をミスっていく可能性がある。そのため、時々、チューニングしなくてはいけないようだ。このチューニングの基準を決めておくとラクなんじゃないかと思う。

例えば私の場合、粒度が合っているタスクは、リストに載ってから概ね1週間以内にはなくなっている。だから、1週間以上前からリストに居座り続けているタスク(先行タスクがあるものを除く)があれば、粒度が誤っている可能性があると考えて見直しをする、ということになる。見直したのにそれでも消えないなら、まだ粒度が合っていない2

振り返って気がつく自分の仕事の変化

今週は、この狂ってしまったタスクリストを少しずつ直す作業をしていた。必要な作業が見えてきたりして、止まっていた作業が進み出した。早く気づいて取り組むべきだった。

同時に、見たくないものも見えてきた。薄々気がついていたけど、私の業務内容の割合が、自分の所属している事務所の割合よりも、他の事務所やグループ会社のサポートが多くなってきている。今週の完了タスク・費やした時間を振り返っても、半分以上は自分の所属以外のサポート業務。さらに例年なかったような新しいタスクがぐんと増えている。最近パフォーマンスが落ちたのかと思っていたけど、それだけじゃなくて、慣れないタスクやその量も問題な気がする。

ルーティン業務の引継ぎや、効率化をもっと真剣に考えないといけない。


  1. 残りは、上司から口頭での指示など。 ↩︎
  2. か、そもそも自分のタスクじゃないとか・・・。 ↩︎
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Todoistも私の愛しいタスク管理ツール

ブログを始めた頃は、もう少し仕事から離れた生活の記録になるかと思っていたのだけれど、投稿3回目にして早くも仕事の話を書いている。2017年を振り返ったとき、同僚全員が同情の言葉をかけてくれるほどに仕事漬けだったのだから、仕事以外のことを書くことは至難の業だったかもしれない。

そんな仕事付の毎日で、試行錯誤していたタスク管理。それまでのBuJoとTodoistの組み合わせから、テキストエディタ(Notepad++)とTodoistの組み合わせに変えたのも去年から。テキストエディタでのタスク管理は結構気に入っていて、それに関しては記録を残していたものの、Todoistについてはそんなに書いていないことに今更ながらに気がついた。

Premiumにアップグレードしてまで使っているTodoist

現在、私のタスク管理の母艦はNotepad++。そしてTodoistが母艦のタスクリストをサポートしている。

Todoistは無料とプレミアムプラン(年間3,500円:2018年1月時点)があって私はプレミアムを使っている。月額にすると300円弱も、サポートとしてしか使っていないアプリに支払っている。更にいうと、数あるプレミアムの特典のうち、1〜2つしか使っていない。

では、具体的にどう使っているか。
まず、無料でも使える機能のサブプロジェクトの登録。
仕事とプライベートというプロジェクトを作成。今回は、テンプレートについても触れるので、仕事の方を見ていく(また、仕事関連・・・)。

仕事というメインプロジェクトの下には、ルーチンとテンプレ(そして、以前、Todoistへの一本化を試みたときの残骸)というサブプロジェクトを作っている。

Projects

【サブプロジェクト1】ルーチン(リマインダーとフィルタ)

ルーチンは更に、週・月・四半期と3つにわけている。最初は毎日と半年、一年、というサブも作っていたのだけど結構早い段階でやめた。理由は以下のとおり。

  • 毎日:タスクを整理して(1)不要っぽいタスクをやめた、(2)自動化した。
  • 半年、一年:このカテゴリのタスクは、私の場合、自分からアクションを起こさないと大変なことになるというものはなくて、そろそろだよというリマインドしてくれる人たち(本社だったり、弁護士だったり)がいる、ということに気づいて、一旦、やめてみている。(もちろん、それらの業務自体は引継書の年間計画にはいつ頃発生するのか記載している。)

ルーチンのサブプロジェクトに入っているタスクにはその頻度ごとに全て〆切日とリマインダーを設定。リマインダー機能もそれなりに便利なのだけど、意外にカスタムフィルタも使える1

デフォルトでもフィルタ機能は付いていて、【Today】だったり、【Next 7 days】なんていうのもフィルタ。どっちも便利だったりするのだけど、今日とか1週間以内に発生するタスクを表示されるより、2週間だったり1ヶ月以内に発生するタスクを見たかったりする。そんな自分の好みに応じてフィルタ方法を設定するのがカスタムフィルタ。私は、優先順位もタグ付けもしてないから、ほしいのは【30日以内のタスク】のフィルタくらいだけど、Todoistヘビーユーザにとってはありがたい機能の一つじゃないかと思う。

リマインダー・フィルタの設定方法

フィルタで表示されたタスクをテキストエディタのタスクリストに落とし込んで、リマインダーでダメ押しのアラート。割り込みタスクが多いと、いくらルーチンタスクであっても、突然抜け落ちたりすることがあるので、私の場合はこのくらいがちょうどいい。

ちなみに、7日以内に発生するタスクはデフォルトのフィルタで見ることができるので、私は【7日以降30日以内のタスク】でフィルタを設定している。クエリは以下。

due after: 7 days & 30 days

Filter

老婆心ながら、毎日発生するタスクにリマインダーを設定すると、他のタスクが霞んでしまうので、しない方がいいと思う。

【サブプロジェクト2】テンプレート

定期的に発生する業務は、ルーチンタスクはサブプロジェクトがリマインドしてくれる。単発のタスクは、都度、直接テキストエディタのタスクリストに追加する。がしかし、この2つでカバー出来ない部分がある。それは、不定期に発生するタスク。例えば、採用(退職)だったり、食事会だったり、大きめの会議だったり。私の場合、出張もこのカテゴリに入る。

そういうタスクのときはテンプレートを利用している。ほぼタスクリストというよりも、チェックリストのような感じになっているのだけど、とりあえず関連する事柄全部を詰め込んで、後は必要に応じてテキストエディタのタスクリストに追加している。

出張テンプレートで説明すると、「出張するか」と思ったら、

  1. まず出張テンプレを【Inbox】か【Today】にインポート。
  2. リストの内、申請書関連をテキストエディタのタスクリストへ追加。
  3. 残りをどんどん潰していく。

私のテンプレは、タスクも持ち物も一緒になっているので、リストの項目は63個もあるのだけど、このリストを使うようになってから、出張の準備が短時間でできるようになった。オススメ。ただ、テンプレート機能はプレミアムプラン。

Template

私は活用していないけれど、テンプレに相対日時を設定しておいて、取り込んだときに自動的にスケジュール化することも可能。

タスクの最初に【*】を付けたり、最後に【:】を付けることで、タスクをタスクとして認識させない(=チェックボックスを付けない)ことも可能。

あまり知られていないTodoistの10個の便利な機能 (完了できないタスクを作り、セクション分けする方法)

プレミアムプランにする価値はあるのか

ハッキリいって、前述のルーチンタスクの管理なんていうのは、頑張れば(いやそれほど頑張らなくとも)Outlookでもできる。テンプレートにしたって、文書化しておいたり、無料のチェックリストアプリなんかで代用することだってできそうだ。出費を抑えることの優先度が高いのであれば、当たり前だけれど、プレミアムプランは無駄。Outlookや無料アプリを使うのがいい。

しかし、私は、(1)できるだけ情報を一つにまとめたい、(2)メンテナンスが簡単な方がいい。

いつも仕事を辞めることばかり考えている私の頭にあるのは『引継ぎ』。いざ正式な引継書作成の段になって、カレンダーを見直して、年間スケジュールを作って、月間スケジュールに落とし込んでとか、「あの業務の資料どこだっけ?」と探索のために時間をとられるなんてまっぴら。データのエクスポート機能のないモバイルアプリ(そんなのは今はもうないのか?)を利用していた日には、データを打ち込むところから?・・・考えたくない。

Todoistはリストの変更のしやすさも抜群(簡単な機能しか使っていないから簡単なのかもしれないが)。追加・削除、順番の変更、いずれも簡単だ。CSV形式でのExportも可能なので、急にリストの提出が必要となったときなんかでも、CSVで出して不要な箇所を削除して渡せばいいだけだ。

最近、WorkFlowyから乗り換えたDynalist。高機能が売りだけど、そのPro料金の一部2Todoist(プレミアムプラン)でもできちゃう。故にProは必要なしというのが、現時点での私の考え。DynalistのPro料金が毎月8ドル弱3というのを考えると、毎月300円弱はありじゃない?(貧乏マインドセット)

馬鹿な比較はさておき4、タスク管理でヘマして評価下げるくらいなら、私はコーヒー一杯諦めてプレミアムを申し込む。

それにしても、今年はもっと仕事以外の記録ができる年になるようにしたい。

その他Dynalist関連のブログ記事


  1. どちらもプレミアムプラン ↩︎
  2. ファイルアップロードやGoogleカレンダーとの連携 ↩︎
  3. 年間利用料を一括で支払った場合 ↩︎
  4. そもそもアウトライナーはタスク管理のためのものではなく、考え方の整理のためのものなのでは・・・? ↩︎