PhraseExpress:私のフォームサンプル

年末年始の怒涛のレポートラッシュが少し落ち着いてきた、というより、ボスが出張に行ってくれて割り込みタスクがほぼなくなったので、忘れないうちにせっせとPhraseExpressのBoilerplate作成・メンテをしてた。

最初はどんなことができるかよくわからないので、辞書機能に毛が生えた程度の使い方しかできなかったのだけど、PhraseExpressはもっともっといろんな機能を搭載しているので使わないともったいない!

PhraseExpressのマニュアルや動画で説明されているけど、全て英語もしくはドイツ語なので、日本語の解説が読みたい、という人は利用者のブログなどを参考にするのが良いと思う。参考まで、以下のベージには一歩進んだ使い方が簡潔に載っている。

私が一番時間短縮のために活用しているのは、フォーム(いわゆるBoilerplate)。プライベートでもTypinatorで日記の入力フォームを作ったりするくらい好き。

PhraseExpressを使い出す前は、OutlookのBuilding blockを活用していたのだけれど、変数の使えるPhraseExpressの方がラクチン。

どんな使い方ができるかは本家の出している動画もわかりやすいのでオススメ。(ドイツ語なまりの英語だけど。。。)

以下、私が使っている簡単なサンプル(基本→応用の順)を紹介。

【ケース1】月次・四半期報告(メールの返信)

  1. 毎月・毎四半期、予めレポート提出依頼メールが届く。
  2. 本文に簡単なサマリを書いて、エクセルなどのレポートを添付して返信。

「このレポート、担当者も決まってるし、本文の内容も大体決まっているな〜」と気づいたら、前回の報告メールを探して、まずは内容をメモ帳などに書き出してみる。例えばこんな感じ。

■■様

お世話になります。
■■支店●月分報告を提出致します。 添付ご査収ください。

売上:●●●百万円
経費:●●●百万円

特記事項: ・・・・

以上。

■は変更の必要なし。
●は毎回変更する必要がある。

この例の場合、報告対象月はメール提出の前月だとすると、本当に毎回入力が必要なのは、売上高と経費の数値だけ。
なので、以下のような内容を登録しておけばOK。(※①などの番号は取ること!!)

■■様
お世話になります。
■■支店①{#datetime -text Subject Month -f m -s -1M}月分報告を提出致します。 添付ご査収ください。

売上:②{#formeditbox -text Sales -hint in JPY mil -single -required numbers}百万円
経費:③{#formeditbox -text Expenses -hint in JPY mil -single -required numbers}百万円

特記事項: ④{#formeditbox -text Remarks -required}

以上。
  1. これは自動で入力される。
    (現在の月)−(1ヶ月)という数式が設定されていて、表示形式は月のみが表示される。
    今月を例にすると、自動的に12と表示される、というところ。
  2. 売上を手入力。ヒントに百万円単位と入れておく。
  3. 経費を手入力。ヒントに百万円単位と入れておく。
  4. 特記事項も手入力。必須入力項目だが、複数行入力可能。

【ケース2】不定期のイベント設定:〆切通知用

これはあまり一般的ではない使い方かも。
うちのチームのメンバは、締切が近ければ特に問題なく提出してくれるのだけれど、あまりに時間が長い場合には、締切日を忘れる傾向がある。なので、会議依頼で締切日を通知している。件名だけで本文は書かない。

例えば、グループAに資料Bドラフト提出日を通知する場合は、以下のようなものを登録しておく。(※①などの番号は取ること!!)また、ここでは見にくいので改行しているけど、本来は全て改行なしで登録。

①group-a@address.com
②{#tab}
〆切:③{#formeditbox -text Title -single -required}
④{#tab -count 2}
⑤{#formcalendar -text Deadline -manual -format 0}{#tab}
⑥{#formcalendar -text Deadline -manual -format 0}{#tab}
⑦{#shift}
  1. 配信アドレスを設定していない場合は、【;】で区切って対象のメンバのアドレスを全部入力する。
  2. 次の項目へ移動するときには【Tab】を使うので、{#tab}と入力。
  3. 何の〆切かを手入力。
  4. 場所は設定しないので【Tab】を2つ登録して飛ばす。
  5. 日付を設定。
  6. ⑤と全く同じものをコピペしておく。これで日付設定は⑤のときの1回だけで済む。
  7. 全日設定にするために【Shift】を設定。
ポイントマウスを使わずに入力するときの動きをそのまま登録する。
キーワードなどはマニュアルを参照。
Simulate keypress
結構いろいろ使えます!

よく設定する内容(〆切関連)が決まっているのであれば、③をマニュアルインプットではなく(マニュアルインプットも可能な)ドロップダウンとかにするともっとラク。

【ケース3】月次報告の送信:マクロはネストも可能!

【ケース1】とはちょっと違って、担当している地域の各オフィスから受け取った報告書を取りまとめて、結合版を送信する場合を想定。

返信ではなく、自分で作成したメールにレポートを添付して送信。
(【ケース2】のように、宛先から設定することも可能だけど、今回は添付を自動にする場合の例。)

また、添付するファイルの名前は、「Activity_Report_201801.xlsx」といったように、最後にYYYYMMの形で対象月が登録されている。(別にJan2018でも何でもいいが、とりあえず、ファイルの命名規則があることが重要。)

まずはドラフトづくり。

TO:group-a@address.com
CC:jibun@adress.com
件名:●月:活動報告
添付:Activity_Report_201801.xlsx
本文:各位
●月分活動報告をお送りします。 ご確認のほどよろしくお願いいたします。

XXXX

PhraseExpressのタブから設定していく方が簡単。

  1. 【Automation】をクリック。
    Automation - Create email
  2. ドロップダウンから【Create Email】クリック。
  3. 下のようなウィンドウが表示されるので、上記内容を入力。
    Create a new email
  4. 【OK】をクリック。

以下の番号部分をちょっとだけ変更。(これも、「各位」以前の改行は本来入れない。)

{#mail -to group-a@address.com 
-cc jibun@adress.com 
-subject ①{#datetime -text subject month -f m -s -1M}月:活動報告
-attach \xxx.sharepoint.com\〜(省略)〜\Activity_Report_②{#datetime -text subject month -f yyyymm -s -1M}.xlsx  
-body 各位
③#datetime -text subject month -f m -s -1M}月分活動報告をお送りします。 
ご確認のほどよろしくお願いいたします。

XXXX}

マニュアルインプットなし。超ラク。難点は、本文(各位という文言)が2行目から書き出されるということ。いろいろ試したけど解決方法は今のところ不明。

組み合わせ次第でいろいろできるので、他にもいろいろ試していきたい。

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Typinator、・・・恐ろしい子

プライベートはMacを使っている。これは単に父が熱狂的なApple信者で、Mac以外は買わない、という数十年続く我が家の暗黙ルールによるもの。個人的な趣味は殆ど無い。大学院を卒業するまでは家でもパソコンを使うということをしていたけれど、ここ最近はネットくらいしか利用していないから、パソコン自体なくても大丈夫な気がしてきている。 そうは言いつつ、最近、転職を考え始めているのでパソコンスキルもアップデートして置くべきかと家でもちょこちょこ使うようにしている。スケジュールもアナログの方が好きだけどしばらくは我慢、我慢。

Widowsで一番好きなアプリは【PhraseExpress】だけど・・・

職場ではWindowsということもあってできるだけ、OSを選ばないようなアプリを使用するようにしているものの、同じメーカーでも使い勝手が違うのは仕方ない。でも、個人的には、Office以外はMacの方が使いやすいような気がする。

Keypirinhaは設定が面倒くさくて(というか未だに理解ができていなくて)、Alfredの方が使いやすい印象。Day OneのようなアプリはWindowsにないし・・・。 そんな中「Windowsのアプリの方が絶対にいい」と思っていたPhraseExpressの立場を危うくするアプリを見つけてしまいました。あんなに大好きなPhraseExpressだったのに。

Macと相性のいいアプリ:Typpinator

とはいっても、Windows用のアプリはないみたいなので、Windowsでは引き続きPhraseExpressを使っていくつもり。今回見つけたMac用アプリは、「Typinator」という有料アプリ。

PhraseExpressはつい最近までMac用のアプリを出していなかったこともあって、かの有名なTextExpanderを使用していたのだけれど、日付の設定などPhraseExpressと違う部分にやや使い辛い印象を抱いていた。ネットなどでは、月額課金制への移行に対する否定的な意見が多かったもののその性能や使い勝手については評価が高かったし(だからこそあんなにネガティブな記事が多いのでしょうね)、私の知識が足りなくて「すごいラク」というレベルに到達できていなかっただけだと思う。(話は逸れるが、個人的には使い勝手さえ良ければサブスクリプションでも全く気にしない。)

TextExpanderもPhraseExpressもiPhoneアプリを出していて、それもあってこれら2つのアプリに固執していた部分も少なからずあったのだけれど、「死にそうなほどに面倒くさいと思うような入力を携帯からしないじゃん、私」と気づいてこだわるのをやめた。本当に面倒なのは、Workflowなんかにも渡しちゃったし。 現時点での私の付けた順位はこんな感じ。

TextExpander <<<<<< Typinator < PhraseExpress

日付、日付、日付!

PhraseExpressはもう数カ月使っていて、どんなことができるかの理解も進んでいることもあって今のところは一番だけど、Typinatorの説明書を読んでたら、Typinatorのポテンシャルすごい!出来ることが多いのだ(PhraseExpress以上かも)。日本語にも対応しているので、日付は「金曜日」なんて返してもらうことも可能。

業務でもそうなのだけれど、私が一番良く使うのは、日付。とにかく日付。新しく買ったものに必ずと言っていいほど日付を書くおばあちゃんの血を受け継いだからか、日付を入れたくてたまらない。

今やこれをやると「いつの時代の人間だよ」という時代遅れのレッテルを貼られるだろうけど、回収したファイル名の頭に日付を追加したりしちゃう。

更に今は、テキストファイルでTodo管理をしているから更に日付の入力が多い。YYMMDDくらいなら大したことないと思うけれど、週末挟んだ途端日付を忘れたり、たまに興奮してか「1711001」みたいに0がひとつ多くなったり(その反対も)。だから、今日の日付がパパンと入力できるだけでかなりラクチン!

ちなみにPhraseExpressでは、以下のような設定をしている。

// 1.ファイル名の頭に付ける日付:キーワード[,,file;]
  YYMMDD_
// 2.Todoリストの日別セパレータ:キーワード[,,date;]
  ----- DDD, DD MMMM YYYY -----
// 3.Todoリストの日付(タスク追加日・完了日):キーワード[,,today;]
  YYYY-MM-DD

(入力前に【,,】入力後に【;】と入れる変なクセを付けてしまって、こうやって見ると恥ずかしいです。)

こんなのはもちろんTextExpanderでもTypinatorでも可能。

Typinatorでの設定方法

  1. 左側のリスト下の【+】をクリックして【New Abbreviation Set】を設定するか既存のセットを使用する。
  2. 左側のリストを選択し、右側のリスト下の【+】をクリック。
  3. 両方のリストの下にある【Abbreviation】に呼び出す文字を設定。(上の例の[,,file;]にあたる)
  4. 【Expansion】という下半分に、展開したい文字などを入力。(右にある【{…}】をクリックするとマクロなどのリストを表示することが可能。)

Typinatorの場合、【保存】しなくても、すぐに使えるようになります。

Regular Expressionとの組み合わせが面白い!

この程度だったら「へえ〜、でもPhraseExpressの方がいろいろマクロとか充実してるし」という印象だったのですが、正規表現(Regular Expression)というのが便利ですよ、という記事を読んでみて自分でも作ってみたら思いの外面白い!

Macで使えるスニペットツール
(真ん中から下のあたりが該当箇所)

上のページの記事にあるように、例えば日付だけを打って、今月の任意の日付を入力するのだって簡単。上のページの例だと、2日とかは【2017-11-2】と表示されてしまうので、下のように最後にちょっとだけ追加する。

//【Abbreviation】:
  ,,([0-9] );
//【Expansion】:
  {{refDate={YYYY}-{MM}-$1}}{YYYY}-{MM}-{DD}

【,,5;】と打つや【2017-11-05】と爆速で入力されます。

Regular Expressionについては、上の記事を読んではじめて知ったので(Word使ってるときは単純な「置換」くらいしか使ってなかったです。。。)、このシリーズで簡単に勉強しましたよ。(「肝だけを短時間で」という感じの動画です。)

ちょっと応用(?)して、Todoリストに締切を入力するスニペットも作ってみた。

//【Abbreviation】:
  ,,d([0-9] );
//【Expansion】:
  {{refDate={YYYY}-{MM}-$1}}@DUE:{MM}/{DD}

【,,d5;】と打つやこれまた【@DUE:11/05】と爆速で入力されます。

そして、月の終わりになったら必要になってくるだろう違う月の日付も打ちたい衝動には。。。

//【Abbreviation】:
  ,,d([0-9] ),([0-9] );
//【Expansion】:
  {{refDate={YYYY}-$1-$2}}@DUE:{MM}/{DD}

【,,d12,5;】と打つや【@DUE:12/05】と入力されます。これに至っては爆速っていうか、やや便利程度。。。

sample-typinator

その他、すでに用意されている【Regular Expression】のセットの中には、日付を展開後すぐに【+】をクリックすると、一日ずつう増えていくというスニペットも。(例えば、【,,today,】で2017-11-05と展開後、【+】を連続で3回クリックすると、2017-11-08って表示される!) 同様に【ー】で1日ずつ減って【>】で一週間ずつ増え、【<】で一週間ずつ減る。 なんて便利・・・。

仕事と違って、プライベートではそこまでスニペットを使う必要性もないんだけど、今日まで「正規表現」を知らずに生きてきた人間にとっては、こんなことが面白く感じられて、Typinatorの株が上昇中なのでした。 この他にもいろいろ機能があるらしいから、また使えるようになったらメモっておきたい。

今更ながらに知るランチャーアプリの便利さ:KeypirinhaとAlfred

仕事でどうにかしないとと思いつつまだ手のつけられていないタスクのひとつにフォルダの整理がある。2年前、前任者から引き継いだフォルダの数々が、めちゃくちゃわかりにくい。暇を見つけてグルーピングしてきたものの半分も完了していない。データの整理ができればもっと業務効率も上がりそうだけれど、いつもいつも先送り。

頻繁に使用するフォルダは、PhraseExpressでフォルダパスを設定してファイルエクスプローラから移動していた。(ファイルエクスプローラを立ち上げずともキーストロークだけで目的のフォルダに移動することも可能。)

ショートカット

  1. ファイルエクスプローラを立ち上げ:【Win】+【E】
  2. アドレスバーにフォーカス:【Alt】+【D】
  3. PhraseExpressでスニペットを呼び出して【Enter】

ランチャーアプリを使えばもっとマウスから離れられる・・らしい

前置きが非常に長くなってしまったが、このようなキーボードショートカットでの操作を続けていくうちに「いかにマウスを使わずに目的の作業をこなすか」ということを考えるようになってきた。で、最初はせっせと【Win】キーなんかを利用してアプリを立ち上げたりしていたのだけれど、なんだか微妙。いや、マウスを使っていたときに比べると数段ラクなのだけれど、何だかモヤモヤ。そこで、ぐぐってみたところ・・・Keypirinhaというアプリがいい働きをするらしい。

早速ダウンロードしてみたところまでは良かったのだけれど、設定は全部自分。

ホームページつらつらと書かれたドキュメントを読むのがめんどい!てか、頑張ってドキュメントを読んでみたところで、ランチャーアプリなんて実はそんなに便利ってほどでもなかったらどうしよう。。。

素人には少し敷居の高いKeypirinhaは本当に初歩の初歩の設定のみ行って、まずはランチャーアプリの便利さを知ることを優先させることにした。

Mac用ランチャーアプリ:Alfred

Keypirinhaについて情報を探していたときによく見かけたのが、AlfredというMac専用のランチャーアプリの記事。どうやら見た目が似ているらしく、WinからMac、もしくはその反対を検討中の人たちがよく代替アプリとして挙げているようだった。「きっと使い方が酷似しているんだろう」と軽く考えて、MacにAlfredをダウンロード。

AppStoreからもダウンロード可能。ただし、AppStoreにあるのは無償版でバージョンが古いものらしく、最新のものを使用するにはホームページからダウンロードする必要あり、です。

使い方解説サイト

Alfred使用者は多く、日本語のブログにも情報がありました。特に参考になったのは以下2つ。

バージョンアップで少しUIが変わっていたりするものの、情報の内容そのものはとても役に立つものばかり。

感想

まだ使いはじめて1ヶ月も経っていないし、プライベートでパソコンを触るのが毎日というわけでもないので感想を述べるのはまだ早すぎるのかもしれませんが、思った以上に便利。最初は、「また覚えなくちゃいけないことが増えんのか」「またキーストロークの設定を考えんのか」とやや面倒くさいという気持ちがあったのですが、とにかく「何かしたい」と思ったら、【Option(Alt)】+【Space】を押せば言い訳で、それがなんともまあラク。なんでもっと早く使い始めなかったんだろうとやや後悔。

設定してみたシンプルなWorkflow:英辞郎で検索

ブラウザを幾つか使っているので、デフォルト(Safari)のブラウザと別のブラウザを立ち上げて検索をかける、というWorkflowを作ってみたのだけれど地味に便利で気に入っている。
先に紹介したサイトを見た感じでは、以前は通常のWeb Searchの設定画面でカスタム設定できていたようだけど、今はWorkflowで設定しなくちゃいけないように思う。

設定方法:英辞郎ProをChromeで開き、単語を検索

  1. 【Workflows】アイコンをクリックする。
  2. 左側のペインの右下【Help】の右にある【+】をクリック。
  3. 【Templates】→【Web and URLs】→【Open custom URL in specified browser】の順で選択。
  4. 右のペインに表示された2つのブロックの左側をダブルクリック。
  5. キーワードなどを登録する。(私は”ep”(”Eijiro Pro”から)と登録)
  6. 今度は右側のブロックをダブルクリック。
  7. URLに【http://eowp.alc.co.jp/search?q={query}と入力、ブラウザをChromeに設定して【Save】をクリック。
  8. 左のペインに表示されているWorkflowの名前を変更して終了。

使い方も簡単。

使い方

  1. 【Option】+【Space】でAlfredを立ち上げる。
  2. 【E】+【P】+【Space】で検索したい語を入力。
  3. 【Return】

英辞郎は、英語からでも日本語からでも検索可能だから、設定はこれだけでOK。仕事でも英辞郎をよく使うから、これをKeypirinhaでも設定したらすごくラクそうだ。

Keypirinhaの設定をちょっとずつ調べてみておこう。

PhraseExpress、Workflow & Draftsでメールを送る

帰宅後は業務用携帯やメールは使いたくも見たくもない。だから充電したり、カバンの奥底に眠らせたりしておく、極力。でも、時々、ちゃちゃっとメールを送信した方がいい場合がある。私の場合そういうのは、予約関連。正確には私の担当ではなかったのだけど、スタッフがいない今は私の重要な業務の一つ。
契約してるホテルだったり、よく利用するレストランの予約はテンプレートにしている。こういうのはもうネット予約で可能な気がするのだけれど、契約している値段だなんだかんだで少なくともうちの会社の場合は未だにメールで依頼することになっている。

PhraseExpressを使ったホテル予約のテンプレート例

プライベートではMacを使っているので、わかりやすいスクリーンショットなどはありません。

就業時間中に予約手配をするときは、PhraseExpressを利用してラクをしている。後述する内容を必要な分だけ登録しておいて、誰かから予約を頼まれたら、新規メール作成で宛先に、登録したキーを打ち込んで、ちょちょっといじって終了。

メールの設定をどのようにしているかでやや異なるので注意。ちなみに、私のメールは以下のような設定。

宛先
CC
BCC
件名
本文

では、PhraseExpressの登録例・・・

Tanto-san@xxxhotel.com{#tab}reservation@xxxhotel.com {#tab -count 2}【会社名】予約依頼({#CALENDAR -head Select check-in date -F mm/dd -MANUAL}〜{#CALENDAR -head Select check-out date -F mm/dd -MANUAL}){#tab}○○様
いつもお世話になっております。△△会社の☓☓です。

標記、下記のとおりご手配いただけませんでしょうか。

宿泊者名:{#cursor}
チェックイン:{#CALENDAR -head Select check-in date -F mm/dd -MANUAL}
チェックアウト:{#CALENDAR -head Select check-out date -F mm/dd -MANUAL}
部屋の種類:クラッシックビジネススペリア

どうぞよろしくお願いいたします。

☓☓

こういうのをメールアドレスや担当者名、部屋の名前を変えて、契約しているホテルの数だけテンプレートを作成し、ホテルの略称で登録。チェックインとチェックアウトの日付を1回だけ選択もしくは打ち込んだら、件名だけでなく本文にも自動的に反映される仕組み。(私が実際に使っているテンプレは英語なので、本文の日付には曜日名も入れたりして勘違いによるミスがないようにしている。)

同僚などからメールで予約手配の依頼を受けた場合には、事前に宿泊者名を【Ctrl】+【C】でコピー(複数名の場合はこれを繰り返す)。新規メールを開いて、テンプレートを打ち込んだら、宿泊者名のところにカーソルが移動するので、【Ctrl】+【Alt】+【V】を押下。クリップボードキャッシュが表示されたら、適当なものを選んで確定。(クリップボードキャッシュの設定は、Settings » Features » Clipboard Cacheで行う。)
この他にも{#mail}{#settemp}なんかを使うともっと簡単なのかもしれないけど、現状、問題なく動いているのと十分簡単に作業が完了しちゃうので改良はしていない。。。(他の業務が軽くなったら考えることにしよう。)

携帯でも同じことをしたい!(Workflow+Drafts+Launch Center)

さて、今度は携帯の話。確かにPhraseExpressは便利だけど、PCが必要(iPhoneアプリも出ているが、PC版ほどの感動までに達していない)。

じゃあ外出中や、帰宅後に依頼が届いた場合は?

もちろん、翌日や翌週までに何もしない、というのは選択肢。でも、出張や会食まで日がなかったり、ホテルやレストランの予約が取りづらい時期には、どれだけ早く対応できるかが大事。ということで、携帯でも同様のことを同じくらい簡単にできないか、と考えて私がたどり着いた答え。(2017年10月時点)

WorkflowDraftsLaunch Centerの組み合わせ。

はっきり言って、Workflowだけでも可能なのだけど、条件分岐の設定が面倒くさいのと全く使ってなかったDrafts 4をなんとか使いたくて無理やり仲間に入れている。それにしても以前は有料だったWorkflowが無料とは・・・。何だか悔しい。
PhraseExpressのPCでの設定と比較すると、嫌になるほど面倒くさい。ただ、携帯操作が驚くほどノロマな私にとっては、この設定を一度行ったことで浮いた時間はとてつもない!

大まかな仕組み

他のエントリーでも書いたように、超ド素人な私は全てがボタンひとつで完了してしまうような完璧なプログラムは書けない。だから、どこは諦めるのか、という部分を最初に決めることにしている。
予約依頼メールの場合は、Workflowで件名と本文を作って、Draftsのメール機能で送信する。アプリの設定が完了したら、Launch Centerに登録して、Launch Centerから起動

Workflowの設定

ホテルの場合は、条件分岐を多めに設定したこともあって面倒くさいので、レストランの設定で説明する。予約で必要な項目は以下のものくらいではないですか?

予約名
日時
人数

で、この内、予約名は会社名でも事足りるように思うのでこれは無視。稀にあるグループ会社の人から頼まれた予約だった場合には最後に修正すればいい。頻度から考えても、わざわざ場合分けをしておくことの意味が見いだせない。
ということで、Workflowで設定するのは、日時と人数のみ。
私の場合、この予約も英語で行っているので曜日の設定も問題ないのだけれど、日本語の場合の設定方法がよくわからない。ということで、日付は曜日ナシです。(それ以前に、日本では電話予約やウェブが主流のようなので、こんなものは必要なさそうですね。。。)

// 1.【Ask for Input】
  Question: 予約日は?
  Default Answer:(そのまま)
  Input Type: Date
  Granularity: Date

// 2.【Format Date】
  Date Format: Custom
  Format String: M月d日

// 3.【Set Variable】
  Variable: BookingDate

// 4.【Ask for Input】
  Question: 予約時間は?
  Default Answer:(そのまま)
  Input Type: Date
  Granularity: Time

// 5.【Format Date】
  Date Format: None
  Time Format: Short

// 6.【Set Variable】
  Variable: BookingTime

// 7.【Ask for Input】
  Question: 人数は?
  Default Answer:(そのまま)
  Input Type: Number

// 8.【Set Variable】
  Variable: Nr

// 9.【Text】
  /*[]で括ったものはVariable。キーボードの上に表示されるのでそこから選ぶ。*/
  【予約依頼】○○会社([BookingDate])
    ご担当者さま
    いつもお世話になっております。○○会社の☓☓です。
    標記、以下のとおり予約させていただきたいのですが可能でしょうか。
      予約名: ○○会社
      日時: [BookingDate][BookingTime]
      人数: [Nr]名
    以上、どうぞよろしくお願いいたします。
    ☓☓(署名)
    
// 10.【Add to Draft】
  Mode: Create
  Edit in Drafts: On
  Run Action: Off
  

以上を設定して、上部の【▶】をクリックすると、設定9の内容がDraftsに作成される。

Draftsの設定

前述のWorkflowの設定だが、ホテル予約のWorkflowではホテルによって部屋名が変わってくるので、条件分岐を設定してる。レストラン予約も条件分岐を設定して、レストランによってメールの宛先をかえるという選択肢もあるのだけれど、携帯画面でIF>IF>IFと繰り返してその中でいろんな設定をしていると、わけが分からなくなる瞬間があるわけで、そういうのもうんざりだったので、Draftsに逃げました。
Draftsのメール送信の仕組みはシンプルで、1行目が件名、残りを本文としたり、ちょっとカスタマイズすることが可能。
ボスが商談用に使うレストランはそんなに多くないのと、利用回数が増えるに従ってレストランスタッフとの関係性も出来上がって、店によってはスペシャルディスカウントをくれたりするところもある。ということで、店によっては、「ご担当者さま」などという出だしではなく、「○○さん」的な馴れ馴れしい(?)書き出しをしたかったり、最後に「いつもコーポレートディスカウントを適用してくださりありがとうございます」というようにさり気なく(はない)「当日はディスカウントお願いね」というようなお願いを最後に付け足すのを、DraftsのEmail機能で設定しちゃう。

Draftの設定方法【例】

  1. 【Basic】タブの【Email】を複製
    • 左から右にスワイプすると、アイコンが3つ表示されるので、まずは真ん中をクリック。
      IMG_0373 4
  2. 複製したアクションを編集
    • 手順1.と同じようにスワイプして、今度は左の鉛筆のアイコンをクリック。
    • 最低限、後から迷うことのないよう名前くらいは変更しておく。(アイコン設定も変更可)
  3. 【Step】の【1 Step: Email】を選択
  4. 次の画面で【Email】を選択
  5. 【Fields】の宛先や、CCを設定
  6. Workflowで作成した標準のメールテンプレートで事足りる相手先の場合はこれで設定完了。
  7. 最初の出だしを変えたい場合は、【Body】部分を以下のように変更
    • ○○さん(←担当者の名前をベタ打ち)
    • [[line|3..]](メールテンプレートの3行目以降が貼り付けられる)

Draftsの設定の仕方は、本家のページが参考になります。

Templates and Tags

私が現時点で登録しているのは、ホテル3、レストラン5。それほど多くもないので、ホテルとレストランを合わせて【Booking】というタブを作成して整理。

drafts_action_lists-booking

ちなみに、一番下の【Run: Airport to Hotel】というのは、メール送信とは反対の流れで、このアクションをクリックすると、Workflowが動く。(リストからホテル名もしくは会社を選ぶと、空港から目的地までどのようにタクシーに指示すればいいのか、所要時間、おおよその料金などインストラクションが作成され、クリップボードに貼り付けられる仕組み。→出張者やお客さんのメールにそれを貼り付ける。)

Launch Center?

Workflowはホームスクリーンにアイコンを設置したり、Widgetsに追加したりする方法がある。Widgetsでも十分。
一番オススメしないのは、Workflowから起動させること。いちいち【▶】をクリックする必要がある。
私の場合、リストから選択したりするWorkflowも作ったりしているので、Widgetsに置くよりよりLaunch Centerの方が好き。これは個人の好みの問題だと思う。Widgetsで表示されるリストの大きさでも全く問題ないと言う人であれば、わざわざ有料のアプリなんて購入しない方がいい。

Launch Centerを使い込んで、より便利さがわかってから、オススメしたい。今のところは、持っているなら設定しておくといい、程度だ。
持っていない人には、よく使うWorkflowをWidgetsに設定しておくことをオススメする。

テンプレートを使う意味

長々と書いて自分のモノグサ加減は相当だと思う反面、面倒くさいと文句を言う割に、更に面倒なことを考えたり実際に実行に移したりしてるんじゃないだろうかとも感じたり。
一方、少なくともこの2ヶ月で私が対応したホテルの予約件数は50件くらい。そしてレストランの予約件数もそれなりにある。そういうことを考えると、最初の設定で10〜15分かかっていたとしても、2ヶ月というスパンで見たときには時短になっているだろう。
忙しいときは、気をつけているつもりでも、抜け漏れが生じてしまうことがよくある私。それもあって、チェックリストじゃないけれど、テンプレートを準備しておくことを心がけている。同僚からは、なんて面倒なヤツなんだ、と思われているだろうなと思いながらもやめられない。。。(←テンプレとか引継書的なものを常日頃から作っておこうよ、と言いまくってる人)

テキストエディタでタスク管理:私の使い方(2017年10月)

アナログBuJoが崩壊して、テキストエディタで管理をすることを決めた私。次の課題は、Windows標準搭載のメモ帳アプリの保存方法だった。これまでも業務の引継ぎ用に簡単なメモを残しておく場合、メモ帳を使っていた。英語ならば問題ないのだけれど、日本語メモを単にキーボードショートカットで保存して後悔した経験は嫌となるほど。いい加減に学習しろ、と思うのだけれど、これまで保存の失敗をゼロにすることはできていない。
今回、テキストエディタでの管理を決めたのを機に、メモ帳もUTF-8で保存できるアプリを使うことにした。プログラマではないので、エディタの機能にあーだこーだというのは不要。とりあえず、保存が簡単で軽いことだけが条件。

調べたところ、私の希望はNotepad++ というアプリで十分満たされるようだった。日本語化されているのもあるらしかったのだけど、なぜか上手くダウンロードできなかったので本家のサイトからダウンロードして、日本語で使うときの設定方法というのを参考にして完了。

高機能エディタNotepad のインストールとプログラミングに役立つ設定

評判通り軽い!日本語メモの保存も私の希望通り。

運用ルールを決める|シンプルにシンプルにシンプルに

基本のルールは、↓にまとめてあるものを採用。

そして、ちょこっと↓のやり方も加える。

具体的な運用方法(1)日付を入力、行を変えてタスクリストを作る
(2)新規タスクに□を付ける
(3)優先度の高いタスクの場合には【!】を付ける
(4)タスク追加日を入力
(5)タスク完了日を入力(終わってなければ空けておく)
(6)タスク内容を簡潔に書く。

タスクが終了したら、(2)の□を■に変更して(5)に日付を入力。
(2)〜(6)はデータを入力→タブで移動。
気分に応じて行をソートし、重要な未完了タスクを見落とさないようにする。

----- Tue. 03 October 2017 -----
□  !  2017-09-29    月次レポートドラフト版作成
■    2017-09-28  2017-10-03  10月用為替レートアップデート

GTDでいつも躓くのは、優先順位の設定。A、B、Cといった定性的な分類方法が理解できない。だから、2列目の設定方法は単純。今日が期限のタスク、もしくは、期限は明日以降だけど完了させられなかったらクビになっちゃうかもしれないタスクにだけ【!】を入力。

翌朝、行をソートをし、□のついた行だけカット。前日のリスト上に日付を入力後、その下にペースト。下にどんどんこれまで完了させたタスクが残っていく。

タスク管理にBuJo要素を追加するなら、日付とタスクリストの間に行を挿入。(2)の列に○を付けてその日のイベント(○ ☓☓☓出張)を書いてみたり、+を付けてその日の振り返りを書いてみたりするのもあり。

ルールをシンプルにしてもまだ足りない!|PhraseExpressで入力を更に簡単に

テキストでのタスク管理は、すごくシンプルですぐにおぼえられる。だけど、面倒くさがりの私には【□】や【■】、【○】の変換や日付入力が億劫。この解決策はスニペット登録。PhraseExpressでこれらの登録をしておくと、敷居がぐっと下がる。

日付の設定方法

//1行目用:
----- {#DATETIME -F ddd. dd mmm yyyy} -----

//タスクリスト用:
{#DATETIME -F yyyy-mm-dd}

PhraseExpressは手放せないツールなので有料版を使用している。購入をするかどうか悩んだけれど、使用頻度や生産性を考えると後悔は全くない。