【Excel】他人から渡された使いにくいファイルたちとの付き合い方:その2

前回、ゴミのようなエクセルを渡される可能性が高い状況について書いた。 前任者が全体像を把握していない 途中で、エクセルに疎い人がかんでいる 属人化を促すコーポレートカルチャー   極力、こういう状況の中に放り込まれないよう、日々注意しておくのがいいが、どんなにやりたくない、と思っても、ハズレを引くこともある。 Advertisements

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少しずつ手作業を減らしていく:OutlookとFlowとマクロの組み合わせで集計作業をより簡単に

語学学校やプログラミングのイベントに出席するためには、残業せずに帰宅できるように全力で仕事をする必要がある。別にダラダラと仕事をしているわけじゃない。これまでだって、PhraseExpressを使ってテンプレートを作ってみたり、マクロを活用する仕組みを考えて効率化を進めてきたくらいだ。それでも、定時帰宅するには努力が足りないっぽい。(人員不足じゃなかろうかとも思えるけど、補充される気配はない。)

【Excel】(標準機能だけ)2分で地名一覧をExcelにまとめる

年度末でいろんなタスクの〆切が一気に押し寄せてきたところに、姉からとんでもなくどうでもいいタスクがやってきた。 妹には選択肢がない 「○○市の地名データ一覧がほしいんやけど、ネットで入手する方法ってあるの?エクセルに地名を入力したいんやけど。手入力が大変なので」 「なので」何? 私にラインするより、Google先生に尋ねる方がよっぽど生産的なのでは?と思いつつも、そんなやり取りをすると私が面倒くさいことになりそうな感じもしたので、おとなしく従うことにした。 別に1つの市の地名をエクセルに入力するためだけに、ごちゃごちゃ考えずに、一覧が載ってるウェブサイトをコピーしてエクセルに貼り付けて、最後にちょちょっと整形しておしまいでいい。(今回使った方法は後述) 前にもウェブサイトのコピーっていうことやったけど、今回は段違いに簡単。フィルタとGoToSpecialだけ使う。   ということで、データ探しからラインへ投稿まで所要時間2分。 「自分で調べて何とかしたらいいじゃん」という返信をして、ヒビを入れるような自体を招くよりずいぶんマシな着地点だった。 翌日、またラインのメッセージ。 「めちゃくちゃ助かった。ありがとうございます。ついでに○○市と○○市と○○市があったら最高なんだけど」 「だけど」何?というような野暮な返信はせず、おとなしく更に5分ほど作業。完了。私の平和は守られた。 基本のおさらいだけでも面倒な作業は減らせる 今週は何だか疲れていたので、深く追求もしなかったけど、きっと仕事で必要になった作業だったのだろうと推測。基本的すぎて会社でどうやってするか同僚が教えてくれないのか、それとも彼女の同僚たちはまさか手入力なのだろうか。 自分も事務員なので会社で時々こういマクロを作るほどでもない作業が発生することがあることはわかる。問題は、姉のように、「かくなる上は手作業で」と思うような人もいるかもしれないということだ1。オフィスアプリケーションの基本を知っているだけで、面倒な作業が回避できる場面は結構ある。 私が、オフィスアプリを学び直したのは、残業が続く私に他のチームの先輩が、「オレらが『あーこの作業面倒くせー』って思うようなことって、極力手作業しなくて済む方法があんだよ。エクセルって意外と何でもできるからね」とアドバイスもらってから。最初はGoogle先生に聞くという方法をとって、それだけでも十分すぎるくらい助かったけど、もっとラクになったのは基本から学び直してから。標準機能でも自分で思いもつかなかったような機能があって、「これ利用したら、○○の作業が短時間で済むじゃん」というものが多数あった。 Google先生に聞くには「アレできそうだな」などと自分の想像力に頼る必要があるので、事務作業をする機会が多い人には基本をもう一度おさらいしてみることをオススメしたい。 「Wordくらい余裕」という人が、まさかまさかのスペースでタブに合わせる方式をとっていたりする2。自分で使えていると思い込んでいるだけで、意外に面倒な方法で作業をしていたりする可能性もある。自分が使い始めた頃からずいぶん機能も追加されていることを知って驚く人は、きっと相当数いると思う。 と、結びつつ、こういうことをお姉さんには言えないのだ私の情けないところ。 今回使った方法 最後に今回使った方法の解説。(Macではふりがなの部分がコピーされなかった。) 「○○市 地名一覧」などとGoogleで検索。(例では「品川区 住所一覧」で、MapFanのページに辿り着いた。)   【Ctrl】+【A】で全選択後、【Ctrl】+【C】でコピー。   エクセルを開き、形式を選択して貼り付け。   上のいらない情報を削除後、A列を【行】という単語でフィルタ。   【あ行】から【わ行】までを選択後、GoToSpecialで可視セルを選択(もしくはショートカット【Alt】+【;】)。   行を削除。   最後の地名の後に残っている不要データを削除。(了) もし、ふりがなが同じセルに表示されてしまった場合には、以下の方法でセルを分割。 A列を全選択。   【データ】タブの【区切り位置】をクリック。   【カンマやタブなどの区切り文字によってフィールドごとに区切られたデータ】を選択して次へ。    【スペース】を選択して完了をクリック。(了) 実際に送ったのは、A列の左に1列追加して、あ行などと何行かわかるようにしたものだったのだけど、地名をエクセルに入力するだけのタスクなら、上記で十分だろう。 うちの場合には、まず妹を使ってみる、というのオプションを行使するわけだけど。 ↩︎ そして、そういう人に限って後から「どうしてもこのラインが合わないんだよー」とかって泣きついてくる残念さ。 ↩︎

【Excel】難しい数式や機能を覚えるよりも先に学ぶべきこと

金曜日に同僚から「過去のレポートに誤りがあり、どう修正したらいいか相談させてほしい」とのメールが送られてきた。すぐに、過去のエクセルレポートの問題の箇所を再確認。残念ながら、同僚の勘違いではなかった。すでに3ヶ月。先月もその前の月も、そのミスを引きずった報告をしていたことになる。