備忘録かチートシートか|Dynalistの使い道

毎朝、Notepad++とOutlookを立ち上げてタスクを確認。仕事中のちょっとしたメモは、Notepad++に入力している。

最初のうちは、プレーンテキストのメモはわかりづらいかとも思っていたが、サクサク動くその速さ、マークダウンに慣れてきて以降はその手軽さから、もう文書は全部Notepad++で済ませたいというほどにハマった。

ということで、備忘録を含めドキュメント作業の80%近くはNotepad++を使用。15%くらいは、文書の整形作業で他のMSアプリと格闘1。最近、はじめだしたのが残りの5%、Dynalistでのメモの作成。

Dynalistは使いはじめてまだ1ヶ月ということもあって、まだまだ、自分の中で使い方が定まっていない2。毎月のトピック制限もないので、以前使っていたように思考の整理用に使おうかとも考えたけれど、せっかくNotepad++に慣れてきたのだから、ここで戻す必要性が感じられない。

今のところ「これがしっくりくるかな」と感じている使い方は、パソコン関連の断片情報の寄せ集め(備忘録)や、チートシートとしての使い方。精度の低い超個人用素人Qiita3のような感じ、とでも言おうか。。。

パソコン関連で調べたサイトのうち、後から見返したいサイトの情報を貼ったり、覚えておきたいコードを書き留めておいたり、ということに利用し始めた。(まだ実験段階故、この使用法が定着するかは不明。。。)

仕事用に作ったDynalistの現在のフォルダはこんな感じ。

dynalist_1

最初は、年間のモデルスケジュールだとか入れてみようかなとか、昔のように引継書を作成してみようかなと思って、いろいろフォルダを作ってみたのだけど、結局そのほとんどはNotepad++で対応しているので使っていない。何だかんだで、PC関連の備忘録用に作っておいたフォルダだけしか使っていない。

PhraseExpressも大凡の使い方は理解できてきたものの、たまに書き方を忘れるので、よく忘れるものをまとめたチートシートが必要。忘れるごとに5分はロスしていると思う。

覚えておきたいコマンドをまとめたもの。外部リンクの他、Dynalist内の項目のリンクを貼ることも可能。

dynalist_2

参考:dosコマンドを使ったfile listの作り方(windows)

dynalist_3

現状わからないこと、解決できていないことには@Question?というタグを付けてみた。解決法がわかったら更新予定。

マークダウンでコードをハイライト出来るので、チートシート用には使い勝手がいいかな、と。

未解決の問題もメモしている部分と、チートシートとして完結している部分が混在していて若干気持ちが悪い。グループ分け(フォルダ分け)が間違っているのだと思うが、今はDynalistの利用法を考えている途中なので、我慢する。両方の使い方をしていくと決めた時点で、このあたりの整理法を再検討したい。

その他Dynalist関連のブログ記事


  1. 一番苦手なのは、エクセルである必要性が分からないエクセル文書の整形。地味に時間がかかるから、計算とかテーブルがないならやめてほしい。 ↩︎
  2. そもそも決めなきゃいかんのか、という感じがしなくもない。ただ、闇雲にツールを増やすと収集がつかなくなるし、一応は決めておきたいな、と。 ↩︎
  3. プログラミングに関する知識を記録・共有するためのサービス。個人的には、素人のブログ情報とは違ってやや敷居の高い印象。 ↩︎
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Todoistも私の愛しいタスク管理ツール

ブログを始めた頃は、もう少し仕事から離れた生活の記録になるかと思っていたのだけれど、投稿3回目にして早くも仕事の話を書いている。2017年を振り返ったとき、同僚全員が同情の言葉をかけてくれるほどに仕事漬けだったのだから、仕事以外のことを書くことは至難の業だったかもしれない。

そんな仕事付の毎日で、試行錯誤していたタスク管理。それまでのBuJoとTodoistの組み合わせから、テキストエディタ(Notepad++)とTodoistの組み合わせに変えたのも去年から。テキストエディタでのタスク管理は結構気に入っていて、それに関しては記録を残していたものの、Todoistについてはそんなに書いていないことに今更ながらに気がついた。

Premiumにアップグレードしてまで使っているTodoist

現在、私のタスク管理の母艦はNotepad++。そしてTodoistが母艦のタスクリストをサポートしている。

Todoistは無料とプレミアムプラン(年間3,500円:2018年1月時点)があって私はプレミアムを使っている。月額にすると300円弱も、サポートとしてしか使っていないアプリに支払っている。更にいうと、数あるプレミアムの特典のうち、1〜2つしか使っていない。

では、具体的にどう使っているか。
まず、無料でも使える機能のサブプロジェクトの登録。
仕事とプライベートというプロジェクトを作成。今回は、テンプレートについても触れるので、仕事の方を見ていく(また、仕事関連・・・)。

仕事というメインプロジェクトの下には、ルーチンとテンプレ(そして、以前、Todoistへの一本化を試みたときの残骸)というサブプロジェクトを作っている。

Projects

【サブプロジェクト1】ルーチン(リマインダーとフィルタ)

ルーチンは更に、週・月・四半期と3つにわけている。最初は毎日と半年、一年、というサブも作っていたのだけど結構早い段階でやめた。理由は以下のとおり。

  • 毎日:タスクを整理して(1)不要っぽいタスクをやめた、(2)自動化した。
  • 半年、一年:このカテゴリのタスクは、私の場合、自分からアクションを起こさないと大変なことになるというものはなくて、そろそろだよというリマインドしてくれる人たち(本社だったり、弁護士だったり)がいる、ということに気づいて、一旦、やめてみている。(もちろん、それらの業務自体は引継書の年間計画にはいつ頃発生するのか記載している。)

ルーチンのサブプロジェクトに入っているタスクにはその頻度ごとに全て〆切日とリマインダーを設定。リマインダー機能もそれなりに便利なのだけど、意外にカスタムフィルタも使える1

デフォルトでもフィルタ機能は付いていて、【Today】だったり、【Next 7 days】なんていうのもフィルタ。どっちも便利だったりするのだけど、今日とか1週間以内に発生するタスクを表示されるより、2週間だったり1ヶ月以内に発生するタスクを見たかったりする。そんな自分の好みに応じてフィルタ方法を設定するのがカスタムフィルタ。私は、優先順位もタグ付けもしてないから、ほしいのは【30日以内のタスク】のフィルタくらいだけど、Todoistヘビーユーザにとってはありがたい機能の一つじゃないかと思う。

リマインダー・フィルタの設定方法

フィルタで表示されたタスクをテキストエディタのタスクリストに落とし込んで、リマインダーでダメ押しのアラート。割り込みタスクが多いと、いくらルーチンタスクであっても、突然抜け落ちたりすることがあるので、私の場合はこのくらいがちょうどいい。

ちなみに、7日以内に発生するタスクはデフォルトのフィルタで見ることができるので、私は【7日以降30日以内のタスク】でフィルタを設定している。クエリは以下。

due after: 7 days & 30 days

Filter

老婆心ながら、毎日発生するタスクにリマインダーを設定すると、他のタスクが霞んでしまうので、しない方がいいと思う。

【サブプロジェクト2】テンプレート

定期的に発生する業務は、ルーチンタスクはサブプロジェクトがリマインドしてくれる。単発のタスクは、都度、直接テキストエディタのタスクリストに追加する。がしかし、この2つでカバー出来ない部分がある。それは、不定期に発生するタスク。例えば、採用(退職)だったり、食事会だったり、大きめの会議だったり。私の場合、出張もこのカテゴリに入る。

そういうタスクのときはテンプレートを利用している。ほぼタスクリストというよりも、チェックリストのような感じになっているのだけど、とりあえず関連する事柄全部を詰め込んで、後は必要に応じてテキストエディタのタスクリストに追加している。

出張テンプレートで説明すると、「出張するか」と思ったら、

  1. まず出張テンプレを【Inbox】か【Today】にインポート。
  2. リストの内、申請書関連をテキストエディタのタスクリストへ追加。
  3. 残りをどんどん潰していく。

私のテンプレは、タスクも持ち物も一緒になっているので、リストの項目は63個もあるのだけど、このリストを使うようになってから、出張の準備が短時間でできるようになった。オススメ。ただ、テンプレート機能はプレミアムプラン。

Template

私は活用していないけれど、テンプレに相対日時を設定しておいて、取り込んだときに自動的にスケジュール化することも可能。

タスクの最初に【*】を付けたり、最後に【:】を付けることで、タスクをタスクとして認識させない(=チェックボックスを付けない)ことも可能。

あまり知られていないTodoistの10個の便利な機能 (完了できないタスクを作り、セクション分けする方法)

プレミアムプランにする価値はあるのか

ハッキリいって、前述のルーチンタスクの管理なんていうのは、頑張れば(いやそれほど頑張らなくとも)Outlookでもできる。テンプレートにしたって、文書化しておいたり、無料のチェックリストアプリなんかで代用することだってできそうだ。出費を抑えることの優先度が高いのであれば、当たり前だけれど、プレミアムプランは無駄。Outlookや無料アプリを使うのがいい。

しかし、私は、(1)できるだけ情報を一つにまとめたい、(2)メンテナンスが簡単な方がいい。

いつも仕事を辞めることばかり考えている私の頭にあるのは『引継ぎ』。いざ正式な引継書作成の段になって、カレンダーを見直して、年間スケジュールを作って、月間スケジュールに落とし込んでとか、「あの業務の資料どこだっけ?」と探索のために時間をとられるなんてまっぴら。データのエクスポート機能のないモバイルアプリ(そんなのは今はもうないのか?)を利用していた日には、データを打ち込むところから?・・・考えたくない。

Todoistはリストの変更のしやすさも抜群(簡単な機能しか使っていないから簡単なのかもしれないが)。追加・削除、順番の変更、いずれも簡単だ。CSV形式でのExportも可能なので、急にリストの提出が必要となったときなんかでも、CSVで出して不要な箇所を削除して渡せばいいだけだ。

最近、WorkFlowyから乗り換えたDynalist。高機能が売りだけど、そのPro料金の一部2Todoist(プレミアムプラン)でもできちゃう。故にProは必要なしというのが、現時点での私の考え。DynalistのPro料金が毎月8ドル弱3というのを考えると、毎月300円弱はありじゃない?(貧乏マインドセット)

馬鹿な比較はさておき4、タスク管理でヘマして評価下げるくらいなら、私はコーヒー一杯諦めてプレミアムを申し込む。

それにしても、今年はもっと仕事以外の記録ができる年になるようにしたい。

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  1. どちらもプレミアムプラン ↩︎
  2. ファイルアップロードやGoogleカレンダーとの連携 ↩︎
  3. 年間利用料を一括で支払った場合 ↩︎
  4. そもそもアウトライナーはタスク管理のためのものではなく、考え方の整理のためのものなのでは・・・? ↩︎

WorkFlowyをやめてみた。とりあえずDynalist。

「出だしが肝心」とばかりに今年の抱負として掲げていたことにせっせと取り組んでいる。だが、果たしていつまで続くやら・・・。

ずっと「いい加減やめよう」と思いつつダラダラと過去1年以上利用料を払い続けていたのが【WorkFlowy】。やめてみた。

ごちゃごちゃを整理するのに便利なアウトライナー

社内マニュアルやら引継書やらといった面倒くさい業務を担当させられることになってテンパっていたときに、『アウトライン・プロセッシング入門: アウトライナーで文章を書き、考える技術』という本を読んだのがきっかけ。著者のアウトライナー活用法が詳細に書かれていて、アウトライナーを使えば、私も同じようにいろんなことをできるようになるんじゃないかと思ってすぐさま使い始めた。

ゼロからマニュアルを作成するときには、アウトライナーは本当にオススメ。作業の洗い出しをして、グルーピングをして、順番を考えて、etc. etc. とやっていくのを何回も繰り返すことができるから。アウトライナーを使う前の私は、その作業をポストイットを使ってせっせとやっていた。ポストイットでも出来ないことはなかったのだけれど、途中で「あれ?あの作業忘れてた!」とか(数個タスクを追加した後で)「ん?グルーピングおかしいかも・・・」となると軌道修正が大変。アウトライナーのお陰で時間のムダが随分省けたと思う。

上手くいくと段々と楽しくなってきて、どんどんいろんなものをアウトライナーを使って整理するようになり、あっという間に有料プランへ移行。有料でもこんなに便利ならとヘビーユーザー一歩手前まで突き進んでいたんと思う。しかし、そう長く(何年も)は続かない。

文書化する必要があるならWordで済ませておく方がラクだった

便利なものを見つけたらとことんラクをさせてもらいたくなるモノグサな私。しばらくすると、WorkFlowyからWordへコピペして、適当なスタイルを設定して、という作業が面倒くさくなってしまう。(Pandocを知らなかった私、バカね。)で、気づいてしまう。

「もしかして、はじめからWordのアウトラインモードで書けばいいんじゃ・・・?」

予めスタイルを設定したWordテンプレートを作って、あとはアウトラインモードでアウトライナーのときと同じように作業をする。おしまい。

自分の考えを整理する場合には、Zoom機能といった便利な機能のあるWorkFlowyが向いているかもしれないけれど、最初から文書化するというゴールがある場合には、Wordの方がラクだと思う。

ただ、Wordにも難点がある。少し重いのと、スタイルを「あーでもないこーでもない」と悩んでしまいがちなこと。そこで、最近はWordからも遠ざかり、専らNotepad++。以前のようなゼロからまとめる作業というのが減って、アウトラインを何度も練り直す必要がないのでマークダウンで十分なのだ。

これまでのアウトラインは残しておきたい。でも。。。

このようにWorkFlowyの使用頻度は徐々に減少。でも、以前のアウトラインは残ったままだから、利用料金は毎月発生するという状況。きちんとしている方は、アウトラインが完成したところでEvernoteなどに最終版をアップロードしてWorkFlowyからは削除、ということをきちんとやっていらっしゃるようだけど、・・・面倒くさい。かつ、アウトラインのまま留めておきたい。あー、そこまで大きな金額でもなし、この出費はあきらめるか、という貧乏思考に支配されていたけど、代替アプリあった!

個人的には、Dynalistの方がデザインも好き。基本機能だけで十分というならば無料。思考の整理をするのに使うくらいで、アウトライナーとカレンダーを同期させる必要性が見いだせない私には基本機能で十分。早速、Workflowyというフォルダを作って、Workflowyのリストをマルっとインポート。【Import from WorkFlowy】というなんとも素敵な機能があるので、1分以内で終わる。アウトライナーにお金を払う生活とはこれでお別れです。長かった・・・(面倒臭くて放置してただけだけど)。

Dynalistはアウトライナーとしてだけ使う

Dynalistは高機能なアウトライナーでいろんなことができるらしく、利用者同士がいろんな活用法を活発にシェアしている。でも、正直、「それ全部、Dynalistでやる必要ある?」と思う点も多い。単なるタスクリストなら良いけど、わざわざカレンダーとリンクさせる必要あるんだろうか。スケジュールに入れたいなら、Todoistでタスク管理する方がラクなんじゃ?繰り返しも設定できるし、リストをテンプレ化して何度も利用することだってできるんだから。というのが、現時点での私の考え。

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