相手への思いやり。簡単なのでAcrobatでしおり設定してください。

Acrobatというタブを見つけたので、どんな投稿にそんなタブを付けたのだろうと前に書いた記事を読み直した。

たった半年ほど前のことなのに「あー、こんなことあった、あった」となんとも懐かしい気持ち。9月は人員不足もあって平日だけでタスクを完了させることができず、会議資料の準備をするため休日出勤していた。本当にバタバタだったのだとわかる走り書きメモのような投稿だった。

あまりに殴り書き過ぎたので、今回少し修正した。

記事: Acrobatなら出来る!ファイル形式がバラバラなデータをひとつにまとめる

内容は、ファイル形式がバラバラのデータをAcrobat Proを使ってひとつのファイルにまとめる手順。自分でデータを作成する作業と違って、地味な事務作業の話。

その手順の中でサラリとふれているしおりの作成手順について以下補足する。

【データアクセスのショートカット】Acrobatしおり機能

ページ数の少ない資料なら特に必要ないと思うかもしれないが、しおりが表示されていることで、ファイルの概要を把握することも可能なので、おっちょこちょいな人にとっては少ないページ数の資料でもしおり機能は十分役に立つ。

手順もとても簡単なので、他の利用者や将来の自分のためにちょっと時間を費やしてもきっと損にはならないハズだ。

個人的には、「しおり設定が社会人としての基本くらいまで浸透すればいいのに・・・」と半ば冗談、半ば本気で思っている。(ページ数の多いスキャンデータと渡されたときは結構真剣に思う。)

しおりの設定方法

前の投稿でサラリとしか言及していないのは、その手順が非常に簡単だから。

設定方法

  1. 見出しがトップにくるようにスクロールする。
  2. 見出しを選択する1
  3. ショートカット【Ctrl+B】を押下。
  4. 必要に応じて、ツリーを修正する。(了)

以下、一連の流れ。少しわかりにくいが、見出し3の登録時に、スクロールして表示させる場所を設定していないため、見出し2を選択しても見出し3を選択しても変化しない。(※ゴミ箱アイコンをクリックすると削除可。)

createBookmarks

また、このまま保存してファイルを閉じると、次にファイルを開いたときに左にしおりパネル表示されない。これではしおりを設定した意味がほぼないので、ファイルを閉じる前に、初期表示の設定を忘れずに行うこと。

初期表示の設定方法

  1. ショートカット【Ctrl+D】を押下。
  2. 【Initial View】タブをクリックする。
  3. 【Navigation Tab】で「Bookmarks Panel and Page」を選択する。(了)

setInitialView

設定後、ファイルを開いてみると、ちゃんとしおりパネルが表示されている。

openPDF3

しおりが自動で設定されるケース

以下の場合、Acrobatが自動的にしおりを設定してくれる。

  1. Microsoft OfficeアプリからAdobe機能を使ってPDF変換した場合
  2. Acrobatで複数のファイルを結合した場合

● Officeアプリの場合

PowerPointの場合、スライドのタイトル(≠ファイル名!)が、Wordの場合、見出しがそれぞれしおりとして設定される。残念ながらExcelは対応していない模様(シート名がしおりになれば嬉しいのだけど)。

● ファイルを結合の場合

ファイル名がしおりとして設定される。

但し、いずれの場合も、自動設定されるのはしおりだけで、Initial Viewの設定はされない。そのため、しおりパネルを表示させたい場合には、前述の手順で設定しておくこと。反対に、外部へファイルを渡すときには、不要なしおりは削除しておく2

【参考】Acrobatの機能を紹介しているページなど

Officeアプリなどに比べるとヒットするブログ記事も少ないのだけど、PDFは仕事で頻繁に使われるファイル形式。Acrobatがあるのであれば、その基本機能について一度確認しておくと業務の効率化に役立つと思う。

私は、アメリカ人が作ったAcrobat9のチュートリアル動画を見て、Acrobatの便利さに感動したのがきっかけで、スキャンデータの処理以外にも積極的に使うようになった。

以下、参考まで日本語で解説されているページ。

本家の情報が一番正確。

今回初めて知った。本当「使い倒して」いる。もちろんのことながら、しおりについての解説記事もあった。。。

今の会社ではAcrobat Proライセンスがなかったので、入社1週間後から個人で購入している。「面倒な作業にイライラするくらいなら、お金出して解決するわ」とややキレながら申し込んだ記憶。。。


  1. 見出しと違う語をしおりに設定したい場合は、選択不要。3.の後に手動で設定する。 ↩︎
  2. 「XXXX_rev_TaroYamada.pdf」みたいにファイル名に名前とか入れる人がいるので、情報セキュリティ上も、最終チェックは丁寧に。 ↩︎
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少しでもラクをする仕組みを作っておく

繰り返し発生する業務は出来る範囲で自動化するようにしている。

自動化するためには、まずタスクの処理方法を整理。プログラムを書けるかどうかは気にしない。作業をいつもやっているとおり正直に書き出してから、冷静に見てみると意外にヘンテコな手順を踏んでいることに気づいたり、いらない手順が見えてくる。

次に、自動化出来そうな部分と、手作業で手を打つ部分に区別する。毎月発生するエクセルのタスクは同じ様な作業が多いので、以前に作ったコードが再利用出来たりする。

最初から書いたコードと再利用コードの組み合わせが完了したら、最後に、再利用するのコードの見直しもしておく。以前は長々と書いていたコードも、少し時間を空けて見てみると、もっと簡潔に出来ることが多々ある。

《ボタンをポチッと押したら全自動で》というわけではないので、手順メモを作成しておくことが重要。(最初に手順を書き出したメモの再利用。)

同じことを繰り返していると作業自体早く出来る様になってくるけど、急にタスク量が増えて余裕がなくなってくるとミスが発生しやすくなるし、こんなちょっとした仕組みが役に立つ。

ここ数週間、突然のタスクにテンパりつつも何とかやり遂げられたのには、これまでコツコツ作ってきた仕組みがあったからかもしれない。

Acrobatなら出来る!ファイル形式がバラバラなデータをひとつにまとめる

(※2018年2月25日に更新)

今日は明日・明後日の会議の資料の仕上げるため、休日出勤した。資料の提出期限が先週の木曜だったものの、期限後提出が多く予定が後ろ倒しとなったためだ。

依頼を引き受けたときは大したタスクでもないからすぐに片付くと考えていたが、回収した資料のフォーマット(ファイル形式)がバラバラで、やや面倒くさいということに気づく。作業時間の見積もりのためにも事前に内容をしっかり確認しておくべきだった。

ConvertToPDF

やや力技ではあったが、以下にフォーマットが揃っていない資料をAcrobatを使ってまとめる方法を記す。
使用するのは、Adobe Acrobat Pro DC。(Readerでは編集できない点に注意。)

所要時間は、ファイルの数にもよりけりだが、今回の私のケース(最終的なファイル数40、総ページ数120ページ)では、失敗を修正した時間・アウトプットの確認時間を含め90分程度(配布用の印刷時間は含まない)。

Acrobatファイルにまとめる作業概要とその手順詳細

作業概要:大まかな流れ

ステップは大きく以下の6つに分かれる。プリントアウトはおまけな感じが強いので、5ステップといっても良さそうでもあるが。

  1. 回収した資料をPDF出力
  2. アジェンダに合わせて部署ごとに再グルーピング
  3. セッションごとに仕切りページを追加
  4. 開催日ごとに一旦ファイルを結合し、フッターにページ番号を追加
  5. 表紙と目次を作成
  6. 参加者分プリントアウト

手順詳細

では、具体的な手順を説明する。

  1. 資料を全てをPDFに変換する。
    • 複数のトピックが同一のファイルにある場合には、トピックごとにPDFファイルを作成する1
    • 反対に、同じトピックが複数ファイルに分かれている場合にはこの時点でファイルを結合する。
  2. アジェンダに合わせて、ファイル名の頭に「01_」といったように採番する。
  3. Wordでセッション分仕切りを作成し、PDFに変換2
  4. 上記の 2及び3のファイルを結合し、ページ番号を入れる。
  5. ワードで表紙と目次を作成し、PDFに変換。4.に挿入する。
    • 表紙はページ番号不要。
    • 目次のページ番号はローマ数字小文字(i, ii, etc.)で付ける。
  6. 出来上がったファイルを両面印刷する。(了)

以下のしおりやイニシャルビューの設定は、個人の好みによる。(私はいつも付けるようにしている。)

PDF ファイルに目次を作成する方法 (Acrobat DC)

  • しおりのショートカットは、【Ctrl + B】
  • イニシャルビュー設定のショートカットは【Ctrl + D】

別途 Acrobatのしおり設定方法について投稿している。

記事: 相手への思いやり。簡単なのでAcrobatでしおり設定してください。

作業を終えて:感想

そもそも資料作成依頼をかける段階で、ファイルフォーマットを指示しておくべきでは?とも思わなくもないが、揃わなかったものは仕方がない。

1時間半もかけてわざわざやる必要がある作業かどうかは、当該資料を将来的に参照する必要が出てくる可能性の有無にもよる。会議が終わったら使われることがないのであれば、一旦全部のファイルを印刷して手書きでページ数を入れて、コピーでも十分だと思う。

なお、今回のような一回だけの作業であれば不要だが、定期的に発生する作業であればAction Wizardでコマンドを設定することが可能。これが地味に便利で、マクロ好きさんにはオススメ。

アクションの使用および作成方法 (Acrobat DC)

さて、こうやってまとめた資料は、まさかの120ページ超え。本当に2日間(半日✕2)のスケジュールにおさまるんだろうか。


  1. 例えば、ファイルAのスライド1にトピック1、スライド2にトピック2となっている場合、トピック1.pdfとトピック2.pdfの2つのファイルを作成する。↩︎
  2. 最初からPDFで作成するのもあり。↩︎
  3. 結合をクリックする前にファイルの名の頭に付けた番号順にソートすること!↩︎