少しでもラクをする仕組みを作っておく

繰り返し発生する業務は出来る範囲で自動化するようにしている。

自動化するためには、まずタスクの処理方法を整理。プログラムを書けるかどうかは気にしない。自分の作業順に書き出してから、冷静に見てみると意外にヘンテコな手順を踏んでいることに気づいたり、いらない手順が見えてくる。
次に、自動化出来そうな部分と、手作業で手を打つ部分に区別する。毎月発生するエクセルのタスクは同じ様な作業が多いので、以前に作ったコードを再利用
で、最後に前までは出来なかったことで、今なら出来そうなことを追加しておしまい。この時、再利用のコードの見直しもしておく。

ボタンをポチッと押したら全自動で、というわけではないので、手順メモを作成しておくことが重要。(最初に手順を書き出したメモの再利用。)

同じことを繰り返していると作業自体早く出来る様になってくるけど、急にタスク量が増えて余裕がなくなってくるとミスが発生しやすくなるし、こんなちょっとした仕組みが役に立つ。
ここ数週間、突然のタスクにテンパりつつも何とかやり遂げられたのには、これまでコツコツ作ってきた仕組みがあったからかもしれない。

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Acrobatで会議資料まとめ

事務っていうのは、誰かから「手伝って」と言われたら基本的に断れない。面倒くさい仕事はだいたい事務が対応させられる。だけど、繰り返し作業とかつまらない仕事は好きなので、わたしには合っていると思う。
さて、今日は明日・明後日の会議の資料の仕上げに休日出勤した。資料の提出期限は先週の木曜で、金曜日に出来上がっているはずだったものが、金曜日の終業時間直前に届いたために後ろ倒しになったもの。

タスクの内容は、

  1. 各事務所から集めた会議用の資料をアジェンダに合わせて分割し、
  2. 各章ごとに仕切りを挿入して
  3. まとめて、
  4. 表紙と目次を作って、
  5. プリントアウトする

というもの。

フォーマットは決まっていなかったらしく、届いたファイルはパワポだったり、ワードだったり、PDFだったり。なので、一番簡単であろうPDF(A4縦)で統一することにした。

  1. まずは、パワポ資料を全部PDFに変換。(2アップ)
  2. パワポで提出してきた事務所はテーマ毎にファイルを分割しておらず、担当するプレゼントピックのすべてをひとつのファイルにしていたので、テーマ毎にファイルを分割。(反対に、同じトピックを複数ファイルで送ってきていた場合には統合。)
  3. アジェンダに合わせて、ファイル名の頭に「01_」とナンバリング。
  4. ワードファイルもPDFに変換し、同様にファイル名の頭にナンバリング。
  5. セッションごとに仕切りを作成し、PDFに変換。
  6. 上記の 3. から 5. のファイルを全て選択し、PDFを結合。
    https://helpx.adobe.com/jp/acrobat/kb/4567.html
  7. 仕切りを適切な位置に移動。必要に応じてブランクページを挿入する。
  8. フッター(中央)にページ番号を挿入。
    https://helpx.adobe.com/jp/acrobat/kb/cq07231552.html のB)
  9. 2日間にわたる会議なので、Day 1とDay2とヘッダーに入れる。この時、奇数ページは右上に、偶数ページは左上に表示されるようにする。
    https://helpx.adobe.com/jp/acrobat/kb/cq07231552.html のE)
  10. ワードで表紙と目次を作成し、PDFに変換。8.に挿入する。(表紙はページ番号不要。目次のページ番号はローマ数字小文字(i, ii, etc.)で付ける。)
  11. 仕切りページなど、ページ番号がない方がいいページのページ番号を削除。
  12. 最後にしおりを作成し、イニシャルビューを設定して完成。
    https://helpx.adobe.com/jp/acrobat/kb/cq06151533.html

ちなみに、しおりのショートカットは、【Ctrl + B】、イニシャルビュー設定のショートカットは【Ctrl + D】

資料のファイル形式が統一されて入ればもっと楽なのだろうけど、こっちでコントロールできない場合の対応方法としては、PDFで対応するのも一案。
さて、こうやってまとめた資料は、まさかの120ページ超え。本当に2日間(半日✕2)のスケジュールにおさまるんだろうか。