テキストエディタでタスク管理:初心に戻ろう5ヶ月後

テキストエディタでのタスク管理にスイッチしてから早くも5ヶ月が経過。最近、当初ほどのパワフルさを感じなくなってきた、というか、自分自身を奮い立たせることが出来ない。たかがタスク管理だけど、リストにあるタスクは他のチームや事務所をサポートする大切なもの。だからこそ、本来はテキトーにできない。

でも、全然、やる気が出ない!

ここ数週間いろいろと原因を探しをしていた。あまりに思いつめすぎて、髪の毛をバッサリ切るといった突飛な行動にも出た。でも、原因の一つはもっと身近、タスクリストにあった。

以下、タスク管理の教科書では基本とされているようなことで躓いた記録。

タスクの粒度が粗くなってきていないか

結構お気にいりのタスクリストだけど、これを見直すことをすぐに思いついたわけじゃない。むしろ、タスクリストは問題なくて、自分の精神的な不安定さに原因があると思いこんでいた。

私は母艦となるNotepad のタスクリストとTodoistを併用している。Todoistには、定期的に発生するタスクを設定したり、不定期発生且つ手順が決まっているタスクのタスクテンプレを用意している。該当するような業務が近づいてきたり発生すると、Todoistが知らせてくれるので、それをNotepad に転記。これらのタスクは何度もこなしているので、適当な大きさにわけられている。

その他のタスクは、大半がメールで依頼がとんでくる1。これらは、単発のものが多く、その場でその場で、タスクの大きさを決定する必要がある。

3月は元々四半期レポートのということに加え、期末のため半年・年一回のレポートが発生。これらのリマインダーがTodoistからとんできて毎日やることはそれなりにある。通常の月の定期的なタスクと不定期的なタスクの割合が2:8くらいだとすると、3月は4:6くらいといった感じだろうか。

毎日の完了タスクの数と疲労度が釣り合わない

定期的なタスクをこなしているため、毎日の記録はそれなりのタスク量をこなしたことを示す。にもかかわらず、「結構働いたのに、たったこれだけしか完了していないの?」と思いながら毎日終えて帰宅していた。

受信ボックスにどんどんメールが溜まっていく

加えて、毎日増えていく受信ボックスのメールの数。最終的には2,500を超えていた。なんちゃってではあるけど、インボックス・ゼロ方式でメールを処理しているので、《受信ボックスのメール数≒未完了タスク》となる。特大のが頭の中に出現。

タスクの追加日に注目 してやっと自覚

ここまできてやっとタスクリストの点検というところにたどり着いた。タスクリストの追加日と完了日を見ていると、Todoist経由のタスクは3日以内に完了しているのに対して、それ以外のタスクの完了までの日数の長いこと!2週間以上経つものも多い。どうやら、タスクの粒度が大きいっぽい。普通ならもっと早い段階で気づくものだろうけど、そんな余裕が持てず、どんどん自分の首を締める結果となっていた。

どうして粒度にこだわる必要があるのか

たかがタスクの書き方じゃないか、という話なのだけれど、タスクの大きさを誤ると進捗度合いをつかめない。私の場合、いろんなタスクに片足を突っ込んで、中途半端にいろいろ進めているのだけど、タスクリストを見ただけでは、それがわからない。いつから始めて、どこまで終わっているのかの把握ができない、つまり、管理に失敗している。

で、結局、正しいタスクの設定方法は?

もしかすると頭のいい人がすでに公式のようなものを作っているのかもしれないけれど、私はタスク設定の万能な公式を知らない。ちょうどいい粒度というのは、その人の経験やスキルによって異なるため、自分で調整していく他ない。《正しいタスクの設定方法は人それぞれ》ということ。

どうして粒度が狂いだしたのだろうか

今回の場合、どんどん届くメールの依頼に、段々とタスクリストへの追加が面倒くさくなって、《メールの件名=タスク》という粗すぎるタスクを量産していた。(ちなみに、このやり方はTodoistDynalistで採用されている。)

メールをTodoistに転送してタスク化する方法Todoistのメールとカレンダー連携が新しくなります。

(後半の【Todoist+メール】部分)

 

Outlookの場合は、Quick Stepsに転送先アドレスを登録して、更にショートカットを設定しておくとラク

クイック操作でよく行う作業や繰り返し行う作業を自動化する

メールの件名をタスクにする方法は、単純な依頼の場合や、メールの送信者(依頼者)がこっちの都合を考えて、取り組みやすいような大きさで送ってきてくれる場合には有効だけど、私の場合あまり当てはまらなかったこともあって、これを諦めていた。

以前は理解していたことをどうして忘れてしまったのだろう、私。モノグサな性格が災いして失敗。ちょっとした手間が、パフォーマンスを上げるのだと言い聞かせて、必要以上に手順を減らすことのないようにしようと決意。(多分、また同じ轍を踏みそうだけど。)

粒度を誤ってしまったタスクは、One-offのタスクばかり。はじめてのタスクでも過去の似たようなタスクを参考に、上手く設定できることもあるけど、それ以外は、走りながら調整するしかない。といっても、実際に取り組んでみて、見えてきた必要な作業をその時その時で追加していくくらいの適当さでいい。一番悪いのは、大きすぎると気づきながら放置すること。取り組めど、取り組めど、一向に未完了リストから完了リストへ移動しないので、だんだんとやる気も削がれてくる。

狂ったタスクリストを元に戻すガイドラインを持っておく

絶対的に正しいタスクの設定方法の公式がないということは、私のような気分屋は、今回のように、徐々にタスク設定をミスっていく可能性がある。そのため、時々、チューニングしなくてはいけないようだ。このチューニングの基準を決めておくとラクなんじゃないかと思う。

例えば私の場合、粒度が合っているタスクは、リストに載ってから概ね1週間以内にはなくなっている。だから、1週間以上前からリストに居座り続けているタスク(先行タスクがあるものを除く)があれば、粒度が誤っている可能性があると考えて見直しをする、ということになる。見直したのにそれでも消えないなら、まだ粒度が合っていない2

振り返って気がつく自分の仕事の変化

今週は、この狂ってしまったタスクリストを少しずつ直す作業をしていた。必要な作業が見えてきたりして、止まっていた作業が進み出した。早く気づいて取り組むべきだった。

同時に、見たくないものも見えてきた。薄々気がついていたけど、私の業務内容の割合が、自分の所属している事務所の割合よりも、他の事務所やグループ会社のサポートが多くなってきている。今週の完了タスク・費やした時間を振り返っても、半分以上は自分の所属以外のサポート業務。さらに例年なかったような新しいタスクがぐんと増えている。最近パフォーマンスが落ちたのかと思っていたけど、それだけじゃなくて、慣れないタスクやその量も問題な気がする。

ルーティン業務の引継ぎや、効率化をもっと真剣に考えないといけない。


  1. 残りは、上司から口頭での指示など。 ↩︎
  2. か、そもそも自分のタスクじゃないとか・・・。 ↩︎
Advertisements

テキストエディタでタスク管理:私の使い方(2017年10月)

アナログBuJoが崩壊して、テキストエディタで管理をすることを決めた私。次の課題は、Windows標準搭載のメモ帳アプリの保存方法だった。これまでも業務の引継ぎ用に簡単なメモを残しておく場合、メモ帳を使っていた。英語ならば問題ないのだけれど、日本語メモを単にキーボードショートカットで保存して後悔した経験は嫌となるほど。いい加減に学習しろ、と思うのだけれど、これまで保存の失敗をゼロにすることはできていない。
今回、テキストエディタでの管理を決めたのを機に、メモ帳もUTF-8で保存できるアプリを使うことにした。プログラマではないので、エディタの機能にあーだこーだというのは不要。とりあえず、保存が簡単で軽いことだけが条件。

調べたところ、私の希望はNotepad++ というアプリで十分満たされるようだった。日本語化されているのもあるらしかったのだけど、なぜか上手くダウンロードできなかったので本家のサイトからダウンロードして、日本語で使うときの設定方法というのを参考にして完了。

高機能エディタNotepad のインストールとプログラミングに役立つ設定

評判通り軽い!日本語メモの保存も私の希望通り。

運用ルールを決める|シンプルにシンプルにシンプルに

基本のルールは、↓にまとめてあるものを採用。

そして、ちょこっと↓のやり方も加える。

具体的な運用方法(1)日付を入力、行を変えてタスクリストを作る
(2)新規タスクに□を付ける
(3)優先度の高いタスクの場合には【!】を付ける
(4)タスク追加日を入力
(5)タスク完了日を入力(終わってなければ空けておく)
(6)タスク内容を簡潔に書く。

タスクが終了したら、(2)の□を■に変更して(5)に日付を入力。
(2)〜(6)はデータを入力→タブで移動。
気分に応じて行をソートし、重要な未完了タスクを見落とさないようにする。

[code language=”text” title=”【例】”]—– Tue. 03 October 2017 —–
□ ! 2017-09-29 月次レポートドラフト版作成
■ 2017-09-28 2017-10-03 10月用為替レートアップデート[/code]
GTDでいつも躓くのは、優先順位の設定。A、B、Cといった定性的な分類方法が理解できない。だから、2列目の設定方法は単純。今日が期限のタスク、もしくは、期限は明日以降だけど完了させられなかったらクビになっちゃうかもしれないタスクにだけ【!】を入力。

翌朝、行をソートをし、□のついた行だけカット。前日のリスト上に日付を入力後、その下にペースト。下にどんどんこれまで完了させたタスクが残っていく。

タスク管理にBuJo要素を追加するなら、日付とタスクリストの間に行を挿入。(2)の列に○を付けてその日のイベント(○ ☓☓☓出張)を書いてみたり、+を付けてその日の振り返りを書いてみたりするのもあり。

ルールをシンプルにしてもまだ足りない!|PhraseExpressで入力を更に簡単に

テキストでのタスク管理は、すごくシンプルですぐにおぼえられる。だけど、面倒くさがりの私には【□】や【■】、【○】の変換や日付入力が億劫。この解決策はスニペット登録。PhraseExpressでこれらの登録をしておくと、敷居がぐっと下がる。

日付の設定方法

[code language=”javascript” gutter=”false”]//1行目用:
—– {#DATETIME -F ddd. dd mmm yyyy} —–

//タスクリスト用:
{#DATETIME -F yyyy-mm-dd}[/code]
PhraseExpressは手放せないツールなので有料版を使用している。購入をするかどうか悩んだけれど、使用頻度や生産性を考えると後悔は全くない。

その他テキストエディタでのタスク管理関連のブログ記事

テキストエディタでタスク管理:私のアナログBuJoが破綻した日

これまでiPhoneアプリやスケジュール帳をいろいろ試して、Bullet Journal(BuJo)のやり方を少しアレンジしたアナログ管理で落ち着いていた。が、転職したらすぐに破綻。上司には呆れられるし、同僚たちからは無能と認定され(十中八九)て肩身の狭い思いをしながら、状況を改善してくるツールを探していた。

これまでに試してみたのは以下のようなアプリ。(試した順)

アプリ メリット デメリット
Outlook 仕事中は常時立ち上げている。繰り返しのタスクの作成可能。 タスクの作り方に慣れていない。(後で見るメールにフラグを立てたりしてタスクがごちゃごちゃ。)
Workflowy 階層を使ってタスクを整理できる。ブラウザ。 めちゃくちゃ細かいタスクリストを作りがち。
Todoist 繰り返しのタスクの設定やチェックリストのテンプレート化が可能。ブラウザ。iPhoneアプリも使いやすい。 終わったタスクを表示する方法が面倒くさい。取り消しが一瞬しかできない。
Planio これまでプロジェクト管理ツールを使ったことがなかったので挫折。ルーチンワークの多い事務職には合わない?

BuJoでの管理でどうして失敗したのかと改めて考えてみたら、BuJoシステム自体は悪くなかった。転職して、新しい業務が目白押しで、一つ一つの業務への理解が完全ではないためにBuJoだけだと破綻してしまったのだろう。つまり、新しい職場に慣れていない私は、タスクの粒度をもっと細かくしないといけなかったのだ。

ただ、細かくするとアナログBuJoは書くのが面倒ッ!

で、私が最終的に落ち着いたのがTodoist。タスクの繰り返し設定なんかはOutlookでもできたりするのだけれど、何が素晴らしいって、タスクをテンプレート化して何度も使いまわすことができるとこ。

TodoistとBuJoの組み合わせ例:私の場合

Todoistを使い倒している人からすると私の使い方は「Todoistの機能の1割も使っていない」、「魅力を全くわかっていない」などと指摘したくなるようなものでしょうが、私はTodoist信者ではなく、BuJo信者。基本はBuJoじゃないとしっくりこないので、こんな↓使い方をしている。

私の使い方

  1. 基本、タスクは成果物単位で作成し、BuJoシステムに沿って運用。
  2. 「レポート作成」のような粒度の粗いタスクは、Todoistで詳細タスクのテンプレートを作成しておく。(例:月次レポート作成→□データA提出依頼送信、□データA回収、□データB集計、などなど)
  3. 月次レポートなど繰り返しのタスクはTodoistでリマインダーを設定。
  4. Todoistにリマインドされたら、BuJoにタスクを記入し、該当するタスクテンプレートをTodoistに取り込む。
  5. 粒度の細かいタスクはTodoistで潰していき、全て完了したら、BuJoのタスクを消す。

Todoistに一本化できそうな感じもするが、Todoistでどうしても合わない部分がある。それは「完了タスクが見づらい」という点。良くも悪くも、TodoistはTodoをこなすツールなんでしょうね。

粒度の問題じゃない、単純にタスクが増えてきている

さて、つい最近まで、上記のようなTodoistとBuJoの組み合わせでなんとか落ち着いていたのだけれど、ここ2ヶ月で職場環境がガラリと変わり、BuJoが追いつかない事態になり頭を抱えている。

今回は、タスクの粒度ではなく、単純にタスクが増えている。チームから2人抜けて補充がされていないのだから、当たり前にタスクが増える。面倒なことはある程度自動化してみたり工夫はしているものの、毎日のようにタスクが増えているのだ。

私のメールの捌き方は、なんちゃってInbox Zero方式で、完了したり、誰かにボールを渡した案件は、別フォルダに移動。返信待ちのようなものも私の処理は一旦完了しているので受信箱からは一旦消えるわけなのだけれど、それでもここ数週間、毎週十数件ずつ未完了タスクが積もっていっている。(口頭での依頼を入れると・・・考えたくない。)

アナログなBuJoの欠点(ここが良いところでもあるのだけど)は、タスクが多いと書くのが面倒ッ!という1点。そして今は、毎週の写経時間がもったいない、と思うほどに時間がない。(実際にはこの写経によってタスクの抜け漏れを防止できたりしていたのだけれど。)

世の中の忙しい人達はどうやってタスクをさばいているのだろう?

「IT業界のあたりには超絶忙しい人達がいて、彼らは合理的な方法を非常に好む人種である」というなんとも勝手なイメージを持っている。多分、IT業界という異世界に住む人達は、私のこんな悩みを「なんてちっぽけな・・・」と一蹴してしまうに違いない。そう思って、そのあたりでややウケな管理方法を探してみることにした。
すぐに気がついたのは、彼らは私よりも数倍スマートで、知識が豊富で、私が到底使いこなせないようなものをいとも簡単に使いこなしている、ということ。やはり探す場所を間違えたのだろうか、と思っていたところ、探し当てました!

超シンプルなタスク管理をしている人たち。そしてBuJoな考え方に近いツール。

それは、テキストエディタを使ったタスク管理!

一番下の方法がシンプルで、シンプルな方法じゃないと続けられない私には合っていると思いつつも、その上の方法も捨てがたく、95%くらいtodo.txt方式のタスク管理を始めることに決定。
まだ始めてから数日しか経っていないので判断し難いけれど、BuJo的だし、それでいて並べ替えも簡単にできるというところが気に入っている。しばらく使ってみて、自分なりの使い方を確立できたら使い方をまとめてみたいと思う。

その他テキストエディタでのタスク管理関連のブログ記事