Todoistも私の愛しいタスク管理ツール

ブログを始めた頃は、もう少し仕事から離れた生活の記録になるかと思っていたのだけれど、投稿3回目にして早くも仕事の話を書いている。2017年を振り返ったとき、同僚全員が同情の言葉をかけてくれるほどに仕事漬けだったのだから、仕事以外のことを書くことは至難の業だったかもしれない。

そんな仕事付の毎日で、試行錯誤していたタスク管理。それまでのBuJoとTodoistの組み合わせから、テキストエディタ(Notepad )とTodoistの組み合わせに変えたのも去年から。テキストエディタでのタスク管理は結構気に入っていて、それに関しては記録を残していたものの、Todoistについてはそんなに書いていないことに今更ながらに気がついた。

Premiumにアップグレードしてまで使っているTodoist

現在、私のタスク管理の母艦はNotepad 。そしてTodoistが母艦のタスクリストをサポートしている。

Todoistは無料とプレミアムプラン(年間3,500円:2018年1月時点)があって私はプレミアムを使っている。月額にすると300円弱も、サポートとしてしか使っていないアプリに支払っている。更にいうと、数あるプレミアムの特典のうち、1〜2つしか使っていない。

では、具体的にどう使っているか。
まず、無料でも使える機能のサブプロジェクトの登録。
仕事とプライベートというプロジェクトを作成。今回は、テンプレートについても触れるので、仕事の方を見ていく(また、仕事関連・・・)。

仕事というメインプロジェクトの下には、ルーチンとテンプレ(そして、以前、Todoistへの一本化を試みたときの残骸)というサブプロジェクトを作っている。

Projects

【サブプロジェクト1】ルーチン(リマインダーとフィルタ)

ルーチンは更に、週・月・四半期と3つにわけている。最初は毎日と半年、一年、というサブも作っていたのだけど結構早い段階でやめた。理由は以下のとおり。

  • 毎日:タスクを整理して(1)不要っぽいタスクをやめた、(2)自動化した。
  • 半年、一年:このカテゴリのタスクは、私の場合、自分からアクションを起こさないと大変なことになるというものはなくて、そろそろだよというリマインドしてくれる人たち(本社だったり、弁護士だったり)がいる、ということに気づいて、一旦、やめてみている。(もちろん、それらの業務自体は引継書の年間計画にはいつ頃発生するのか記載している。)

ルーチンのサブプロジェクトに入っているタスクにはその頻度ごとに全て〆切日とリマインダーを設定。リマインダー機能もそれなりに便利なのだけど、意外にカスタムフィルタも使える1

デフォルトでもフィルタ機能は付いていて、【Today】だったり、【Next 7 days】なんていうのもフィルタ。どっちも便利だったりするのだけど、今日とか1週間以内に発生するタスクを表示されるより、2週間だったり1ヶ月以内に発生するタスクを見たかったりする。そんな自分の好みに応じてフィルタ方法を設定するのがカスタムフィルタ。私は、優先順位もタグ付けもしてないから、ほしいのは【30日以内のタスク】のフィルタくらいだけど、Todoistヘビーユーザにとってはありがたい機能の一つじゃないかと思う。

リマインダー・フィルタの設定方法

フィルタで表示されたタスクをテキストエディタのタスクリストに落とし込んで、リマインダーでダメ押しのアラート。割り込みタスクが多いと、いくらルーチンタスクであっても、突然抜け落ちたりすることがあるので、私の場合はこのくらいがちょうどいい。

ちなみに、7日以内に発生するタスクはデフォルトのフィルタで見ることができるので、私は【7日以降30日以内のタスク】でフィルタを設定している。クエリは以下。

due after: 7 days & 30 days

Filter

老婆心ながら、毎日発生するタスクにリマインダーを設定すると、他のタスクが霞んでしまうので、しない方がいいと思う。

【サブプロジェクト2】テンプレート

定期的に発生する業務は、ルーチンタスクはサブプロジェクトがリマインドしてくれる。単発のタスクは、都度、直接テキストエディタのタスクリストに追加する。がしかし、この2つでカバー出来ない部分がある。それは、不定期に発生するタスク。例えば、採用(退職)だったり、食事会だったり、大きめの会議だったり。私の場合、出張もこのカテゴリに入る。

そういうタスクのときはテンプレートを利用している。ほぼタスクリストというよりも、チェックリストのような感じになっているのだけど、とりあえず関連する事柄全部を詰め込んで、後は必要に応じてテキストエディタのタスクリストに追加している。

出張テンプレートで説明すると、「出張するか」と思ったら、

  1. まず出張テンプレを【Inbox】か【Today】にインポート。
  2. リストの内、申請書関連をテキストエディタのタスクリストへ追加。
  3. 残りをどんどん潰していく。

私のテンプレは、タスクも持ち物も一緒になっているので、リストの項目は63個もあるのだけど、このリストを使うようになってから、出張の準備が短時間でできるようになった。オススメ。ただ、テンプレート機能はプレミアムプラン。

Template

私は活用していないけれど、テンプレに相対日時を設定しておいて、取り込んだときに自動的にスケジュール化することも可能。

タスクの最初に【*】を付けたり、最後に【:】を付けることで、タスクをタスクとして認識させない(=チェックボックスを付けない)ことも可能。

あまり知られていないTodoistの10個の便利な機能 (完了できないタスクを作り、セクション分けする方法)

プレミアムプランにする価値はあるのか

ハッキリいって、前述のルーチンタスクの管理なんていうのは、頑張れば(いやそれほど頑張らなくとも)Outlookでもできる。テンプレートにしたって、文書化しておいたり、無料のチェックリストアプリなんかで代用することだってできそうだ。出費を抑えることの優先度が高いのであれば、当たり前だけれど、プレミアムプランは無駄。Outlookや無料アプリを使うのがいい。

しかし、私は、(1)できるだけ情報を一つにまとめたい、(2)メンテナンスが簡単な方がいい。

いつも仕事を辞めることばかり考えている私の頭にあるのは『引継ぎ』。いざ正式な引継書作成の段になって、カレンダーを見直して、年間スケジュールを作って、月間スケジュールに落とし込んでとか、「あの業務の資料どこだっけ?」と探索のために時間をとられるなんてまっぴら。データのエクスポート機能のないモバイルアプリ(そんなのは今はもうないのか?)を利用していた日には、データを打ち込むところから?・・・考えたくない。

Todoistはリストの変更のしやすさも抜群(簡単な機能しか使っていないから簡単なのかもしれないが)。追加・削除、順番の変更、いずれも簡単だ。CSV形式でのExportも可能なので、急にリストの提出が必要となったときなんかでも、CSVで出して不要な箇所を削除して渡せばいいだけだ。

最近、WorkFlowyから乗り換えたDynalist。高機能が売りだけど、そのPro料金の一部2Todoist(プレミアムプラン)でもできちゃう。故にProは必要なしというのが、現時点での私の考え。DynalistのPro料金が毎月8ドル弱3というのを考えると、毎月300円弱はありじゃない?(貧乏マインドセット)

馬鹿な比較はさておき4、タスク管理でヘマして評価下げるくらいなら、私はコーヒー一杯諦めてプレミアムを申し込む。

それにしても、今年はもっと仕事以外の記録ができる年になるようにしたい。


  1. どちらもプレミアムプラン ↩︎
  2. ファイルアップロードやGoogleカレンダーとの連携 ↩︎
  3. 年間利用料を一括で支払った場合 ↩︎
  4. そもそもアウトライナーはタスク管理のためのものではなく、考え方の整理のためのものなのでは・・・? ↩︎
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テキストエディタでタスク管理:一ヶ月後

テキストエディタでのタスク管理に変えてから1ヶ月以上経ったので、使い勝手などについて振り返る。そもそもテキストエディタに変更した理由は、BuJoでのタスク管理が破綻してしまったから。基本的に、複雑なことが苦手な私にとって、優秀と評判のGTDアプリなんかより、アナログなBuJoの方がしっくりきていた。ノートの週間予定のページの右側にタスク一覧を作成し、完了したタスクを消しこんでいく。残ったタスクは次の週のページに書き写す。たったこれだけ。たったこれだけなのに破綻したっていうのだから、冷静に考えると恐ろしい。ここ数ヶ月は、退職した同僚たちの分のタスクが追加されていたので仕方なかったのかもしれないけれど、それにしても、だ。

あんまり・・・だったところ

思い込みだろうけれど、タイピングをするより自分で文字を書く方が物事をしっかり覚えているような気がする。その点で、BuJoでタスク管理をしていた頃は、結構タスクをしっかり覚えていたもの。あと、一週間以上放置すると、新しい週にも同じタスクを書くはめになるため、早期にタスクを完了させるようにしていた。その他に気に入っていた点は、スケジュール・タスクが一冊にまとまっているところ!タスクとスケジュールはお互い行ったり来たりする必要があるから、一緒にして常に行き来するようにしておく方がいい。アプリのリマインダー機能は便利だけど、他の事情(関係者の出張・休暇予定に合わせて今月は前倒しの必要あるぞ、など)は考慮してくれないので、スケジュールをこまめに見て、アプリはあくまで補助的に使うようにしておくべきだ。

以上、手書きの暗記効果とスケジュールとの連携という点でテキストエディットでのタスク管理はBuJoより物足りない。

良かったところ

前述の通り、タスク1が管理できる量に収まっているうちは、BuJoをオススメしたい。管理できる量のタスクというのは粒度の違いもあるだろうが、サブタスクも含めて(1つのタスクを1日以内に完結する基準で分割して)、20〜30個程度だと思う2。30を超えると1ページに収まり切らなくなるから必然的にBuJoでのタスク管理が破綻していることに気がつく。というか、特別なイベント期間以外で、個人のタスクが常に30以上あるって、タスクの粒度がおかしいか、人員配置がやや狂っている可能性があると思う。もっとデキる人に仕事を振ってもらうか、増員をお願いするのがいい。

閑話休題。仕事を渡せる相手がいなくて、とりあえずなんとかしなくちゃいけないときには、テキストエディタでのタスク管理は代替案としていいと思う。ノートと違い量の制約がないため、タスクをどんどん追加できる。だから、小さなことから大きなことまで前よりもキチンと新規タスクを記録することができるようになった。(以前は、本当にちっこいタスクについては、ポストイットに殴り書きして、当日中に取り組むようにしていたので、どれくらいの頻度で頼まれるかということが追えていなかった。)

毎日、□のついた未完了のタスクを全部見直して、!のついた優先度の高いタスクから取り組んでいく。終わったら、□を■に変更して完了日を入力。今日取り組むことのできる優先度の高いタスクが終わったら、次はタスク追加日の古いものに取り組む。割り込みタスクが発生したら、リストに追加して取り組む。この繰り返し。

完了させたタスク量が記録されていくので、毎日こなせるタスク量が視覚的にもわかりやすい。特別と思っていたタスクが意外に発生頻度が高いと気がついたり。。。BuJoの場合は、タスクをこなすことが一番でそれ以上の活用があまりできていなかったけど、過去のデータが見やすくなったことで、気づきが多くなった。

今後の課題

スケジュールとの連携が今のところの課題。Outlookカレンダーなどアプリを使ったりもしているけど、基本的には手書きの方が好き。いつでも起動できるし、視覚的にも簡単に工夫ができるから。タスク量からして手書きのBuJoには戻れないので、タスクの追加や振り返りの手順の中での解決策を検討する必要があるのではないかと考えている。(1ヶ月のキースケジュールをテキストエディットの一番上に入力する?)


  1. 毎日繰り返すルーティンタスクはリストに載せない、もしくはルーティンリストにまとめておく。 ↩︎
  2. 例えば、1つのレポートを完成させるのに、各拠点データを集計しなくてはいけない場合、「○○レポートの提出」というタスクではなく、「○○レポート用データの集計」「○○レポートのドラフトレビュー依頼」「○○レポート提出」くらいに分けておく。アプリなどでは、サブタスクとして登録できるものも、全部バラす。 ↩︎

押しつぶされるような感覚

出張に行ったり、反対に出張者対応したりと通常業務と違うことをしているとすぐにパニックに陥ってくる。適応スキルが欠如しているのだと思う。軽々乗り越えられる人もいるのだろうけれど、私はできない。できないことをできないと伝えて、周りの人に心の準備をしてもらうことも社会人として必要なことだろうと、「真面目にタスクが多すぎて対応できない」と意を決して言ってみたけど、「そう。だから人を早く雇いたいってことだね。雇おうよ。」返されとイマイチ伝わらなかった。

確かに、仕事量が多い→人を雇っ解決、なんだけど、その途中の→の部分で今現在もう死にそう。。。

私の仕事なんてミニミニの重要度の低いタスクが大量にあるだけで、大したスキルなんて要求されない。だからこそ、こんな報告はタダの一過性の弱音として軽く扱われるのだろう。私も彼らと同じ立場にいたら同じことを言う。だっていくらタスクを書き起こしてみても大したタスクに見えない。

ストレスになるのは、スイッチの切り替えの回数の多さだ。

電話で他の同僚から質問される。その対応をしている最中に上司から急ぎの仕事を頼まれる。そうこうしてると毎月のルーチン業務のリマインダーがポップアップされる。

この一週間で更にタスクリストは倍に膨れ上がり、もうリストを見るだけで吐き気がする。他人のリストの長さがもっと長かろうとそんな比較はもう関係ない。そういうスキルの高い人を代わりに雇ったら良いと思う。

テキストエディタでタスク管理:私の使い方(2017年10月)

アナログBuJoが崩壊して、テキストエディタで管理をすることを決めた私。次の課題は、Windows標準搭載のメモ帳アプリの保存方法だった。これまでも業務の引継ぎ用に簡単なメモを残しておく場合、メモ帳を使っていた。英語ならば問題ないのだけれど、日本語メモを単にキーボードショートカットで保存して後悔した経験は嫌となるほど。いい加減に学習しろ、と思うのだけれど、これまで保存の失敗をゼロにすることはできていない。
今回、テキストエディタでの管理を決めたのを機に、メモ帳もUTF-8で保存できるアプリを使うことにした。プログラマではないので、エディタの機能にあーだこーだというのは不要。とりあえず、保存が簡単で軽いことだけが条件。

調べたところ、私の希望はNotepad++ というアプリで十分満たされるようだった。日本語化されているのもあるらしかったのだけど、なぜか上手くダウンロードできなかったので本家のサイトからダウンロードして、日本語で使うときの設定方法というのを参考にして完了。

高機能エディタNotepad のインストールとプログラミングに役立つ設定

評判通り軽い!日本語メモの保存も私の希望通り。

運用ルールを決める|シンプルにシンプルにシンプルに

基本のルールは、↓にまとめてあるものを採用。

そして、ちょこっと↓のやり方も加える。

具体的な運用方法(1)日付を入力、行を変えてタスクリストを作る
(2)新規タスクに□を付ける
(3)優先度の高いタスクの場合には【!】を付ける
(4)タスク追加日を入力
(5)タスク完了日を入力(終わってなければ空けておく)
(6)タスク内容を簡潔に書く。

タスクが終了したら、(2)の□を■に変更して(5)に日付を入力。
(2)〜(6)はデータを入力→タブで移動。
気分に応じて行をソートし、重要な未完了タスクを見落とさないようにする。

----- Tue. 03 October 2017 -----
□  !  2017-09-29    月次レポートドラフト版作成
■    2017-09-28  2017-10-03  10月用為替レートアップデート

GTDでいつも躓くのは、優先順位の設定。A、B、Cといった定性的な分類方法が理解できない。だから、2列目の設定方法は単純。今日が期限のタスク、もしくは、期限は明日以降だけど完了させられなかったらクビになっちゃうかもしれないタスクにだけ【!】を入力。

翌朝、行をソートをし、□のついた行だけカット。前日のリスト上に日付を入力後、その下にペースト。下にどんどんこれまで完了させたタスクが残っていく。

タスク管理にBuJo要素を追加するなら、日付とタスクリストの間に行を挿入。(2)の列に○を付けてその日のイベント(○ ☓☓☓出張)を書いてみたり、+を付けてその日の振り返りを書いてみたりするのもあり。

ルールをシンプルにしてもまだ足りない!|PhraseExpressで入力を更に簡単に

テキストでのタスク管理は、すごくシンプルですぐにおぼえられる。だけど、面倒くさがりの私には【□】や【■】、【○】の変換や日付入力が億劫。この解決策はスニペット登録。PhraseExpressでこれらの登録をしておくと、敷居がぐっと下がる。

日付の設定方法

//1行目用:
----- {#DATETIME -F ddd. dd mmm yyyy} -----

//タスクリスト用:
{#DATETIME -F yyyy-mm-dd}

PhraseExpressは手放せないツールなので有料版を使用している。購入をするかどうか悩んだけれど、使用頻度や生産性を考えると後悔は全くない。

テキストエディタでタスク管理:私のアナログBuJoが破綻した日

これまでiPhoneアプリやスケジュール帳をいろいろ試して、Bullet Journal(BuJo)のやり方を少しアレンジしたアナログ管理で落ち着いていた。が、転職したらすぐに破綻。上司には呆れられるし、同僚たちからは無能と認定され(十中八九)て肩身の狭い思いをしながら、状況を改善してくるツールを探していた。

これまでに試してみたのは以下のようなアプリ。(試した順)

アプリ メリット デメリット
Outlook 仕事中は常時立ち上げている。繰り返しのタスクの作成可能。 タスクの作り方に慣れていない。(後で見るメールにフラグを立てたりしてタスクがごちゃごちゃ。)
Workflowy 階層を使ってタスクを整理できる。ブラウザ。 めちゃくちゃ細かいタスクリストを作りがち。
Todoist 繰り返しのタスクの設定やチェックリストのテンプレート化が可能。ブラウザ。iPhoneアプリも使いやすい。 終わったタスクを表示する方法が面倒くさい。取り消しが一瞬しかできない。
Planio これまでプロジェクト管理ツールを使ったことがなかったので挫折。ルーチンワークの多い事務職には合わない?

BuJoでの管理でどうして失敗したのかと改めて考えてみたら、BuJoシステム自体は悪くなかった。転職して、新しい業務が目白押しで、一つ一つの業務への理解が完全ではないためにBuJoだけだと破綻してしまったのだろう。つまり、新しい職場に慣れていない私は、タスクの粒度をもっと細かくしないといけなかったのだ。

ただ、細かくするとアナログBuJoは書くのが面倒ッ!

で、私が最終的に落ち着いたのがTodoist。タスクの繰り返し設定なんかはOutlookでもできたりするのだけれど、何が素晴らしいって、タスクをテンプレート化して何度も使いまわすことができるとこ。

TodoistとBuJoの組み合わせ例:私の場合

Todoistを使い倒している人からすると私の使い方は「Todoistの機能の1割も使っていない」、「魅力を全くわかっていない」などと指摘したくなるようなものでしょうが、私はTodoist信者ではなく、BuJo信者。基本はBuJoじゃないとしっくりこないので、こんな↓使い方をしている。

私の使い方

  1. 基本、タスクは成果物単位で作成し、BuJoシステムに沿って運用。
  2. 「レポート作成」のような粒度の粗いタスクは、Todoistで詳細タスクのテンプレートを作成しておく。(例:月次レポート作成→□データA提出依頼送信、□データA回収、□データB集計、などなど)
  3. 月次レポートなど繰り返しのタスクはTodoistでリマインダーを設定。
  4. Todoistにリマインドされたら、BuJoにタスクを記入し、該当するタスクテンプレートをTodoistに取り込む。
  5. 粒度の細かいタスクはTodoistで潰していき、全て完了したら、BuJoのタスクを消す。

Todoistに一本化できそうな感じもするが、Todoistでどうしても合わない部分がある。それは「完了タスクが見づらい」という点。良くも悪くも、TodoistはTodoをこなすツールなんでしょうね。

粒度の問題じゃない、単純にタスクが増えてきている

さて、つい最近まで、上記のようなTodoistとBuJoの組み合わせでなんとか落ち着いていたのだけれど、ここ2ヶ月で職場環境がガラリと変わり、BuJoが追いつかない事態になり頭を抱えている。

今回は、タスクの粒度ではなく、単純にタスクが増えている。チームから2人抜けて補充がされていないのだから、当たり前にタスクが増える。面倒なことはある程度自動化してみたり工夫はしているものの、毎日のようにタスクが増えているのだ。

私のメールの捌き方は、なんちゃってInbox Zero方式で、完了したり、誰かにボールを渡した案件は、別フォルダに移動。返信待ちのようなものも私の処理は一旦完了しているので受信箱からは一旦消えるわけなのだけれど、それでもここ数週間、毎週十数件ずつ未完了タスクが積もっていっている。(口頭での依頼を入れると・・・考えたくない。)

アナログなBuJoの欠点(ここが良いところでもあるのだけど)は、タスクが多いと書くのが面倒ッ!という1点。そして今は、毎週の写経時間がもったいない、と思うほどに時間がない。(実際にはこの写経によってタスクの抜け漏れを防止できたりしていたのだけれど。)

世の中の忙しい人達はどうやってタスクをさばいているのだろう?

「IT業界のあたりには超絶忙しい人達がいて、彼らは合理的な方法を非常に好む人種である」というなんとも勝手なイメージを持っている。多分、IT業界という異世界に住む人達は、私のこんな悩みを「なんてちっぽけな・・・」と一蹴してしまうに違いない。そう思って、そのあたりでややウケな管理方法を探してみることにした。
すぐに気がついたのは、彼らは私よりも数倍スマートで、知識が豊富で、私が到底使いこなせないようなものをいとも簡単に使いこなしている、ということ。やはり探す場所を間違えたのだろうか、と思っていたところ、探し当てました!

超シンプルなタスク管理をしている人たち。そしてBuJoな考え方に近いツール。

それは、テキストエディタを使ったタスク管理!

一番下の方法がシンプルで、シンプルな方法じゃないと続けられない私には合っていると思いつつも、その上の方法も捨てがたく、95%くらいtodo.txt方式のタスク管理を始めることに決定。
まだ始めてから数日しか経っていないので判断し難いけれど、BuJo的だし、それでいて並べ替えも簡単にできるというところが気に入っている。しばらく使ってみて、自分なりの使い方を確立できたら使い方をまとめてみたいと思う。