今更ながらに知るランチャーアプリの便利さ:KeypirinhaとAlfred

仕事でどうにかしないとと思いつつまだ手のつけられていないタスクのひとつにフォルダの整理がある。2年前、前任者から引き継いだフォルダの数々が、めちゃくちゃわかりにくい。暇を見つけてグルーピングしてきたものの半分も完了していない。データの整理ができればもっと業務効率も上がりそうだけれど、いつもいつも先送り。

頻繁に使用するフォルダは、PhraseExpressでフォルダパスを設定してファイルエクスプローラから移動していた。(ファイルエクスプローラを立ち上げずともキーストロークだけで目的のフォルダに移動することも可能。)

ショートカット
ファイルエクスプローラを立ち上げてフルパスを入力する

  1. ファイルエクスプローラを立ち上げ:【Win】+【E】
  2. アドレスバーにフォーカス:【Alt】+【D】
  3. PhraseExpressでスニペットを呼び出して【Enter】

 

ランチャーアプリを使えばもっとマウスから離れられる・・らしい

前置きが非常に長くなってしまったが、このようなキーボードショートカットでの操作を続けていくうちに「いかにマウスを使わずに目的の作業をこなすか」ということを考えるようになってきた。で、最初はせっせと【Win】キーなんかを利用してアプリを立ち上げたりしていたのだけれど、なんだか微妙。いや、マウスを使っていたときに比べると数段ラクなのだけれど、何だかモヤモヤ。そこで、ぐぐってみたところ・・・keypirinhaというアプリがいい働きをするらしい。

早速ダウンロードしてみたところまでは良かったのだけれど、設定は全部自分。

ホームページつらつらと書かれたドキュメントを読むのがめんどい!てか、頑張ってドキュメントを読んでみたところで、ランチャーアプリなんて実はそんなに便利ってほどでもなかったらどうしよう。。。

素人には少し敷居の高いKeypirinhaは本当に初歩の初歩の設定のみ行って、まずはランチャーアプリの便利さを知ることを優先させることにした。

Mac用ランチャーアプリ:Alfred

Keypirinhaについて情報を探していたときによく見かけたのが、AlfredというMac専用のランチャーアプリの記事。どうやら見た目が似ているらしく、WinからMac、もしくはその反対を検討中の人たちがよく代替アプリとして挙げているようだった。「きっと使い方が酷似しているんだろう」と軽く考えて、MacにAlfredをダウンロード。

AppStoreからもダウンロード可能。ただし、AppStoreにあるのは無償版でバージョンが古いものらしく、最新のものを使用するにはホームページからダウンロードする必要あり、です。

使い方解説サイト

Alfred使用者は多く、日本語のブログにも情報がありました。特に参考になったのは以下2つ。

バージョンアップで少しUIが変わっていたりするものの、情報の内容そのものはとても役に立つものばかり。

感想

まだ使いはじめて1ヶ月も経っていないし、プライベートでパソコンを触るのが毎日というわけでもないので感想を述べるのはまだ早すぎるのかもしれませんが、思った以上に便利。最初は、「また覚えなくちゃいけないことが増えんのか」「またキーストロークの設定を考えんのか」とやや面倒くさいという気持ちがあったのですが、とにかく「何かしたい」と思ったら、【Option(Alt)】+【Space】を押せば言い訳で、それがなんともまあラク。なんでもっと早く使い始めなかったんだろうとやや後悔。

設定してみたシンプルなWorkflow:英辞郎で検索

ブラウザを幾つか使っているので、デフォルト(Safari)のブラウザと別のブラウザを立ち上げて検索をかける、というWorkflowを作ってみたのだけれど地味に便利で気に入っている。
先に紹介したサイトを見た感じでは、以前は通常のWeb Searchの設定画面でカスタム設定できていたようだけど、今はWorkflowで設定しなくちゃいけないように思う。

設定方法英辞郎ProをChromeで開き、単語を検索する

  1. 【Workflows】アイコンをクリックする。
  2. 左側のペインの右下【Help】の右にある【+】をクリック。
  3. 【Templates】→【Web and URLs】→【Open custom URL in specified browser】の順で選択。
  4. 右のペインに表示された2つのブロックの左側をダブルクリック。
  5. キーワードなどを登録する。(私は”ep”(”Eijiro Pro”から)と登録)
  6. 今度は右側のブロックをダブルクリック。
  7. URLに【http://eowp.alc.co.jp/search?q={query}と入力、ブラウザをChromeに設定して【Save】をクリック。
  8. 左のペインに表示されているWorkflowの名前を変更して終了。

使い方も簡単。

使い方

  1. 【Option】+【Space】でAlfredを立ち上げる。
  2. 【E】+【P】+【Space】で検索したい語を入力。
  3. 【Return】

英辞郎は、英語からでも日本語からでも検索可能だから、設定はこれだけでOK。仕事でも英辞郎をよく使うから、これをKeypirinhaでも設定したらすごくラクそうだ。

Keypirinhaの設定をちょっとずつ調べてみておこう。

Advertisements

Workflowを使ったメールの返信

前にWorkflowDraftというiPhoneアプリを使って、ラクしてメールを作成する例を書いてみた。「せっかく持っているDraftをなんとか活用したい」と思って組み合わせた訳だけど、私が本当に解決したい問題は残念ながらDraftじゃできない。何かいい方法があるんじゃないかとDraftのサイトをチェックしたりしたのだけど見つけることができなかった。

次に私がラクをしたいことは、メールの返信。Draftを使うと新規メールを作成することは可能だけれど、返信の方法は今のところなさそうだ。確かに、ホテルやレストランの予約など新規メールを作成することもあるものの、もっとよくあるのは、メールでの問い合わせに対する返信。しかもこの返信が決まりきった文言で済む場合が多い。だから、返信をテンプレ化できればラクだと思うのだ。

メール返信Workflowの概要

今回作成するサンプルは、出張者の日程に合わせて、会社もしくはホテルの住所と空港からの道順を示したGoogle Mapsのリンクを貼る、というもの。

  1. メールを受信する:(Spark
  2. 返信アイコンをタップする
  3. Launch Center ProからWorkflowを開始させる
  4. 行き先を選ぶ(会社・ホテル)
  5. メール(Spark)に移動する
  6. クリップボードの内容を貼り付ける
  7. 送信アイコンをタップする

サンプルフローの設定方法

では、どのActionを使うのかを紹介。

Workflowサンプル

  1. Street Address
  2. 空港の住所を入力する。

  3. Set Variable
  4. 変数に格納する。(Airport)

  5. List
  6. 選択肢のリストを作成する。(会社やホテル名)

  7. Choose from List
  8. Prompt:行き先は?

  9. If
  10. 選択肢の分だけIfを重ねる。

  11. Text
  12. 選択肢の住所を入力する。

  13. Set Variable
  14. 変数に格納する。全て同じ変数名でOK。(Destination)

  15. URL
  16. Google Mapsで空港から目的地までの道順を表示させる。

    https://maps.google.com/maps?saddr=Airport&daddr=Destination&directionmode=driving
    • saddr
    • 出発地のアドレス

    • daddr
    • 行き先のアドレス

    • directionsmode
    • 移動方法(車:driving、徒歩:walking、自転車:bicycling、乗り換え(公共交通機関):transit)

  17. Set Variable
  18. 変数に格納する。(MapLink)

  19. Text
  20. メールテンプレ。マークダウンで入力。

    **空港からの移動**
    空港から目的地(Destination [map](MapLink))まではタクシーをご利用ください。所要時間は約○分、料金は約○円です。(現金・カード払可)
  21. Make Rich Text from Markdown
  22. Copy to Clipboard
  23. クリップボードにテンプレの内容を貼り付ける。

  24. URL
  25. Sparkを立ち上げる。

    readdle-spark://
  26. Open URLs

URLスキームで他のアプリを立ち上げる

DraftのようにすでにWorkflowにActionが登録されているアプリならいいけれど、登録されていないアプリを立ち上げたいときには、URLスキームというのを使う。普段、iPhoneでメールを見るときにはSparkを使っているので、今回はSparkを立ち上げる方法を記載した。URLスキームを使用してもっと複雑な動きを実現することも可能らしい。開くだけなら【://】で終わらせるだけでいい。
URLスキームについては、Draftを活用させるためにもっと勉強したい。

ちなみに、Google Mapsの場合は、【gomgooglemaps:】を使う。今回、Google MapsのURLスキームを使っていないのは、返信相手がGoogle Mapsアプリを入れているか分からないし、スマホやタブレットでメールを見るとは限らないから。普通のURLのリンクであれば、PCでもスマホでも、デフォルトのブラウザで立ち上げて表示する。

メーラーは純正以外の使い勝手がいい:Spark

業務用携帯であれば純正メーラーでもいいかな、とずっとデフォルトのメールアプリを使っていたが、メールの量が急に増加したのを機に変更した。PCで利用しているOutlookではなくSparkにしたのは、後から読む設定をしたり、ピンをつけたり、スケジュールに設定(アラーム付き)するのがラクだったのと、無料だったから。でもMacでは、SparkではなくAir Mailを使っている。最近、メールの配信設定もできるようになったのが嬉しい。

PhraseExpress、Workflow & Draftsでメールを送る

帰宅後は業務用携帯やメールは使いたくも見たくもない。だから充電したり、カバンの奥底に眠らせたりしておく、極力。でも、時々、ちゃちゃっとメールを送信した方がいい場合がある。私の場合そういうのは、予約関連。正確には私の担当ではなかったのだけど、スタッフがいない今は私の重要な業務の一つ。
契約してるホテルだったり、よく利用するレストランの予約はテンプレートにしている。こういうのはもうネット予約で可能な気がするのだけれど、契約している値段だなんだかんだで少なくともうちの会社の場合は未だにメールで依頼することになっている。

PhraseExpressを使ったホテル予約のテンプレート例

プライベートではMacを使っているので、わかりやすいスクリーンショットなどはありません。

就業時間中に予約手配をするときは、PhraseExpressを利用してラクをしている。後述する内容を必要な分だけ登録しておいて、誰かから予約を頼まれたら、新規メール作成で宛先に、登録したキーを打ち込んで、ちょちょっといじって終了。

メールの設定をどのようにしているかでやや異なるので注意。ちなみに、私のメールは以下のような設定。

  • 宛先
  • CC
  • BCC
  • 件名
  • 本文

では、PhraseExpressの登録例・・・

Tanto-san@xxxhotel.com{#tab}reservation@xxxhotel.com {#tab -count 2} 【会社名】予約依頼({#CALENDAR -head Select check-in date -F mm/dd -MANUAL}{#CALENDAR -head Select check-out date -F mm/dd -MANUAL}){#tab}○○様
いつもお世話になっております。△△会社の☓☓です。

標記、下記のとおりご手配いただけませんでしょうか。

宿泊者名:{#cursor}
チェックイン:{#CALENDAR -head Select check-in date -F mm/dd -MANUAL}
チェックアウト:{#CALENDAR -head Select check-out date -F mm/dd -MANUAL}
部屋の種類:クラッシックビジネススペリア

どうぞよろしくお願いいたします。

☓☓

こういうのをメールアドレスや担当者名、部屋の名前を変えて、契約しているホテルの数だけテンプレートを作成し、ホテルの略称で登録。チェックインとチェックアウトの日付を1回だけ選択もしくは打ち込んだら、件名だけでなく本文にも自動的に反映される仕組み。(私が実際に使っているテンプレは英語なので、本文の日付には曜日名も入れたりして勘違いによるミスがないようにしている。)

同僚などからメールで予約手配の依頼を受けた場合には、事前に宿泊者名を【Ctrl】+【C】でコピー(複数名の場合はこれを繰り返す)。新規メールを開いて、テンプレートを打ち込んだら、宿泊者名のところにカーソルが移動するので、【Ctrl】+【Alt】+【V】を押下。クリップボードキャッシュが表示されたら、適当なものを選んで確定。(クリップボードキャッシュの設定は、Settings » Features » Clipboard Cacheで行う。)
この他にも{#mail}{#settemp}なんかを使うともっと簡単なのかもしれないけど、現状、問題なく動いているのと十分簡単に作業が完了しちゃうので改良はしていない。。。(他の業務が軽くなったら考えることにしよう。)

携帯でも同じことをしたい!(Workflow+Drafts+Launch Center)

さて、今度は携帯の話。確かにPhraseExpressは便利だけど、PCが必要(iPhoneアプリも出ているが、PC版ほどの感動までに達していない)。

じゃあ外出中や、帰宅後に依頼が届いた場合は?

もちろん、翌日や翌週までに何もしない、というのは選択肢。でも、出張や会食まで日がなかったり、ホテルやレストランの予約が取りづらい時期には、どれだけ早く対応できるかが大事。ということで、携帯でも同様のことを同じくらい簡単にできないか、と考えて私がたどり着いた答え。(2017年10月時点)

WorkflowDraftsLaunch Centerの組み合わせ。

はっきり言って、Workflowだけでも可能なのだけど、条件分岐の設定が面倒くさいのと全く使ってなかったDrafts 4をなんとか使いたくて無理やり仲間に入れている。それにしても以前は有料だったWorkflowが無料とは・・・。何だか悔しい。
PhraseExpressのPCでの設定と比較すると、嫌になるほど面倒くさい。ただ、携帯操作が驚くほどノロマな私にとっては、この設定を一度行ったことで浮いた時間はとてつもない!

大まかな仕組み

他のエントリーでも書いたように、超ド素人な私は全てがボタンひとつで完了してしまうような完璧なプログラムは書けない。だから、どこは諦めるのか、という部分を最初に決めることにしている。
予約依頼メールの場合は、Workflowで件名と本文を作って、Draftsのメール機能で送信する。アプリの設定が完了したら、Launch Centerに登録して、Launch Centerから起動

Workflowの設定

ホテルの場合は、条件分岐を多めに設定したこともあって面倒くさいので、レストランの設定で説明する。予約で必要な項目は以下のものくらいではないですか?

  • 予約名
  • 日時
  • 人数

で、この内、予約名は会社名でも事足りるように思うのでこれは無視。稀にあるグループ会社の人から頼まれた予約だった場合には最後に修正すればいい。頻度から考えても、わざわざ場合分けをしておくことの意味が見いだせない。
ということで、Workflowで設定するのは、日時と人数のみ。
私の場合、この予約も英語で行っているので曜日の設定も問題ないのだけれど、日本語の場合の設定方法がよくわからない。ということで、日付は曜日ナシです。(それ以前に、日本では電話予約やウェブが主流のようなので、こんなものは必要なさそうですね。。。)

Workflowの設定方法【例】

  1. 【Ask for Input】
    • Question: 予約日は?
    • Default Answer:(そのまま)
    • Input Type: Date
    • Granularity: Date
  2. 【Format Date】
    • Date Format: Custom
    • Format String: M月d日
  3. 【Set Variable】
    • Variable: BookingDate
  4. 【Ask for Input】
    • Question: 予約時間は?
    • Default Answer:(そのまま)
    • Input Type: Date
    • Granularity: Time
  5. 【Format Date】
    • Date Format: None
    • Time Format: Short
  6. 【Set Variable】
    • Variable: BookingTime
  7. 【Ask for Input】
    • Question: 人数は?
    • Default Answer:(そのまま)
    • Input Type: Number
  8. 【Set Variable】
    • Variable: Nr
  9. 【Text】
    *[]で括ったものはVariable。キーボードの上に表示されるのでそこから選ぶ。
    【予約依頼】○○会社([BookingDate]
    ご担当者さまいつもお世話になっております。○○会社の☓☓です。
    標記、以下のとおり予約させていただきたいのですが可能でしょうか。

    • 予約名: ○○会社
    • 日時: [BookingDate][BookingTime]
    • 人数: [Nr]

    以上、どうぞよろしくお願いいたします。

    ☓☓
    (署名)

  10. 【Add to Draft】
    • Mode: Create
    • Edit in Drafts: On
    • Run Action: Off

以上を設定して、上部の【▶】をクリックすると、設定9の内容がDraftsに作成される。

Draftsの設定

前述のWorkflowの設定だが、ホテル予約のWorkflowではホテルによって部屋名が変わってくるので、条件分岐を設定してる。レストラン予約も条件分岐を設定して、レストランによってメールの宛先をかえるという選択肢もあるのだけれど、携帯画面でIF>IF>IFと繰り返してその中でいろんな設定をしていると、わけが分からなくなる瞬間があるわけで、そういうのもうんざりだったので、Draftsに逃げました。
Draftsのメール送信の仕組みはシンプルで、1行目が件名、残りを本文としたり、ちょっとカスタマイズすることが可能。
ボスが商談用に使うレストランはそんなに多くないのと、利用回数が増えるに従ってレストランスタッフとの関係性も出来上がって、店によってはスペシャルディスカウントをくれたりするところもある。ということで、店によっては、「ご担当者さま」などという出だしではなく、「○○さん」的な馴れ馴れしい(?)書き出しをしたかったり、最後に「いつもコーポレートディスカウントを適用してくださりありがとうございます」というようにさり気なく(はない)「当日はディスカウントお願いね」というようなお願いを最後に付け足すのを、DraftsのEmail機能で設定しちゃう。

Draftの設定方法【例】

  1. 【Basic】タブの【Email】を複製
    • 左から右にスワイプすると、アイコンが3つ表示されるので、まずは真ん中をクリック。
      IMG_0373 4
  2. 複製したアクションを編集
    • 手順1.と同じようにスワイプして、今度は左の鉛筆のアイコンをクリック。
    • 最低限、後から迷うことのないよう名前くらいは変更しておく。(アイコン設定も変更可)
  3. 【Step】の【1 Step: Email】を選択
  4. 次の画面で【Email】を選択
  5. 【Fields】の宛先や、CCを設定
  6. Workflowで作成した標準のメールテンプレートで事足りる相手先の場合はこれで設定完了。
  7. 最初の出だしを変えたい場合は、【Body】部分を以下のように変更
    • ○○さん(←担当者の名前をベタ打ち)
    • [[line|3..]](メールテンプレートの3行目以降が貼り付けられる)

Draftsの設定の仕方は、本家のページが参考になります。

Templates and Tags

私が現時点で登録しているのは、ホテル3、レストラン5。それほど多くもないので、ホテルとレストランを合わせて【Booking】というタブを作成して整理。

drafts_action_lists-booking

ちなみに、一番下の【Run: Airport to Hotel】というのは、メール送信とは反対の流れで、このアクションをクリックすると、Workflowが動く。(リストからホテル名もしくは会社を選ぶと、空港から目的地までどのようにタクシーに指示すればいいのか、所要時間、おおよその料金などインストラクションが作成され、クリップボードに貼り付けられる仕組み。→出張者やお客さんのメールにそれを貼り付ける。)

Launch Center?

Workflowはホームスクリーンにアイコンを設置したり、Widgetsに追加したりする方法がある。Widgetsでも十分。
一番オススメしないのは、Workflowから起動させること。いちいち【▶】をクリックする必要がある。
私の場合、リストから選択したりするWorkflowも作ったりしているので、Widgetsに置くよりよりLaunch Centerの方が好き。これは個人の好みの問題だと思う。Widgetsで表示されるリストの大きさでも全く問題ないと言う人であれば、わざわざ有料のアプリなんて購入しない方がいい。

Launch Centerを使い込んで、より便利さがわかってから、オススメしたい。今のところは、持っているなら設定しておくといい、程度だ。
持っていない人には、よく使うWorkflowをWidgetsに設定しておくことをオススメする。

テンプレートを使う意味

長々と書いて自分のモノグサ加減は相当だと思う反面、面倒くさいと文句を言う割に、更に面倒なことを考えたり実際に実行に移したりしてるんじゃないだろうかとも感じたり。
一方、少なくともこの2ヶ月で私が対応したホテルの予約件数は50件くらい。そしてレストランの予約件数もそれなりにある。そういうことを考えると、最初の設定で10〜15分かかっていたとしても、2ヶ月というスパンで見たときには時短になっているだろう。
忙しいときは、気をつけているつもりでも、抜け漏れが生じてしまうことがよくある私。それもあって、チェックリストじゃないけれど、テンプレートを準備しておくことを心がけている。同僚からは、なんて面倒なヤツなんだ、と思われているだろうなと思いながらもやめられない。。。(←テンプレとか引継書的なものを常日頃から作っておこうよ、と言いまくってる人)

テキストエディタでタスク管理:私の使い方(2017年10月)

アナログBuJoが崩壊して、テキストエディタで管理をすることを決めた私。次の課題は、Windows標準搭載のメモ帳アプリの保存方法だった。これまでも業務の引継ぎ用に簡単なメモを残しておく場合、メモ帳を使っていた。英語ならば問題ないのだけれど、日本語メモを単にキーボードショートカットで保存して後悔した経験は嫌となるほど。いい加減に学習しろ、と思うのだけれど、これまで保存の失敗をゼロにすることはできていない。
今回、テキストエディタでの管理を決めたのを機に、メモ帳もUTF-8で保存できるアプリを使うことにした。プログラマではないので、エディタの機能にあーだこーだというのは不要。とりあえず、保存が簡単で軽いことだけが条件。

調べたところ、私の希望はNotepad++ というアプリで十分満たされるようだった。日本語化されているのもあるらしかったのだけど、なぜか上手くダウンロードできなかったので本家のサイトからダウンロードして、日本語で使うときの設定方法というのを参考にして完了。

高機能エディタNotepad のインストールとプログラミングに役立つ設定

評判通り軽い!日本語メモの保存も私の希望通り。

運用ルールを決める|シンプルにシンプルにシンプルに

基本のルールは、↓にまとめてあるものを採用。

そして、ちょこっと↓のやり方も加える。

具体的な運用方法(1)日付を入力、行を変えてタスクリストを作る
(2)新規タスクに□を付ける
(3)優先度の高いタスクの場合には【!】を付ける
(4)タスク追加日を入力
(5)タスク完了日を入力(終わってなければ空けておく)
(6)タスク内容を簡潔に書く。

タスクが終了したら、(2)の□を■に変更して(5)に日付を入力。
(2)〜(6)はデータを入力→タブで移動。
気分に応じて行をソートし、重要な未完了タスクを見落とさないようにする。

【例】----- Tue. 03 October 2017 -----
□ ! 2017-09-29 月次レポートドラフト版作成
■ 2017-09-28 2017-10-03 10月用為替レートアップデート

GTDでいつも躓くのは、優先順位の設定。A、B、Cといった定性的な分類方法が理解できない。だから、2列目の設定方法は単純。今日が期限のタスク、もしくは、期限は明日以降だけど完了させられなかったらクビになっちゃうかもしれないタスクにだけ【!】を入力。

翌朝、行をソートをし、□のついた行だけカット。前日のリスト上に日付を入力後、その下にペースト。下にどんどんこれまで完了させたタスクが残っていく。

タスク管理にBuJo要素を追加するなら、日付とタスクリストの間に行を挿入。(2)の列に○を付けてその日のイベント(○ ☓☓☓出張)を書いてみたり、+を付けてその日の振り返りを書いてみたりするのもあり。

ルールをシンプルにしてもまだ足りない!|PhraseExpressで入力を更に簡単に

テキストでのタスク管理は、すごくシンプルですぐにおぼえられる。だけど、面倒くさがりの私には【□】や【■】、【○】の変換や日付入力が億劫。この解決策はスニペット登録。PhraseExpressでこれらの登録をしておくと、敷居がぐっと下がる。

日付の設定方法

1行目用:----- {#DATETIME -F ddd. dd mmm yyyy} -----
タスクリスト用:{#DATETIME -F yyyy-mm-dd}

PhraseExpressは手放せないツールなので有料版を使用している。購入をするかどうか悩んだけれど、使用頻度や生産性を考えると後悔は全くない。

テキストエディタでタスク管理:私のアナログBuJoが破綻した日

これまでiPhoneアプリやスケジュール帳をいろいろ試して、Bullet Journal(BuJo)のやり方を少しアレンジしたアナログ管理で落ち着いていた。が、転職したらすぐに破綻。上司には呆れられるし、同僚たちからは無能と認定され(十中八九)て肩身の狭い思いをしながら、状況を改善してくるツールを探していた。

これまでに試してみたのは以下のようなアプリ。(試した順)

アプリ メリット デメリット
Outlook 仕事中は常時立ち上げている。繰り返しのタスクの作成可能。 タスクの作り方に慣れていない。(後で見るメールにフラグを立てたりしてタスクがごちゃごちゃ。)
Workflowy 階層を使ってタスクを整理できる。ブラウザ。 めちゃくちゃ細かいタスクリストを作りがち。
Todoist 繰り返しのタスクの設定やチェックリストのテンプレート化が可能。ブラウザ。iPhoneアプリも使いやすい。 終わったタスクを表示する方法が面倒くさい。取り消しが一瞬しかできない。
Planio これまでプロジェクト管理ツールを使ったことがなかったので挫折。ルーチンワークの多い事務職には合わない?

BuJoでの管理でどうして失敗したのかと改めて考えてみたら、BuJoシステム自体は悪くなかった。転職して、新しい業務が目白押しで、一つ一つの業務への理解が完全ではないためにBuJoだけだと破綻してしまったのだろう。つまり、新しい職場に慣れていない私は、タスクの粒度をもっと細かくしないといけなかったのだ。

ただ、細かくするとアナログBuJoは書くのが面倒ッ!

で、私が最終的に落ち着いたのがTodoist。タスクの繰り返し設定なんかはOutlookでもできたりするのだけれど、何が素晴らしいって、タスクをテンプレート化して何度も使いまわすことができるとこ。

 

TodoistとBuJoの組み合わせ例:私の場合

Todoistを使い倒している人からすると私の使い方は「Todoistの機能の1割も使っていない」、「魅力を全くわかっていない」などと指摘したくなるようなものでしょうが、私はTodoist信者ではなく、BuJo信者。基本はBuJoじゃないとしっくりこないので、こんな↓使い方をしている。

私の使い方

  1. 基本、タスクは成果物単位で作成し、BuJoシステムに沿って運用。
  2. 「レポート作成」のような粒度の粗いタスクは、Todoistで詳細タスクのテンプレートを作成しておく。(例:月次レポート作成→□データA提出依頼送信、□データA回収、□データB集計、などなど)
  3. 月次レポートなど繰り返しのタスクはTodoistでリマインダーを設定。
  4. Todoistにリマインドされたら、BuJoにタスクを記入し、該当するタスクテンプレートをTodoistに取り込む。
  5. 粒度の細かいタスクはTodoistで潰していき、全て完了したら、BuJoのタスクを消す。

Todoistに一本化できそうな感じもするが、Todoistでどうしても合わない部分がある。それは「完了タスクが見づらい」という点。良くも悪くも、TodoistはTodoをこなすツールなんでしょうね。

 

粒度の問題じゃない、単純にタスクが増えてきている

さて、つい最近まで、上記のようなTodoistとBuJoの組み合わせでなんとか落ち着いていたのだけれど、ここ2ヶ月で職場環境がガラリと変わり、BuJoが追いつかない事態になり頭を抱えている。

今回は、タスクの粒度ではなく、単純にタスクが増えている。チームから2人抜けて補充がされていないのだから、当たり前にタスクが増える。面倒なことはある程度自動化してみたり工夫はしているものの、毎日のようにタスクが増えているのだ。

私のメールの捌き方は、なんちゃってInbox Zero方式で、完了したり、誰かにボールを渡した案件は、別フォルダに移動。返信待ちのようなものも私の処理は一旦完了しているので受信箱からは一旦消えるわけなのだけれど、それでもここ数週間、毎週十数件ずつ未完了タスクが積もっていっている。(口頭での依頼を入れると・・・考えたくない。)

アナログなBuJoの欠点(ここが良いところでもあるのだけど)は、タスクが多いと書くのが面倒ッ!という1点。そして今は、毎週の写経時間がもったいない、と思うほどに時間がない。(実際にはこの写経によってタスクの抜け漏れを防止できたりしていたのだけれど。)

 

世の中の忙しい人達はどうやってタスクをさばいているのだろう?

「IT業界のあたりには超絶忙しい人達がいて、彼らは合理的な方法を非常に好む人種である」というなんとも勝手なイメージを持っている。多分、IT業界という異世界に住む人達は、私のこんな悩みを「なんてちっぽけな・・・」と一蹴してしまうに違いない。そう思って、そのあたりでややウケな管理方法を探してみることにした。
すぐに気がついたのは、彼らは私よりも数倍スマートで、知識が豊富で、私が到底使いこなせないようなものをいとも簡単に使いこなしている、ということ。やはり探す場所を間違えたのだろうか、と思っていたところ、探し当てました!

超シンプルなタスク管理をしている人たち。そしてBuJoな考え方に近いツール。

それは、テキストエディタを使ったタスク管理!

一番下の方法がシンプルで、シンプルな方法じゃないと続けられない私には合っていると思いつつも、その上の方法も捨てがたく、95%くらいtodo.txt方式のタスク管理を始めることに決定。
まだ始めてから数日しか経っていないので判断し難いけれど、BuJo的だし、それでいて並べ替えも簡単にできるというところが気に入っている。しばらく使ってみて、自分なりの使い方を確立できたら使い方をまとめてみたいと思う。

少しでもラクをする仕組みを作っておく

繰り返し発生する業務は出来る範囲で自動化するようにしている。

自動化するためには、まずタスクの処理方法を整理。プログラムを書けるかどうかは気にしない。自分の作業順に書き出してから、冷静に見てみると意外にヘンテコな手順を踏んでいることに気づいたり、いらない手順が見えてくる。
次に、自動化出来そうな部分と、手作業で手を打つ部分に区別する。毎月発生するエクセルのタスクは同じ様な作業が多いので、以前に作ったコードを再利用
で、最後に前までは出来なかったことで、今なら出来そうなことを追加しておしまい。この時、再利用のコードの見直しもしておく。

ボタンをポチッと押したら全自動で、というわけではないので、手順メモを作成しておくことが重要。(最初に手順を書き出したメモの再利用。)

同じことを繰り返していると作業自体早く出来る様になってくるけど、急にタスク量が増えて余裕がなくなってくるとミスが発生しやすくなるし、こんなちょっとした仕組みが役に立つ。
ここ数週間、突然のタスクにテンパりつつも何とかやり遂げられたのには、これまでコツコツ作ってきた仕組みがあったからかもしれない。

エラーメッセージで数時間

世の中にはこんなしょうもないことに時間をかけなくちゃいけないのか、とガックリくるようなタスクがいっぱいあるのだと、今の会社に移って嫌というほど思い知った。

例えばどのようなタスクか。

バカバカしいことこの上ないが、エクセルの行の高さを調整する、というもの。

フォーマット作成者、レポート作成者が、もう少し想像力を働かせたらこんな業務は発生しないはずだ!

行を選択してダブルクリックすれば自動調整出来る、と思うかもしれないが、それはセルの結合がない場合のみ有効な方法。敢えてセルを結合させている理由が全く分からないフォーマットというのが私をイラつかせるが、勿論、指摘をするなんて大それたことはしない。せめてレポート作成者が気を利かせて、提出前に体裁を整えてくれるなら。。。

更に面倒なのは、取りまとめ担当が提出順にランダムに報告シートをまとめるとこ。

上司からのリクエストは、「全拠点のレポート最終版ファイルが届いたら、プリントアウトしてちょ」というものだけど、額面どおりに受け取っちゃー、次の瞬間、溜め息を聞くことになる。細かいのだ。

ということで、報告書ファイルが届いたらすべきことは、

1) シートを毎回同じ順に並べかえる

2) 行の高さを調整する

3) ヘッダー・フッターを設定する

4) 印刷範囲を設定する

の4つ。

そもそも私の作業スピードの遅さもあるが、手作業だと1時間以上かかって、軽くめまいをおぼえた。行の高さ調整ってそれほど面倒。

ということで、マクロを作成。

最後に目視で確認はする必要アリのやや中途半端なものだけど、それでも10分程度で仕上がるからこれ以上は作り込まなくていいかなと。

そこそこ満足なマクロだけど、当初想定していなかった問題も出てきたりすることがある。

例えば、報告者が行の高さの上限を無視したとんでもなく大量の文字を打ち込んでいたり。

→そういう場合には、フォントサイズを小さくするようメッセージを表示。

しかし、今日のエラーは原因が全く分からず数時間。もう手作業の方が早い。

原因

シート名の最後にスペースが入っているものがいくつかあったため。

間に取りまとめ担当が入るとやや面倒なんじゃないかと思い始めている。「お忙しそうですから手伝いましょうか」と言えたらどれほどいいだろう。。。

Acrobatで会議資料まとめ

事務っていうのは、誰かから「手伝って」と言われたら基本的に断れない。面倒くさい仕事はだいたい事務が対応させられる。だけど、繰り返し作業とかつまらない仕事は好きなので、わたしには合っていると思う。
さて、今日は明日・明後日の会議の資料の仕上げに休日出勤した。資料の提出期限は先週の木曜で、金曜日に出来上がっているはずだったものが、金曜日の終業時間直前に届いたために後ろ倒しになったもの。

タスクの内容は、

  1. 各事務所から集めた会議用の資料をアジェンダに合わせて分割し、
  2. 各章ごとに仕切りを挿入して
  3. まとめて、
  4. 表紙と目次を作って、
  5. プリントアウトする

というもの。

フォーマットは決まっていなかったらしく、届いたファイルはパワポだったり、ワードだったり、PDFだったり。なので、一番簡単であろうPDF(A4縦)で統一することにした。

  1. まずは、パワポ資料を全部PDFに変換。(2アップ)
  2. パワポで提出してきた事務所はテーマ毎にファイルを分割しておらず、担当するプレゼントピックのすべてをひとつのファイルにしていたので、テーマ毎にファイルを分割。(反対に、同じトピックを複数ファイルで送ってきていた場合には統合。)
  3. アジェンダに合わせて、ファイル名の頭に「01_」とナンバリング。
  4. ワードファイルもPDFに変換し、同様にファイル名の頭にナンバリング。
  5. セッションごとに仕切りを作成し、PDFに変換。
  6. 上記の 3. から 5. のファイルを全て選択し、PDFを結合。
    https://helpx.adobe.com/jp/acrobat/kb/4567.html
  7. 仕切りを適切な位置に移動。必要に応じてブランクページを挿入する。
  8. フッター(中央)にページ番号を挿入。
    https://helpx.adobe.com/jp/acrobat/kb/cq07231552.html のB)
  9. 2日間にわたる会議なので、Day 1とDay2とヘッダーに入れる。この時、奇数ページは右上に、偶数ページは左上に表示されるようにする。
    https://helpx.adobe.com/jp/acrobat/kb/cq07231552.html のE)
  10. ワードで表紙と目次を作成し、PDFに変換。8.に挿入する。(表紙はページ番号不要。目次のページ番号はローマ数字小文字(i, ii, etc.)で付ける。)
  11. 仕切りページなど、ページ番号がない方がいいページのページ番号を削除。
  12. 最後にしおりを作成し、イニシャルビューを設定して完成。
    https://helpx.adobe.com/jp/acrobat/kb/cq06151533.html

ちなみに、しおりのショートカットは、【Ctrl + B】、イニシャルビュー設定のショートカットは【Ctrl + D】

資料のファイル形式が統一されて入ればもっと楽なのだろうけど、こっちでコントロールできない場合の対応方法としては、PDFで対応するのも一案。
さて、こうやってまとめた資料は、まさかの120ページ超え。本当に2日間(半日✕2)のスケジュールにおさまるんだろうか。

着実なV字回復

絶賛リバウンド中。

ということで、ダイエットに取り組んでみようとおもふ。目標体重を決めるやり方だと夏休みの宿題如く、最後で何とか帳尻あわせを試みて失敗っていうことになるのが見えている。そこで今回は毎日の目標歩数を設定して、長期プラン着実に。

まずは8,000歩/日から!

わたしの主食は小豆玄米ごはん。

週末にごはんを炊いて、冷凍保存。小豆を戻して、玄米を浸水させる。これだけでも時間がかかるけど、普通の鍋で炊く。慣れてしまえばどうってことない。炊飯器のスペース不要だし、一人暮らしでどうせ作り置きするわけだから、これで十分。毎朝、冷凍庫から一膳分を取り出してチンして食べる。

玄米を食べるようになってから半年くらい経つけれど、健康になったかは分からない。3ヶ月前からは、押し麦も追加。昆布出汁で炊いている。便秘は著しく改善。でも、健康になったかは分からない。

最近のレシピ

  • 玄米(1合半)
  • 小豆(1合弱)
  • 昆布と鰹節と塩
  • 押し麦(1合)

玄米を研ぐ。小豆を洗う。
玄米を浸水させる。小豆を浸水させる。水に昆布と鰹節と塩を入れる。
一晩(10時間以上)置く。
鍋に玄米・小豆・押し麦・昆布出汁を入れる。
沸騰するまで強火。
沸騰したら弱火にして15〜20分。
火を止めて15分ほど蒸らす。

昆布出汁の量:
一晩置いた玄米と小豆を再度カップで測り直し、同量の出汁
押し麦は2倍の量の出汁

玄米の量は意外に少ない。豆が多い。これに納豆をかけたり、ひよこ豆のカレーをかけて食べる。もう主食は玄米というより豆かもしれない。

そんな我が家に炊飯器がやってきたのは10日前。ニューヨークに帰るという中国人から中国製の炊飯器【米家(Mi IH Pressure Rice)】を譲り受けたのだった。イマドキの携帯アプリで制御するという代物なのだけど、中国国外でのアプリの挙動は微妙。ということで、普通に開始ボタンを押して使っている。それでも火加減を見なくていい分、楽だ。家族がいたら絶対必需品だなと思う。白米だったら、浸水しなくても良いっぽいし。毎日炊くなら、炊飯器。

白米の炊き方は土井善晴先生の動画がわかりやすい。