サポートセンターとのやり取りがツライ

サポートセンターのサービスに対する苦情は主観的なものでしかないとは思いつつも、やはりこのイラつきを担当者のせいにしたくてたまらない。

小さな事務所のためIT担当がいない私の会社では、Office 365とかの問い合わせが私のところにやってくる。もちろん私も専門家ではないので、IT周りの外部委託先に聞くのだけれど、Office 365に変わった途端、「こっちもノウハウがないから自分でサポートセンターに問い合わせて」と言われる始末。この時点で「?」なのだけれど、そこで喧嘩しても誰の得にもならない。おとなしくマイクロソフトに連絡。

誰がインド人はITに強いと決めたんだろう。インド人にあたったら大抵が外れだ。テキトーな解決策を提示されて後始末が大変。

今日は、連絡先登録の不具合で問い合わせ。ユーザー情報の現状の確認もせずに削除しろと命令され、削除してから、再登録。いや、知ってたよ、ワーストケースシナリオとして最後にとっておいた方法だから、それ。。。

明日、営業チームに頭を下げて、情報の確認をお願いするの私なんだけどな。。。最悪だ。

以前は、こっちが他拠点からの情報を基に、事細かに「こういう方法で解決してほしい」と依頼しているにも関わらず、ガン無視された挙句に、かすりもしない超基本情報のリンクを渡されて、絶句。もう話す気が失せて、「解決した」と嘘ついてクローズさせた。解決出来ないのにいろいろ付き合わされるのほど時間の無駄はない。それくらいだったら、まだマシな担当者に当たるまでチケットをあげ続ける方が早いとすら思える。恐ろしい。

サポートに連絡を開始してから2ヶ月経っているのに解決しないというのは本当にストレスフル。

中にはすぐに解決してくれる担当者もいる。プレミアサービス(?)を契約している他拠点へ出張したときにテレビ会議システム使って同席させてもらったのだけれど、30分もしないうちに解決。それを見てるだけに毎回数時間も振り回されるのがツライ。「できる担当者が『これは○○で対応するしかないんですよ』と言ってたんだって!」というやり取り何度繰り返せばこっちの要求を聞いてくれるんだろう。。。

相手もこんなド素人だから余計に時間がかかるのだろうか。こんな時代だしIT担当を採用してほしい。

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マクロを作ってアドイン登録

毎月のルーティン作業で一番嫌いなのが、ある拠点に提出するエクセルファイルの更新作業。複数あるのだけれど、いずれも不必要にセル(列)の結合がされている。エクセル方眼までいかないまでも、非常に迷惑。エクセル方眼はまだ申請用紙のフォーマットに合わせるため、とかなんとか言い訳を受け入れられるけれど(それでもできるだけやめてほしい)、私が毎月格闘するエクセルレポートは明らかに作成者が無計画にフォームを作った結果だろうな、と思われるもの。慌てず、あと5分くらい設計図を考えれば、こんなフォームで私の時間が奪われずに済んだだろうに。

私は後々の面倒臭さを回避したい人間なので、エクセルでフォーマットを作れ、と言われたら、時間がかかるタイプ。私が想像するに、私の大嫌いなフォーマットの作成者は、一つ一つの作業が速くて、一つ一つコピペして、行の高さを変更して、という作業が苦じゃないタイプなんだろうと思う。

セルが結合されたら発生しちゃう面倒くさい作業

行の高さの自動調整が出来ない。

一時期、この行の高さを調整するタスクが大量に舞い込んできたので、調整用マクロを作ったのだけど、そうしたら、更に「調整しておいて」と言われることが増えたので、エクセルのアドインとして登録。この他にも、各シートの表示倍率を統一してA1セル選択した状態にするマクロとか、別ブックからのリンクがある場合にリンクを削除するマクロ、シートインデックスを一番左に作るマクロをアドインとして登録している。

「わざわざアドインとして登録するまでもない」と思えるような作業でも頻繁に発生するのであれば登録しておいた方がいい。コーヒー休憩に行く時間くらいは作ってくれるはずだ。

マイクロソフトが高さの自動調整の改良をしてくれることを切に願います。(変な使い方を考える人は、私を含め、減ることはないと思う。)

テキストエディタでタスク管理:一ヶ月後

テキストエディタでのタスク管理に変えてから1ヶ月以上経ったので、使い勝手などについて振り返る。そもそもテキストエディタに変更した理由は、BuJoでのタスク管理が破綻してしまったから。基本的に、複雑なことが苦手な私にとって、優秀と評判のGTDアプリなんかより、アナログなBuJoの方がしっくりきていた。ノートの週間予定のページの右側にタスク一覧を作成し、完了したタスクを消しこんでいく。残ったタスクは次の週のページに書き写す。たったこれだけ。たったこれだけなのに破綻したっていうのだから、冷静に考えると恐ろしい。ここ数ヶ月は、退職した同僚たちの分のタスクが追加されていたので仕方なかったのかもしれないけれど、それにしても、だ。

あんまり・・・だったところ

思い込みだろうけれど、タイピングをするより自分で文字を書く方が物事をしっかり覚えているような気がする。その点で、BuJoでタスク管理をしていた頃は、結構タスクをしっかり覚えていたもの。あと、一週間以上放置すると、新しい週にも同じタスクを書くはめになるため、早期にタスクを完了させるようにしていた。その他に気に入っていた点は、スケジュール・タスクが一冊にまとまっているところ!タスクとスケジュールはお互い行ったり来たりする必要があるから、一緒にして常に行き来するようにしておく方がいい。アプリのリマインダー機能は便利だけど、他の事情(関係者の出張・休暇予定に合わせて今月は前倒しの必要あるぞ、など)は考慮してくれないので、スケジュールをこまめに見て、アプリはあくまで補助的に使うようにしておくべきだ。

以上、手書きの暗記効果とスケジュールとの連携という点でテキストエディットでのタスク管理はBuJoより物足りない。

良かったところ

前述の通り、タスク1が管理できる量に収まっているうちは、BuJoをオススメしたい。管理できる量のタスクというのは粒度の違いもあるだろうが、サブタスクも含めて(1つのタスクを1日以内に完結する基準で分割して)、20〜30個程度だと思う2。30を超えると1ページに収まり切らなくなるから必然的にBuJoでのタスク管理が破綻していることに気がつく。というか、特別なイベント期間以外で、個人のタスクが常に30以上あるって、タスクの粒度がおかしいか、人員配置がやや狂っている可能性があると思う。もっとデキる人に仕事を振ってもらうか、増員をお願いするのがいい。

閑話休題。仕事を渡せる相手がいなくて、とりあえずなんとかしなくちゃいけないときには、テキストエディタでのタスク管理は代替案としていいと思う。ノートと違い量の制約がないため、タスクをどんどん追加できる。だから、小さなことから大きなことまで前よりもキチンと新規タスクを記録することができるようになった。(以前は、本当にちっこいタスクについては、ポストイットに殴り書きして、当日中に取り組むようにしていたので、どれくらいの頻度で頼まれるかということが追えていなかった。)

毎日、□のついた未完了のタスクを全部見直して、!のついた優先度の高いタスクから取り組んでいく。終わったら、□を■に変更して完了日を入力。今日取り組むことのできる優先度の高いタスクが終わったら、次はタスク追加日の古いものに取り組む。割り込みタスクが発生したら、リストに追加して取り組む。この繰り返し。

完了させたタスク量が記録されていくので、毎日こなせるタスク量が視覚的にもわかりやすい。特別と思っていたタスクが意外に発生頻度が高いと気がついたり。。。BuJoの場合は、タスクをこなすことが一番でそれ以上の活用があまりできていなかったけど、過去のデータが見やすくなったことで、気づきが多くなった。

今後の課題

スケジュールとの連携が今のところの課題。Outlookカレンダーなどアプリを使ったりもしているけど、基本的には手書きの方が好き。いつでも起動できるし、視覚的にも簡単に工夫ができるから。タスク量からして手書きのBuJoには戻れないので、タスクの追加や振り返りの手順の中での解決策を検討する必要があるのではないかと考えている。(1ヶ月のキースケジュールをテキストエディットの一番上に入力する?)


  1. 毎日繰り返すルーティンタスクはリストに載せない、もしくはルーティンリストにまとめておく。 ↩︎
  2. 例えば、1つのレポートを完成させるのに、各拠点データを集計しなくてはいけない場合、「○○レポートの提出」というタスクではなく、「○○レポート用データの集計」「○○レポートのドラフトレビュー依頼」「○○レポート提出」くらいに分けておく。アプリなどでは、サブタスクとして登録できるものも、全部バラす。 ↩︎

 

素人の数週間にわたる試行錯誤:Keypirinha

ランチャーアプリ初心者の私がkeypirinhaを使いこなそうなんて言うのはやはり難しく、まずは当初の予定通りAlfredでランチャーアプリの便利さを知るところから始めている。とはいえ、仕事とプライベートのパソコンの使い方は異なることもあってKeypirinhaでどういうことができると仕事が捗るのか、ということが検討できていない。

Alfredで便利だなと思っている機能は、アプリの起動と終了、英辞郎くらい。カレンダーとの連携とかいろいろできるのかもしれないけど、プライベートのカレンダーは手書きだから不要。

以下、使い始めて数週間、素人なりの試行錯誤の記録。

アプリの起動は簡単なのに・・・:Third-party packageで解決

地味に、アプリの終了とかできるとラクということが分かったのは収穫。VBAのフローを考えていたときに少しぶつかった壁でもあるのだけれど、Acrobatなんかはキーボードショートカットでタブを閉じることはできても、アプリケーション自体を閉じることができなかったりする。

最初はAlfredみたいに【Quit】とか打てば使っているアプリのリストが表示されるのかと思っていたのだけれどハズレ。じゃあ、とアプリ名を打ち込んで【Ctrl】+【Enter】をクリック。詳細リストに終了オプションを探したけどこっちも空振り。

設定をチャチャッといじったらなんとかなるのかもしれないけど、素人の私には全くわからないので、Keypirinhaのページに載っていたサードパーティパッケージを2つダウンロードして解決。

ダウンロードしたパッケージ

  • 6.1.4 Kill
    アプリを終了させる。
  • 6.1.8 System Commands
    パソコンを再起動させたり、ゴミ箱を空にすることができる。

インストール方法は、How to installのとおりに進めるだけ。非常に簡単でわかりやすい。

一応、日本語で書いておく。

インストール手順

  1. 各サードパーティパッケージのGitHubページにいく。
  2. 【releases】タブをクリックする。
  3. 最新のリリース1のダウンロードリストから、拡張子が【.keypirinha-package】となっているものを探しリンクをクリックする。
  4. ダウンロードしたデータをKeypirinhaの【InstalledPackages】フォルダに移動させる。2(了)

かんたーん!
これで、【Kill】+【Tab】+アプリ選択で終了させることが可能。私の場合、Chromeとかリストにたくさん名前が表示されたときは、【Ctrl】+【Enter】を押して【By Name】を選択して終了させてます。

デフォルト以外のブラウザで特定のページを開きたい:素人的解答(☓模範解答)

個人的な趣味で、ブラウザは基本Chromeを使っているけど、Office 365はInternet Explorerを使うようにしている、とりあえず。これは、Alfredも同じだけど、設定をしない限り、デフォルトのブラウザで開かれてしまう。

「デフォルト以外のブラウザを起動させる」の模範解答はコチラです。

そして、素人的解答は、「ショートカットを作る」になります。

Keypirinhaにショートカットの名前を入力するとリストに表示されるので、それを選択して【Enter】。3

私の場合、ショートカット名を「Office365」としているので、「Of」と打ち込むとリストに表示される。(【O】は他にもOutlookがあるので、たいてい2文字打ち込まないと絞り込まれない。。。)

Google Translates:日⇔英なら英辞郎に軍配

デフォルトで入っているGoogle翻訳パッケージ。使い方は、5.11. GoogleTranslate Packageに書かれていて、ちょっと使ってみた。英辞郎に慣れている人間からすると、面倒くさい。いろんな言語に対応しているから仕方がないと言えばそれまでなのだけれど、いちいち言語を指定しなくちゃいけないのが地味にツライ。その点、英辞郎は日本語を入力すれば英語を、英語を入力すれば日本語を表示してくれるし、使用例が表示されるから文脈に応じた単語選択をできる。

英語以外の言語のときには使えるかもしれないけれど、仕事で触れる外国語の9割は英語なので、個人的にはこのパッケージ使用の優先度は低い。

何が便利なの?と思ってたけど意外に便利:mailto(多分、skypeも)

タスクリストをメンテしてるときに、「あ!ヤバッ、メールしとけばよかった。。。」と思うことがあったりする。【Alt】+【Tab】でOutlookに切り替えて、メールの作成を【Ctrl】+【Shift】+【M】でメールを作成。これでも十分だけど、Keypirinhaから作業するのも同じくらい便利だと気がついた。「ヤバッ」と思ったらKeypirinhaを立ち上げて、【mailto:(メールアドレスは未入力でもOK)】で新規メールを作成・書き始める。

基本的に私のコンタクト先の人たちはSkypeの使用頻度が低い(音声もチャットも)ので、Skypeは活用できていないけど、多分Skypeも同じくらい便利なんじゃないかと思う。

素人がKeypirinhaを使いこなすレベルになるのは難しそうだということが、数週間使ってみてわかった。ただ、機能を最大限に活かしていると言えないまでも、これだけの機能を使うだけでも前よりもラクチン。
焦らず、一歩一歩進みたい。


  1. 上が最新、下に以前のリリース文が表示されているが、念のため、バージョンの数値を確認すると良い ↩︎
  2. 最初は何も入っていない。 ↩︎
  3. 初回はリストの下の方に表示されていても、次回以降は上に表示されるようになる。 ↩︎

カップヌードルを作る時間くらいで作業を終わらせたい。

毎月発生する面倒くさい作業をする日が今月もやってきました、今日。こんなものぐさな性格のくせによく事務なんて、と思うけど、営業なんてもっとできないし、この分野で頑張っていくしかないな〜、という考えで着地。本日も同じ終着点にたどり着いたところで、少し作業を改良してみることにした。

作業の概要

  1. 本社のデータベースから吐き出されたデータ(CSV形式)が添付されたメールが自動配信される。
  2. レコード数は数百行程度だけど、フィールド数が多くて無駄に難しそうに見える。(※)複数の部門のデータが混在しているので、部門ごと、取引内容ごとに日本円と米ドルベースで集計する(ときどき他通貨の記載もあるけど、日本円と米ドル換算額どのレコードにも絶対入力されている)。
  3. 当月だけじゃなく前月の数値も並べて表にまとめる。
  4. 違う粒度の集計を希望するチームには、そのチームから指示されたテンプレへ転記。(転記時に複数のグループを合算)
  5. 各チームで乖離があった場合には、原因を探す。(だいたいは期ズレ。たまに計上漏れ。)
  6. 乖離がなければ、事務所の月次レポートに確認済みの数値を記載して終了。

※ 引き継いだ当初、各フィールドが何を意味しているのか不明だった。(前任者に聞いたものの「知らん」と一周された。実際にはもっとやんわりとだけど、確実にその意図するとこは「知らん。聞くな。同じようにやっときゃ問題ねー」だった。。。)
年度末に発生する数値の乖離があまりにも大きくて、さすがに営業チームに数十年いる同僚に助けを求めてなんとか重要な項目を理解。
データを加工しようとすれば、そのパターンやデータの意味を理解しようとするから、もっとまともなフローが出来上がってたと思うんだけどな〜。とは言え、解決できたからいい。

処方箋

当時、Power Queryに魅了されてたという非常に勝手な理由で、Power Query機能を使用。でも、結果的に、メンテも簡単な便利なフローにできたと思う。

  • Power Query
  • ピボットテーブル

仕掛けの簡単な説明(改善前)

これまで半年くらい使っていたのは、以下のようなもの。

  1. フォルダをひとつ用意する。
  2. データ集計用エクセルファイルを用意する。Power Queryで、1.で用意したフォルダのファイルを結合(Append)してデータテーブルを作る。(テーブルは【Connection Only】と設定して、シートには表示させない。)
  3. 2.で作ったテーブルをもとに、ピボットテーブルを作成。(デフォルトのテーブルのデザインは大嫌いなので、デザインはもちろんカスタマイズしておく。)

作業内容

  1. 新しいデータが届いたら、1.のフォルダにファイルを保存。
  2. データ集計用エクセルファイルを開き、データタブの「すべて更新」(もしくは【Alt + Ctrl + F5】)を2回クリック。
  3. 出来上がったレポートをそのまま送る。もしくは、更に加工して送る。

今回の改善箇所

仕掛けの説明の2.の部分がこのワークフローの肝だけど、そっちは別の機会に振り返るとして、まずは今日の改善したことの記録。

作業内容の3.の「更に加工」っていう作業がなぜだか突然この上ないほど面倒な作業に感じたので、列を追加して更に大きなグループ分けをして再集計作業も「すべて更新」で終わっちゃうようにした。

手作業でしているときの集計ルールを改めてゆっくりと追いかけてみると、部門・取引の大項目の順に確認して、最後に取引内容のキーワードを拾って集計再集計していた。具体的(?)には以下のような感じ。
【部門】A, B, C、
【大項目】輸出、輸入、
【取引内容】国/形態/商品項目/相手先企業コードなど。
取引内容は「形態/国/コード」の場合もあれば「コード/形態/商品項目/国」もあるといった具合で、項目数も決まっていなければ、取引によって項目の並べ順もバラバラ。

再集計を希望しているのはA部門だけで、再集計の際のグループ数はかなり少ない。「A部門の輸出で○○という取引内容なら、カテゴリー1」「A部門の輸出でXXという取引内容ならカテゴリー1」と分けていって6グループ程度。そして彼らは、百万円単位で数値を把握したい種類の人達。(表示形式で百万円単位にする方法は不可。)

解決策

Power Queryで【Add Custom Column】というのを選択して、以下の2列を追加。

  1. 日本円データを100万で除算
  2. If関数で条件ごとにカテゴリー分け

行にカテゴリー(2.)、値に単位が百万円の数値(1.)を設定したピボットテーブルを作成して完成。

具体的な設定

以下は、Power Queryで【Add Custom Column】をクリックした後の設定。

1. 日本円データを100万で除算

  1. 追加する列の名前を設定。
    特にルールはないけど【JPY_mil】とか後で何となく思い出せるようなものにしておく。
  2. (元の日本円データのフィールド名がJPYであると仮定)
    = [JPY] / 1000000
  3. クエリのステップの名前を変更しておしまい。
    例:Add JPY_mil Column

2. if関数で条件ごとにカテゴリー分け

基本ルール(1)ifif 条件 then 条件をみたす場合 else 条件を満たさない場合
andorは英語のようにそのままつなげるだけ。このあたりはExcelの数式よりも簡単。
基本ルール(2)Text.ContainsText.Contains ([フィールド名]), “文字列”)
エクセル関数だとワイルドカード(*)を前後に付けたようなもので、VBAだとLikeのようなもの
  1. 追加する列の名前を設定。
    例:TranCategory
  2. (元の日本円データのフィールド名がTransactionであると仮定)
    = if Text.Contains([Transaction], “JPN”) and Text.Contains([Transaction], “Parts”)
    then “Category_A”
    else if Text.Contains([Transaction], “USA”) and Text.Contains([Transaction], “Parts”)
    then “Category_B”
    else “Category_C”
    訳:Transactionの列にJPNとPartsという文字が含まれていればCategory_A、USAとPartsが含まれていればCategory_B、それ以外はCategory_Cを返す。
  3. クエリのステップの名前を変更しておしまい。
    例:Add TranCategory Column

今後の課題

今回はカテゴリー数が少ないこともあってif関数だけでなんとかする、という力技だったけど、メンテナンスのしやすさを考えるならば面倒臭がらずに参照テーブルを作っておいた方がいいとおもった。

今後の改善候補箇所は、受信したデータの保存自動化かな。フロー(MS FLOW)を使えば、メールを受信したら指定のフォルダに格納してくれる。あとは、集計用エクセルを開いて更新をすればおしまい。これならカップヌードルを作る時間と同じくらいまでにはなるんじゃないだろうか。。。

 

Typinator、・・・恐ろしい子

プライベートはMacを使っている。これは単に父が熱狂的なApple信者で、Mac以外は買わない、という数十年続く我が家の暗黙ルールによるもの。個人的な趣味は殆ど無い。大学院を卒業するまでは家でもパソコンを使うということをしていたけれど、ここ最近はネットくらいしか利用していないから、パソコン自体なくても大丈夫な気がしてきている。 そうは言いつつ、最近、転職を考え始めているのでパソコンスキルもアップデートして置くべきかと家でもちょこちょこ使うようにしている。スケジュールもアナログの方が好きだけどしばらくは我慢、我慢。

Widowsで一番好きなアプリは【PhraseExpress】だけど・・・

職場ではWindowsということもあってできるだけ、OSを選ばないようなアプリを使用するようにしているものの、同じメーカーでも使い勝手が違うのは仕方ない。でも、個人的には、Office以外はMacの方が使いやすいような気がする。
Keypirinhaは設定が面倒くさくて(というか未だに理解ができていなくて)、Alfredの方が使いやすい印象。Day OneのようなアプリはWindowsにないし・・・。 そんな中「Windowsのアプリの方が絶対にいい」と思っていた

PhraseExpressの立場を危うくするアプリを見つけてしまいました。あんなに大好きなPhraseExpressだったのに。

とはいっても、Windows用のアプリはないみたいなので、Windowsでは引き続きPhraseExpressを使っていくつもりだけど。今回見つけたアプリは、「Typinator」という有料アプリ。 PhraseExpressはつい最近までMac用のアプリを出していなかったので、かの有名な

TextExpanderを使用していたのだけれど、日付の設定などPhraseExpressと違う部分にやや使い辛い印象を抱いていた。ネットなどでは、月額課金制への移行に対する否定的な意見が多かったもののその性能や使い勝手については評価が高かったし(だからこそあんなにネガティブな記事が多いのでしょうね)、私の知識が足りなくて「すごいラク」というレベルに到達できていなかっただけだと思う。(話は逸れるが、個人的には使い勝手さえ良ければサブスクリプションでも全く気にしない。)
TextExpanderもPhraseExpressもiPhoneアプリを出していて、それもあってこれら2つのアプリに固執していた部分も少なからずあったのだけれど、「死にそうなほどに面倒くさいと思うような入力をしないじゃん、私」と気づいてこだわるのをやめた。本当に面倒なのは、Workflowなんかにも渡しちゃったし。 現時点での私の付けた順位はこんな感じ。

TextExpander <<<<<< Typinator < PhraseExpress

日付、日付、日付!

PhraseExpressはもう数カ月使っていて、どんなことができるかの理解も進んでいることもあって今のところは一番だけど、Typinatorの説明書を読んでたら、Typinatorのポテンシャルすごい!日本語にも対応しているので、日付は「金曜日」なんて返してもらうことも可能。 業務でもそうなのだけれど、私が一番良く使うのは、日付。とにかく日付。新しく買ったものに必ずと言っていいほど日付を書くおばあちゃんの血を受け継いだからか、日付を入れたくてたまらない。今やこれをやると「いつの時代の人間だよ」という時代遅れのレッテルを貼られるだろうけど、回収したファイル名の頭に日付を追加したりしちゃう。 更に今は、テキストファイルでTodo管理をしているから更に日付の入力が多い。YYMMDDくらいなら大したことないと思うけれど、週末挟んだ途端日付を忘れたり、たまに興奮してか「1711001」みたいに0がひとつ多くなったり(その反対も)。だから、今日の日付がパパンと入力できるだけでかなりラクチン!

ちなみにPhraseExpressでは、以下のような設定をしている。

PhraseExpressでの日付設定

  1. [file;]:ファイル名の頭に付ける日付[YYMMDD_]
  2. [,,date;]:Todoリストの日別セパレータ[—– DDD, DD MMMM YYYY —–]
  3. [,,today;]:Todoリストの日付(タスク追加日・完了日)[YYYY-MM-DD]

(入力前に【,,】入力後に【;】と入れる変なクセを付けてしまって、こうやって見ると恥ずかしいです。)

こんなのはもちろんTextExpanderでもTypinatorでも可能。

Typinatorでの設定方法

  1. 左側のリスト下の【+】をクリックして【New Abbreviation Set】を設定するか既存のセットを使用する。
  2. 左側のリストを選択し、右側のリスト下の【+】をクリック。
  3. 両方のリストの下にある【Abbreviation】に呼び出す文字を設定。(上の例の[file;]にあたる)
  4. 【Expansion】という下半分に、展開したい文字などを入力。(右にある【{…}】をクリックするとマクロなどのリストを表示することが可能。)

Typinatorの場合、【保存】しなくても、すぐに使えるようになります。

Regular Expressionとの組み合わせが面白い!

この程度だったら「へえ〜、でもPhraseExpressの方がいろいろマクロとか充実してるし」という印象だったのですが、正規表現(Regular Expression)というのが便利ですよ、という記事を読んでみて自分でも作ってみたら思いの外面白い!

Macで使えるスニペットツール
(真ん中から下のあたりが該当箇所)

上のページの記事にあるように、例えば日付だけを打って、今月の任意の日付を入力するのだって簡単。上のページの例だと、2日とかは【2017-11-2】と表示されてしまうので、下のように最後にちょっとだけ追加する。

Regular Expresson:日付の設定(1)

  1. 【Abbreviation】:,,([0-9] );
  2. 【Expansion】:{{refDate={YYYY}-{MM}-$1}}{YYYY}-{MM}-{DD}

【,,5;】と打つや【2017-11-05】と爆速で入力されます。

Regular Expressionについては、上の記事を読んではじめて知ったので(Word使ってるときは単純な「置換」くらいしか使ってなかったです。。。)、このシリーズで簡単に勉強しましたよ。(「肝だけを短時間で」という感じの動画です。)

ちょっと応用(?)して、Todoリストに締切を入力するスニペットも作ってみた。

Regular Expresson:日付の設定(2)

  1. 【Abbreviation】:,,d([0-9] );
  2. 【Expansion】:{{refDate={YYYY}-{MM}-$1}}@DUE:{MM}/{DD}

【,,d5;】と打つやこれまた【@DUE:11/05】と爆速で入力されます。

そして、月の終わりになったら必要になってくるだろう違う月の日付も打ちたい衝動には。。。

Regular Expresson:日付の設定(3)

  1. 【Abbreviation】:,,d([0-9] ),([0-9] );
  2. 【Expansion】:{{refDate={YYYY}-$1-$2}}@DUE:{MM}/{DD}

【,,d12,5;】と打つや【@DUE:12/05】と入力されます。これに至っては爆速っていうか、やや便利程度。。。

sample-typinator

その他、すでに用意されている【Regular Expression】のセットの中には、日付を展開後すぐに【+】をクリックすると、一日ずつう増えていくというスニペットも。(例えば、【,,today,】で2017-11-05と展開後、【+】を連続で3回クリックすると、2017-11-08って表示される!) 同様に【ー】で1日ずつ減って【>】で一週間ずつ増え、【<】で一週間ずつ減る。 なんて便利・・・。

仕事と違って、プライベートではそこまでスニペットを使う必要性もないんだけど、今日まで「正規表現」を知らずに生きてきた人間にとっては、こんなことが面白く感じられて、Typinatorの株が上昇中なのでした。 この他にもいろいろ機能があるらしいから、また使えるようになったらメモっておきたい。

押しつぶされるような感覚

出張に行ったり、反対に出張者対応したりと通常業務と違うことをしているとすぐにパニックに陥ってくる。適応スキルが欠如しているのだと思う。軽々乗り越えられる人もいるのだろうけれど、私はできない。できないことをできないと伝えて、周りの人に心の準備をしてもらうことも社会人として必要なことだろうと、「真面目にタスクが多すぎて対応できない」と意を決して言ってみたけど、「そう。だから人を早く雇いたいってことだね。雇おうよ。」返されとイマイチ伝わらなかった。

確かに、仕事量が多い→人を雇っ解決、なんだけど、その途中の→の部分で今現在もう死にそう。。。

私の仕事なんてミニミニの重要度の低いタスクが大量にあるだけで、大したスキルなんて要求されない。だからこそ、こんな報告はタダの一過性の弱音として軽く扱われるのだろう。私も彼らと同じ立場にいたら同じことを言う。だっていくらタスクを書き起こしてみても大したタスクに見えない。

ストレスになるのは、スイッチの切り替えの回数の多さだ。

電話で他の同僚から質問される。その対応をしている最中に上司から急ぎの仕事を頼まれる。そうこうしてると毎月のルーチン業務のリマインダーがポップアップされる。

この一週間で更にタスクリストは倍に膨れ上がり、もうリストを見るだけで吐き気がする。他人のリストの長さがもっと長かろうとそんな比較はもう関係ない。そういうスキルの高い人を代わりに雇ったら良いと思う。

自分とは異なる行動をする人たちを知る

私は自分勝手で他人のことはほとんど考えずに自分の好きなように生きている。もちろん、自分では他人のことも考えているつもりなのだけれど、他人のそれに比べると明らかにゼロに近い。更に悪いことには、それを自覚しているのに直せない。こういうのは、学生時代までに克服するべき短所なのだろうけど、こじらせて今に至っている。
社会人になってからは、どんなに考えが合わなくとも上司に対しては従順にしてきたが、同僚などについては「合わない」と思った瞬間から距離を置くスタイル。本当にダメだなと思うものの改善することができず今日に至る。
最近、職場で少し思うことがあったので、自分への戒めという意味でも書き残しておく。

興奮した採用候補者からのクレーム

数週間前一次面接を行った候補者から、先週、メールが届いた。内容は、「一次面接で面接官たちが非常に好意的で、最終面接にも呼ばれたと思ったのに、最終面接に呼ばれなかった。どうしてなのか。選考方法は一体どうなっているのか」というもの。地域本社の人事をとおして面接を行った候補者だったので、地域本社の社員から、「候補者から選考についてクレームメールのようなものがきている」と連絡があったときは、「齟齬なんていつでも起こりうるし、きちんと説明をして誤解をとこう」と思ったのだけれど、メールの文面を見た瞬間、そんな言葉は木っ端微塵に吹き飛んだ。
一緒に面接をし不採用の判断を下した社員にもメールを見せたところ、普段冷静な彼も同様に苛ついたらしく、「地域本社への回答にこのコメントを追加してほしい」と面接について事細かに記されたスクロールをしないと読み終えられないほどの長文が送られてきた。私の気持ちもカバーしていたそのメールを私はそのまま送り報告を終えた。

主観の押し付けへの苛立ち

何が私たちをこんなにもイラつかせたのだろうかと考えたとき、自分の主張だけを押し付けてくる相手の態度ではなかったろうかと思う。「面接は終始和やかで最終面接に呼ばれるようだった。」「他の会社よりも興味を抱いていることを言った(から、こっちの本気度も知っていてくれているはずだった)。」「他のポジションでの採用を検討してくれてもいいはずだ。」などなど。
一言も最終面接に呼ぶとは言っていないし、結果はメール連絡すると伝えたにも関わらず、二度も直接電話してきた。しかも他社の応募の関係上、結果を早く出してほしいというものだった。電話で、何度もスケジュールや通知方法について説明したこと自体、特にイラつくことはなかった。「この人、履歴書や面接では、さもしっかりしています的な感じを作ってたけど、一度や二度の説明では理解できない人なんだなぁ」と感じた程度だ。
だけど、何度同じ説明をしても結局自分の思い通りにならないことに対し文句を書き送ってきたその行為に、私は(もう一人の面接官も)我慢できなかった。

マイペースな同僚

最近、チームに入ってもらった同僚。一つ一つ細かな点まで指示をしなくてはいけず、更に齟齬が生まれやすいので、説明を繰り返す必要がある。時間に余裕があるときならば問題なく対応できるのだけれど、自分もタスクを抱え時間に追われている状況下においては、イラついてしまってとても冷たい自分が顔を出してしまう。そして、決まって後からそんな冷たい態度をとったことを激しく後悔する。
それでも私が使いたくない言葉があって、これまでその言葉を使ったことはない。それは、「それくらい自分で判断して行動して」という言葉。それなりにまともな言葉のような気がするのだけれど、中途採用の社員にとっては、会社の文化もまだわかっていない・過去データの在り処を全部抑えきれていない段階でこんな言葉を言われた日には、孤独でたまらなくなってしまう。

相手のことをもっと知ってみる

では、どうしてあげるべきなのか。きちんと時間を作って説明をすること。普段から、いざという時のための引継書を作成しておくこと。いろいろあるけれど、まず最初に、相手を知ることが重要なのかもしれない、と思い始めている。普通の人はこういうことを当たり前にできているのだろうけど、私はつい最近、やっと気がついた。
私の同僚の場合、すごくマイペースで「ホントにこんなこと聞いちゃいますか?」と思うような行動が多かったのだけれど、ふとプライベートの話をした際に、今までの行動がストンと腑に落ちた。私のバックグラウンドと近いものがあって、「あー、私もそんな風に言われてたっけな」と気づく点が多かった。
こちらも彼女の疑問がどうして生じたのだろうかと考えつつ、ひとつずつ対応することにしたところ、前よりも穏やかに接することができるようになってきたと思う。

自分の常識を疑う:万人に共通な常識なんて本当に存在するんだろうか

自分が常識と思っていることが他人にとっては常識ではないことが多々ある。私は、他人の常識を有無を言わさず押し付けられたとき、非常にストレスを感じる。前の上司や前任者がそういうタイプで、表面上は笑顔でいたものの毎日が地獄のようだった。「なんだその常識?これまでの会社じゃ、やっちゃダメな対応って教えられてましたけど。」と何回思ったかしれない。
一般化してしまう危険性は承知の上で述べると、バブルちょい前世代とバブル世代の常識に対する拒絶反応が著しい。「ノリ」で全てを解決しようとするノリが共感できないとでも言おうか。
私がバブル世代に抱いているのと同じように、バブル世代の人や他の世代の人たちも私たちの世代へ理解のできないモヤッとした感情を抱いているのかもしれない。
世代の問題ではなく、性格の問題だってある。社交的な人たちの常識と内向的な人たちの常識は異なるだろうし、体育会系と文化系の常識だって異なるだろう。
自分の常識を他人に当てはめようとしたくなる衝動は誰にでもあるのだと思う。運良く相手が同じ常識を共有しているならば上手くいくだろうが、特に会って間もない人とは共通認識など存在しないと諦めてコツコツ関係を築いた方がよっぽど意思疎通が上手くいくのではないかと、ここ最近の出来事を通して思う。

自分からのアプローチではこういう風に考えられるけど、相手からのアプローチが自分のと相容れない場合は、しばらくはやっぱり一番簡単な「距離を置く」という方法を取りそうだ。精神的に大人になるというのは難しい。

今更ながらに知るランチャーアプリの便利さ:KeypirinhaとAlfred

仕事でどうにかしないとと思いつつまだ手のつけられていないタスクのひとつにフォルダの整理がある。2年前、前任者から引き継いだフォルダの数々が、めちゃくちゃわかりにくい。暇を見つけてグルーピングしてきたものの半分も完了していない。データの整理ができればもっと業務効率も上がりそうだけれど、いつもいつも先送り。

頻繁に使用するフォルダは、PhraseExpressでフォルダパスを設定してファイルエクスプローラから移動していた。(ファイルエクスプローラを立ち上げずともキーストロークだけで目的のフォルダに移動することも可能。)

ショートカット
ファイルエクスプローラを立ち上げてフルパスを入力する

  1. ファイルエクスプローラを立ち上げ:【Win】+【E】
  2. アドレスバーにフォーカス:【Alt】+【D】
  3. PhraseExpressでスニペットを呼び出して【Enter】

 

ランチャーアプリを使えばもっとマウスから離れられる・・らしい

前置きが非常に長くなってしまったが、このようなキーボードショートカットでの操作を続けていくうちに「いかにマウスを使わずに目的の作業をこなすか」ということを考えるようになってきた。で、最初はせっせと【Win】キーなんかを利用してアプリを立ち上げたりしていたのだけれど、なんだか微妙。いや、マウスを使っていたときに比べると数段ラクなのだけれど、何だかモヤモヤ。そこで、ぐぐってみたところ・・・keypirinhaというアプリがいい働きをするらしい。

早速ダウンロードしてみたところまでは良かったのだけれど、設定は全部自分。

ホームページつらつらと書かれたドキュメントを読むのがめんどい!てか、頑張ってドキュメントを読んでみたところで、ランチャーアプリなんて実はそんなに便利ってほどでもなかったらどうしよう。。。

素人には少し敷居の高いKeypirinhaは本当に初歩の初歩の設定のみ行って、まずはランチャーアプリの便利さを知ることを優先させることにした。

Mac用ランチャーアプリ:Alfred

Keypirinhaについて情報を探していたときによく見かけたのが、AlfredというMac専用のランチャーアプリの記事。どうやら見た目が似ているらしく、WinからMac、もしくはその反対を検討中の人たちがよく代替アプリとして挙げているようだった。「きっと使い方が酷似しているんだろう」と軽く考えて、MacにAlfredをダウンロード。

AppStoreからもダウンロード可能。ただし、AppStoreにあるのは無償版でバージョンが古いものらしく、最新のものを使用するにはホームページからダウンロードする必要あり、です。

使い方解説サイト

Alfred使用者は多く、日本語のブログにも情報がありました。特に参考になったのは以下2つ。

バージョンアップで少しUIが変わっていたりするものの、情報の内容そのものはとても役に立つものばかり。

感想

まだ使いはじめて1ヶ月も経っていないし、プライベートでパソコンを触るのが毎日というわけでもないので感想を述べるのはまだ早すぎるのかもしれませんが、思った以上に便利。最初は、「また覚えなくちゃいけないことが増えんのか」「またキーストロークの設定を考えんのか」とやや面倒くさいという気持ちがあったのですが、とにかく「何かしたい」と思ったら、【Option(Alt)】+【Space】を押せば言い訳で、それがなんともまあラク。なんでもっと早く使い始めなかったんだろうとやや後悔。

設定してみたシンプルなWorkflow:英辞郎で検索

ブラウザを幾つか使っているので、デフォルト(Safari)のブラウザと別のブラウザを立ち上げて検索をかける、というWorkflowを作ってみたのだけれど地味に便利で気に入っている。
先に紹介したサイトを見た感じでは、以前は通常のWeb Searchの設定画面でカスタム設定できていたようだけど、今はWorkflowで設定しなくちゃいけないように思う。

設定方法英辞郎ProをChromeで開き、単語を検索する

  1. 【Workflows】アイコンをクリックする。
  2. 左側のペインの右下【Help】の右にある【+】をクリック。
  3. 【Templates】→【Web and URLs】→【Open custom URL in specified browser】の順で選択。
  4. 右のペインに表示された2つのブロックの左側をダブルクリック。
  5. キーワードなどを登録する。(私は”ep”(”Eijiro Pro”から)と登録)
  6. 今度は右側のブロックをダブルクリック。
  7. URLに【http://eowp.alc.co.jp/search?q={query}と入力、ブラウザをChromeに設定して【Save】をクリック。
  8. 左のペインに表示されているWorkflowの名前を変更して終了。

使い方も簡単。

使い方

  1. 【Option】+【Space】でAlfredを立ち上げる。
  2. 【E】+【P】+【Space】で検索したい語を入力。
  3. 【Return】

英辞郎は、英語からでも日本語からでも検索可能だから、設定はこれだけでOK。仕事でも英辞郎をよく使うから、これをKeypirinhaでも設定したらすごくラクそうだ。

Keypirinhaの設定をちょっとずつ調べてみておこう。

Workflowを使ったメールの返信

前にWorkflowDraftというiPhoneアプリを使って、ラクしてメールを作成する例を書いてみた。「せっかく持っているDraftをなんとか活用したい」と思って組み合わせた訳だけど、私が本当に解決したい問題は残念ながらDraftじゃできない。何かいい方法があるんじゃないかとDraftのサイトをチェックしたりしたのだけど見つけることができなかった。

次に私がラクをしたいことは、メールの返信。Draftを使うと新規メールを作成することは可能だけれど、返信の方法は今のところなさそうだ。確かに、ホテルやレストランの予約など新規メールを作成することもあるものの、もっとよくあるのは、メールでの問い合わせに対する返信。しかもこの返信が決まりきった文言で済む場合が多い。だから、返信をテンプレ化できればラクだと思うのだ。

メール返信Workflowの概要

今回作成するサンプルは、出張者の日程に合わせて、会社もしくはホテルの住所と空港からの道順を示したGoogle Mapsのリンクを貼る、というもの。

  1. メールを受信する:(Spark
  2. 返信アイコンをタップする
  3. Launch Center ProからWorkflowを開始させる
  4. 行き先を選ぶ(会社・ホテル)
  5. メール(Spark)に移動する
  6. クリップボードの内容を貼り付ける
  7. 送信アイコンをタップする

サンプルフローの設定方法

では、どのActionを使うのかを紹介。

Workflowサンプル

  1. Street Address
  2. 空港の住所を入力する。

  3. Set Variable
  4. 変数に格納する。(Airport)

  5. List
  6. 選択肢のリストを作成する。(会社やホテル名)

  7. Choose from List
  8. Prompt:行き先は?

  9. If
  10. 選択肢の分だけIfを重ねる。

  11. Text
  12. 選択肢の住所を入力する。

  13. Set Variable
  14. 変数に格納する。全て同じ変数名でOK。(Destination)

  15. URL
  16. Google Mapsで空港から目的地までの道順を表示させる。

    https://maps.google.com/maps?saddr=Airport&daddr=Destination&directionmode=driving
    • saddr
    • 出発地のアドレス

    • daddr
    • 行き先のアドレス

    • directionsmode
    • 移動方法(車:driving、徒歩:walking、自転車:bicycling、乗り換え(公共交通機関):transit)

  17. Set Variable
  18. 変数に格納する。(MapLink)

  19. Text
  20. メールテンプレ。マークダウンで入力。

    **空港からの移動**
    空港から目的地(Destination [map](MapLink))まではタクシーをご利用ください。所要時間は約○分、料金は約○円です。(現金・カード払可)
  21. Make Rich Text from Markdown
  22. Copy to Clipboard
  23. クリップボードにテンプレの内容を貼り付ける。

  24. URL
  25. Sparkを立ち上げる。

    readdle-spark://
  26. Open URLs

URLスキームで他のアプリを立ち上げる

DraftのようにすでにWorkflowにActionが登録されているアプリならいいけれど、登録されていないアプリを立ち上げたいときには、URLスキームというのを使う。普段、iPhoneでメールを見るときにはSparkを使っているので、今回はSparkを立ち上げる方法を記載した。URLスキームを使用してもっと複雑な動きを実現することも可能らしい。開くだけなら【://】で終わらせるだけでいい。
URLスキームについては、Draftを活用させるためにもっと勉強したい。

ちなみに、Google Mapsの場合は、【gomgooglemaps:】を使う。今回、Google MapsのURLスキームを使っていないのは、返信相手がGoogle Mapsアプリを入れているか分からないし、スマホやタブレットでメールを見るとは限らないから。普通のURLのリンクであれば、PCでもスマホでも、デフォルトのブラウザで立ち上げて表示する。

メーラーは純正以外の使い勝手がいい:Spark

業務用携帯であれば純正メーラーでもいいかな、とずっとデフォルトのメールアプリを使っていたが、メールの量が急に増加したのを機に変更した。PCで利用しているOutlookではなくSparkにしたのは、後から読む設定をしたり、ピンをつけたり、スケジュールに設定(アラーム付き)するのがラクだったのと、無料だったから。でもMacでは、SparkではなくAir Mailを使っている。最近、メールの配信設定もできるようになったのが嬉しい。