2018年3月の活動記録

だいぶ遅くなってしまったけれど3月の振り返り。

食生活

3月は出張に会食と、夕食を取る回数が多かった。しかも、その夕食のボリュームがまたすごく。こってり肉、ビール・ビールからの、ワインボトル、そして二次会でウィスキー・ウィスキー・ウィスキー。毎日ではないとは言え、こういうのが続くと自ずと体重は増加。しかも急激に。反省。一日一食生活がなし崩し的に、二食・三食と戻ってしまうかと思っていたけど、それはなかったのが唯一の救い。

4月も引き続き会食の予定が入っている。できるだけ控えめに(特にお酒)しようと思う。

仕事(定型業務)

2月の振り返りで考えていたスケジュールをメールで共有するという目標は達成。但し、チャットボットの形に持っていくところで躓いている。現状、予定表を共有して、各人がアップデートするやり方くらいしか、入力フローがない。これを、Teamsのチャット機能でできたら完成なのに。

Slackでは、ボットの名前を呼べば、最新の今日のスケジュールが表示される、というところまで出来上がったが、TeamsはOutgoing Webhookの設定がSlackのようにはいかないので、ここで行き詰まっている。

無駄遣い

マイナスになっちゃうかも!と思うほどに、使った。一番の無駄遣いは毎日のコーヒー(デカフ)。最近は、会社の帰りにカフェによって読書をしたり、JSの練習をしたりしている。場所代と思えばそうなのだけれど、どうにかして減らす方向に持っていきたい。

ジムの会費(増)

暖かくなってきたのだから、外で運動、という選択肢もある中、ジムの回数券を購入。10回分で5,000円。会社に行く前に30分走るだけだから、そこまで安くもないと思う。ただ、定期的に運動する予定を自分の時間割に入れるには、天候に左右されないジムの利用が必要なのだ、と自分に言い訳している。3月の後半から通いはじめて週2〜4回のペースで利用中。出張などで通える回数がまちまちなため、4月以降も回数券にする。

Audible(減)

とうとうやめた。ジムに通いはじめたこともあって最近は落語よりも、Spotifyの利用が多い。いつの間にかSpotifyの利用歴も8年超。最初の頃に比べるとずいぶんと日本の音楽も増えた印象。落語チャンネルが出来たらいいのに。

JSの会に参加(ー)

無料のJSイベントに参加した。グループワークでのコーディングだったけど、周りの人から教えてもらうことが多かった。自分の目的とイベントの内容が合うと、得した気分になる不思議。

4月は?

新年度のスタートともに、いろいろと挑戦し始めている。ジムはもちろんのこと、コーディングやプログラミングのイベントへの参加申し込み、ドイツ語の勉強の再開1。年度末の決算処理だったり、今後会社の重ためのイベントが増えていくタイミングで敢えてプライベートの予定を詰め込んでみた。何とかして効率的に働かないと、乗り切れないぞ、という自分へのプレッシャー。


  1. ドイツ語再開の記念にGWの弾丸ウィーン旅行を計画中。 ↩︎
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【GAS】予定をMS Teamsのチャンネルに流してくれるBotを作ってみた

JavaScriptのイベントに参加する前に作っていたのだけど、時間がなくてブログにはまとめていなかったので、改めてまとめた。この出来事もあってJSのイベントに参加しようと思い立った。

引き継いで思った「本当に共有カレンダー1つで可能?」

数週間前に同じチームの同僚から「他のチームからもリクエストあるし、オフィスの全員が予定をチェックできるよう共通のカレンダーを作ろうと思う」という内容のメールをもらった。これは、私も何度も挑戦していたことだったので、「ぜひやってみたら良いよ。但し、以下の点は理解が誤っていると思うので、ITベンダに教えてもらうなどして認識を改めといてね」という返信をした。

その後、彼女は2週間病欠。他のチームからのリクエストということもあって、さすがに早く対応する必要あるんだろう、と思って、代わりに対応しておくことにした。

求められていること

  • PCだけでなく携帯からもアクセスできること
  • ボスを含めたスタッフの外出予定がわかること

私が入社したころ、うちの会社にはExchangeがなく、残念ながらスタッフがカレンダーの使い方を知らなかった。Office 365への移行を機に「カレンダー利用しようよ」と言い続けたものの浸透せず、という経緯がある。

同僚から相談メールをもらったときには、「彼女が管理するって言ってるし、やりたいようにしてもらえばいっか」と思っていたけど、代理で対応することになって考えたときに、彼女のプランで運用可能なのかやや疑問な部分が出てきた。(もしかすると大丈夫なのかもしれないけど。)

全員ではなくても、例えば5人だけでも同じ日・同時刻に休暇や外出予定が入ってしまったら、非常に見にくい。

「じゃ、カレンダーを分ければいいじゃん」という話になるのだけれど、そうすると、リクエストされたこととは少し異なる感じ。多分、いろんなカレンダーを使い分けるなんてことできない。

カレンダーを分けても、全体スケジュールを把握する方法は?

「もういい加減、Outlookの使い方とか勉強したら?」と思うけど、期待するのは無駄。私に課されたミッションは、他の人にとってできるだけ簡単な方法で全体の予定を通知すること。

多分、リクエストしてきたチームが求めているのは、こういうことなんだと思う。

今日の予定をまとめて教えてくれるslackの秘書BOT
Slack Bot:毎朝Googleカレンダーの予定を通知してくる秘書ねこBotの作り方

この方法なら、複数のカレンダーの内容を一回で通知可能。

実際に作ってみよう

基本的には、前述のサイトの方法でできあがる。

で、ここで少し欲張ってしまうところが私の悪いとこ。「どうせなら1ヶ月とか1週間の予定があった方が良くない?」とカスタマイズすることにしてみた。

使うカレンダー

  • 上司の予定
  • スタッフの外出・休暇予定
  • 本社・地域本社のイベント
  • 事務所のイベント
  • 〆切日(提出物など)
  • オフィスの休業日

そして作ったスクリプトが、以下。

カスタマイズしていて、つまづいた点

地味にちょこちょこ悩んだ。以下が時間がかかった部分。

イベント終了日

出張など日をまたぐ予定の終了日がきちんと表示されない!何とかなったと思ったら、今度は1日長い。(4月1日〜2日までの予定が、4月1日〜3日までと表示されてしまう。)

もっとスマートな書き方があるような気がしているけど、現時点ではここまでで諦めた。

表示のされ方(改行されない)

Slackでは\nで改行できるのに、なぜかMS Teamsでは改行されなかった。Markdownが使えるから、スペース2つで何とかなるかなと試してみたけど、できない。「なんで???」と発狂寸前だったけど、よくよく考えたら、「Headingを設定したら自動的に改行されんじゃん」と思って##を付け足してあっさり解決。

メール通知版も作ってみた

ここまでのことで、オフィス内の予定共有は完了。ただ、上司の管下の事務所は他にもある。「せっかくだからこれを利用しちゃおう」と思い立つ。ただ、この場合、MS Teamに新たにチームを作って、関係のある人達を招待して、という手順が必要。

面倒くさい。(あまりにもチームが乱立しすぎちゃう。。。)

ということで、彼らがどれだけMS Teamを利用しているかもわからないので、メール通知ということにした。上司のスケジュールや〆切日など関係ありそうなスケジュールだけでいい。

ちなみにメールはテキスト形式のメール。これで事足りるので、これ以上のことはしていない。

送信はOutlookのアドレスから

Gmailから送るのだけれど、受信者にもそれが表示されると今後誤ってGmailにメールを送ってくるような事態にもなりかねない。メールのやり取りはOutlookで統一しておきたいので、Outlookから送ったことにする。

Gmail側で、Outlookメールの設定が必要。

GmailからOutlookのメールアドレスで送信する

これで、Outlookで使用しているアドレスを送信者に設定すればよい。

今後改善が必要な部分

とりあえず、私の分かる範囲でみんなの予定を入れて作ったので、長期的な運用は、予定をポンポンと入力していってもらう必要がある。

Google CalendarとOutlookのカレンダーの同期が課題というよりは、入力の仕組みをシンプルにすることが重要。(Google Calendarへの登録は、MS Flowを使えばいい。)

このあたりも、ChatBotの仕組みを利用できないかと考えている。

 

【Excel】(標準機能だけ)2分で地名一覧をExcelにまとめる

年度末でいろんなタスクの〆切が一気に押し寄せてきたところに、姉からとんでもなくどうでもいいタスクがやってきた。

妹には選択肢がない

「○○市の地名データ一覧がほしいんやけど、ネットで入手する方法ってあるの?エクセルに地名を入力したいんやけど。手入力が大変なので」

「なので」何?

私にラインするより、Google先生に尋ねる方がよっぽど生産的なのでは?と思いつつも、そんなやり取りをすると私が面倒くさいことになりそうな感じもしたので、おとなしく従うことにした。

別に1つの市の地名をエクセルに入力するためだけに、ごちゃごちゃ考えずに、一覧が載ってるウェブサイトをコピーしてエクセルに貼り付けて、最後にちょちょっと整形しておしまいでいい。(今回使った方法は後述)

前にもウェブサイトのコピーっていうことやったけど、今回は段違いに簡単。フィルタとGoToSpecialだけ使う。

 

ということで、データ探しからラインへ投稿まで所要時間2分。

「自分で調べて何とかしたらいいじゃん」という返信をして、ヒビを入れるような自体を招くよりずいぶんマシな着地点だった。

翌日、またラインのメッセージ。

「めちゃくちゃ助かった。ありがとうございます。ついでに○○市と○○市と○○市があったら最高なんだけど」

「だけど」何?というような野暮な返信はせず、おとなしく更に5分ほど作業。完了。私の平和は守られた。

基本のおさらいだけでも面倒な作業は減らせる

今週は何だか疲れていたので、深く追求もしなかったけど、きっと仕事で必要になった作業だったのだろうと推測。基本的すぎて会社でどうやってするか同僚が教えてくれないのか、それとも彼女の同僚たちはまさか手入力なのだろうか。

自分も事務員なので会社で時々こういマクロを作るほどでもない作業が発生することがあることはわかる。問題は、姉のように、「かくなる上は手作業で」と思うような人もいるかもしれないということだ1。オフィスアプリケーションの基本を知っているだけで、面倒な作業が回避できる場面は結構ある。

私が、オフィスアプリを学び直したのは、残業が続く私に他のチームの先輩が、「オレらが『あーこの作業面倒くせー』って思うようなことって、極力手作業しなくて済む方法があんだよ。エクセルって意外と何でもできるからね」とアドバイスもらってから。最初はGoogle先生に聞くという方法をとって、それだけでも十分すぎるくらい助かったけど、もっとラクになったのは基本から学び直してから。標準機能でも自分で思いもつかなかったような機能があって、「これ利用したら、○○の作業が短時間で済むじゃん」というものが多数あった。

Google先生に聞くには「アレできそうだな」などと自分の想像力に頼る必要があるので、事務作業をする機会が多い人には基本をもう一度おさらいしてみることをオススメしたい。

「Wordくらい余裕」という人が、まさかまさかのスペースでタブに合わせる方式をとっていたりする2。自分で使えていると思い込んでいるだけで、意外に面倒な方法で作業をしていたりする可能性もある。自分が使い始めた頃からずいぶん機能も追加されていることを知って驚く人は、きっと相当数いると思う。

と、結びつつ、こういうことをお姉さんには言えないのだ私の情けないところ。

今回使った方法

最後に今回使った方法の解説。(Macではふりがなの部分がコピーされなかった。)

  1. 「○○市 地名一覧」などとGoogleで検索。(例では「品川区 住所一覧」で、MapFanのページに辿り着いた。)
  2.  

  3. 【Ctrl】+【A】で全選択後、【Ctrl】+【C】でコピー。
    2018-03-31_SelectAll
  4.  

  5. エクセルを開き、形式を選択して貼り付け。
    2018-03-31_PasteSpecial
  6.  

  7. 上のいらない情報を削除後、A列を【行】という単語でフィルタ。
    2018-03-31_Filter
  8.  

  9. 【あ行】から【わ行】までを選択後、GoToSpecialで可視セルを選択(もしくはショートカット【Alt】+【;】)。
  10.  

  11. 行を削除。
    DeleteRow
  12.  

  13. 最後の地名の後に残っている不要データを削除。(了)

もし、ふりがなが同じセルに表示されてしまった場合には、以下の方法でセルを分割。

  1. A列を全選択。
  2.  

  3. 【データ】タブの【区切り位置】をクリック。
  4.  

  5. 【カンマやタブなどの区切り文字によってフィールドごとに区切られたデータ】を選択して次へ。 
    2018-03-31_Delimited
  6.  

  7. 【スペース】を選択して完了をクリック。(了)
    2018-03-31_Space

実際に送ったのは、A列の左に1列追加して、あ行などと何行かわかるようにしたものだったのだけど、地名をエクセルに入力するだけのタスクなら、上記で十分だろう。


  1. うちの場合には、まず妹を使ってみる、というのオプションを行使するわけだけど。 ↩︎
  2. そして、そういう人に限って後から「どうしてもこのラインが合わないんだよー」とかって泣きついてくる残念さ。 ↩︎

テキストエディタでタスク管理:初心に戻ろう5ヶ月後

テキストエディタでのタスク管理にスイッチしてから早くも5ヶ月が経過。最近、当初ほどのパワフルさを感じなくなってきた、というか、自分自身を奮い立たせることが出来ない。たかがタスク管理だけど、リストにあるタスクは他のチームや事務所をサポートする大切なもの。だからこそ、本来はテキトーにできない。

でも、全然、やる気が出ない!

ここ数週間いろいろと原因を探しをしていた。あまりに思いつめすぎて、髪の毛をバッサリ切るといった突飛な行動にも出た。でも、原因の一つはもっと身近、タスクリストにあった。

以下、タスク管理の教科書では基本とされているようなことで躓いた記録。

タスクの粒度が粗くなってきていないか

結構お気にいりのタスクリストだけど、これを見直すことをすぐに思いついたわけじゃない。むしろ、タスクリストは問題なくて、自分の精神的な不安定さに原因があると思いこんでいた。

私は母艦となるNotepad のタスクリストとTodoistを併用している。Todoistには、定期的に発生するタスクを設定したり、不定期発生且つ手順が決まっているタスクのタスクテンプレを用意している。該当するような業務が近づいてきたり発生すると、Todoistが知らせてくれるので、それをNotepad に転記。これらのタスクは何度もこなしているので、適当な大きさにわけられている。

その他のタスクは、大半がメールで依頼がとんでくる1。これらは、単発のものが多く、その場でその場で、タスクの大きさを決定する必要がある。

3月は元々四半期レポートのということに加え、期末のため半年・年一回のレポートが発生。これらのリマインダーがTodoistからとんできて毎日やることはそれなりにある。通常の月の定期的なタスクと不定期的なタスクの割合が2:8くらいだとすると、3月は4:6くらいといった感じだろうか。

毎日の完了タスクの数と疲労度が釣り合わない

定期的なタスクをこなしているため、毎日の記録はそれなりのタスク量をこなしたことを示す。にもかかわらず、「結構働いたのに、たったこれだけしか完了していないの?」と思いながら毎日終えて帰宅していた。

受信ボックスにどんどんメールが溜まっていく

加えて、毎日増えていく受信ボックスのメールの数。最終的には2,500を超えていた。なんちゃってではあるけど、インボックス・ゼロ方式でメールを処理しているので、《受信ボックスのメール数≒未完了タスク》となる。特大のが頭の中に出現。

タスクの追加日に注目 してやっと自覚

ここまできてやっとタスクリストの点検というところにたどり着いた。タスクリストの追加日と完了日を見ていると、Todoist経由のタスクは3日以内に完了しているのに対して、それ以外のタスクの完了までの日数の長いこと!2週間以上経つものも多い。どうやら、タスクの粒度が大きいっぽい。普通ならもっと早い段階で気づくものだろうけど、そんな余裕が持てず、どんどん自分の首を締める結果となっていた。

どうして粒度にこだわる必要があるのか

たかがタスクの書き方じゃないか、という話なのだけれど、タスクの大きさを誤ると進捗度合いをつかめない。私の場合、いろんなタスクに片足を突っ込んで、中途半端にいろいろ進めているのだけど、タスクリストを見ただけでは、それがわからない。いつから始めて、どこまで終わっているのかの把握ができない、つまり、管理に失敗している。

で、結局、正しいタスクの設定方法は?

もしかすると頭のいい人がすでに公式のようなものを作っているのかもしれないけれど、私はタスク設定の万能な公式を知らない。ちょうどいい粒度というのは、その人の経験やスキルによって異なるため、自分で調整していく他ない。《正しいタスクの設定方法は人それぞれ》ということ。

どうして粒度が狂いだしたのだろうか

今回の場合、どんどん届くメールの依頼に、段々とタスクリストへの追加が面倒くさくなって、《メールの件名=タスク》という粗すぎるタスクを量産していた。(ちなみに、このやり方はTodoistDynalistで採用されている。)

メールをTodoistに転送してタスク化する方法Todoistのメールとカレンダー連携が新しくなります。

(後半の【Todoist+メール】部分)

 

Outlookの場合は、Quick Stepsに転送先アドレスを登録して、更にショートカットを設定しておくとラク

クイック操作でよく行う作業や繰り返し行う作業を自動化する

メールの件名をタスクにする方法は、単純な依頼の場合や、メールの送信者(依頼者)がこっちの都合を考えて、取り組みやすいような大きさで送ってきてくれる場合には有効だけど、私の場合あまり当てはまらなかったこともあって、これを諦めていた。

以前は理解していたことをどうして忘れてしまったのだろう、私。モノグサな性格が災いして失敗。ちょっとした手間が、パフォーマンスを上げるのだと言い聞かせて、必要以上に手順を減らすことのないようにしようと決意。(多分、また同じ轍を踏みそうだけど。)

粒度を誤ってしまったタスクは、One-offのタスクばかり。はじめてのタスクでも過去の似たようなタスクを参考に、上手く設定できることもあるけど、それ以外は、走りながら調整するしかない。といっても、実際に取り組んでみて、見えてきた必要な作業をその時その時で追加していくくらいの適当さでいい。一番悪いのは、大きすぎると気づきながら放置すること。取り組めど、取り組めど、一向に未完了リストから完了リストへ移動しないので、だんだんとやる気も削がれてくる。

狂ったタスクリストを元に戻すガイドラインを持っておく

絶対的に正しいタスクの設定方法の公式がないということは、私のような気分屋は、今回のように、徐々にタスク設定をミスっていく可能性がある。そのため、時々、チューニングしなくてはいけないようだ。このチューニングの基準を決めておくとラクなんじゃないかと思う。

例えば私の場合、粒度が合っているタスクは、リストに載ってから概ね1週間以内にはなくなっている。だから、1週間以上前からリストに居座り続けているタスク(先行タスクがあるものを除く)があれば、粒度が誤っている可能性があると考えて見直しをする、ということになる。見直したのにそれでも消えないなら、まだ粒度が合っていない2

振り返って気がつく自分の仕事の変化

今週は、この狂ってしまったタスクリストを少しずつ直す作業をしていた。必要な作業が見えてきたりして、止まっていた作業が進み出した。早く気づいて取り組むべきだった。

同時に、見たくないものも見えてきた。薄々気がついていたけど、私の業務内容の割合が、自分の所属している事務所の割合よりも、他の事務所やグループ会社のサポートが多くなってきている。今週の完了タスク・費やした時間を振り返っても、半分以上は自分の所属以外のサポート業務。さらに例年なかったような新しいタスクがぐんと増えている。最近パフォーマンスが落ちたのかと思っていたけど、それだけじゃなくて、慣れないタスクやその量も問題な気がする。

ルーティン業務の引継ぎや、効率化をもっと真剣に考えないといけない。


  1. 残りは、上司から口頭での指示など。 ↩︎
  2. か、そもそも自分のタスクじゃないとか・・・。 ↩︎

【Excel】難しい数式や機能を覚えるよりも先に学ぶべきこと

金曜日に同僚から「過去のレポートに誤りがあり、どう修正したらいいか相談させてほしい」とのメールが送られてきた。すぐに、過去のエクセルレポートの問題の箇所を再確認。残念ながら、同僚の勘違いではなかった。すでに3ヶ月。先月もその前の月も、そのミスを引きずった報告をしていたことになる。

とりあえず、誤りの発生源は分かったが、他のデータへの影響範囲を調べた上で、修正案をいくつか考える必要がある。そこで、同僚にヒアリングをし、エクセルの数式を一つずつ見直し、可能な修正方法を練った。

今回の件で、共同作業するにはお粗末なエクセルの作法の知識しか持っていない、と改めて痛感。これまで自己流で何とかエクセル業務を遂行してきた人は、自己流を貫こうとするから、仕事はチームワークということを今一度心に刻み込んでほしい。

エクセルシートについての説明はあったのに

今回の問題は引継ぎの過程で発生した問題だった。

一般的にあるエクセル引継ぎ問題は、シートの構成やインプットセルとアウトプットセルの混在などにより引き起こされるものが多い。私も、転職して、あまりのとっちらかったエクセルファイルの数に数ヶ月頭を悩まされた1

では、今回の場合もやはりファイルに関する説明不足から引き起こされた問題だったのだろうか。答えはノー

当該エクセルファイルは本社から配布されたもので、思いつきで作られたようなものとは対極にあるようなファイル。間違いの発生を抑えるべくシートの保護なども設定されている自由度の低い作りとなっている。そして、使い方のマニュアルが別途作成され、常に最新版がイントラ上にアップロードされている。

そして、そのマニュアルには「○○には必ず☓☓と表示されなければならない」と明記されている。

今回のミスは、同僚がこの注意書きを読み落としてしまったのが原因の一つ。この点、同僚に責任はある。しかし、この○○にあたる箇所は、どの行に表れるか定まっておらず、同僚をかばうわけではないが、見落としやすいチェック方法なのだ。

ちょっとした改善案:判定セルは固定

前の会社は、こういうエクセルファイルの作り方が(今の会社と比較して)上手かったと思う。確認すべきポイントがどこあろうとも、判定セルを一番上に再掲し、【提出可】と表示されない限り提出ができなかった2

判定セルを右端に置くと、データ量によってスクロールしないと気付かないなどといったことがあるので、A1セル左端に設置するのがいいと個人的には思う。

更に言えば、担当者は、スクロールせずに全体を見ることがきる場合を除き、環境保護・経費削減などというスローガンに怯むことなく、堂々と印刷してデータを確認、シュレッダー送りにすることをやってのけるべきだ。

私の周りはみんな《非表示》が好き過ぎる

閑話休題。

今回、同僚が注意書きを見落とししてしまったということ以上に問題だったのは、前任者がデータ行を非表示にしていたことだ。

確かに、判定セルの見落としはあったが、全てのデータは証憑と突合されていた。上手く説明できないのだけれど、いくら証憑と突合しても今回の問題は起こりうる。だからこそ、判定セルがついているというわけだ3

今回の非表示は前任者が残したものだったけれど、同様ミスを防ぐため、同僚には、今後エクセルでの作業時には「非表示ではなく、グループ化」を使うように伝えた。

今の会社に入ってから特に思うのだけれど、地域本社を含め、私がよく仕事をする事務所の人達はエクセルの《非表示》機能をよく使う。これは、行列の非表示に限ったことではなく、シートの非表示も含む4

同じ会社でも文化が違う

本社とのやり取りではこんなことを思うことはない。なぜだろう。

勝手な想像だけど、彼らはもっと共同作業に慣れているのかもしれない。彼らから送られてくるエクセルファイルは、非常にシンプルなテーブル形式のものだったり、複雑な場合には保護機能で簡単に変更できないようにされている(もちろんマニュアル付き)。

一方で、地域本社以下では、というと残念ながらそんな意識は浸透していない。エクセルファイルを引き継いだら「数式を追って全体像を理解するのが当たり前」という空気が充満している。

この文化の違いは、ナレッジマネジメントに対する意識の違いから生じているのではないかと思う。

今の会社に転職して長くはないのと、やり取りしている部署が限定されているので、全体に当てはまるのか微妙だけど、意識の差が生まれた背景には、関わる人の多さと、流動性があるのではないかと推測する。

【1】日頃からいろんなバックグラウンドを持つ人たちを相手にしている

本社は、同じフロアで顔を合わせる人たちだけでなく、国内外の他の事務所とやり取りをしているから、常に、作業者が悩むポイントがないような作りを意識してファイルを作る文化が出来上がっているのではないかと思う。

【2】スタッフのローテーションのスピードが速い

地域本社以下、私が関わっている事務所のスタッフは、ほとんど異動がない。一方で、上司曰く、本社では、最近特に、ローテーションの感覚が短くなってきているのだという。若手にいろんな部署で経験を積ませて、少しでも効率よくスキルを付けさせようとしているらしい。

このため、短い期間での業務引継ぎが必要であり、マニュアルなどが整備されていたり、引継ぎやすい形のファイルが作られる素地が出来上がっているのだと思う。

「仕事で使うエクセルは全て共有物だ」という意識を持つべき

《効率化》というのは、私の会社でもよく聞く単語だ。本社では、前述のような環境の中でも効率的に業務を遂行するためにも、ナレッジマネジメントの重要性がより浸透しているたのだと思う。一方で、同じ会社なのに、残念ながら、私の周りでは《暗黙知》→《形式知》への変換の重要性は理解されていない(少なくてもエクセルについては)。

決して特別なことが要求されるわけじゃないのにどうしてだろう。以下の2つを実践するだけでも改善されるハズ。

新しくファイルを作ったら簡単な説明を付けておく

会社のPCで作るエクセルファイルは、例えそれが個人の OneDrive に保存されているものだろうと、説明のシートを一つ挟んで置けばいいのだ5。場合によっては面倒くさくても、別途マニュアルを作るべきなものもあるけど。

確かに、近視眼的な視座では、こういう作業は自分の仕事のスピードを落とすし、効率的には思えないかもしれない。でも、仕事はチームワーク。

以前、簡単な業務だしと私がやっていた業務を、突然上司からの指示で同僚に渡したことがある。シートに、データの出所やシートの構成について全部メモっていたので、引継ぎが超楽だった。

不要なヘンテコな機能は使わない

行列の非表示、シートの非表示、列の結合(エクセル方眼紙)などなど、考えなしに使わない。「絶対使うな」というわけではなく、大した理由もなく自分の好みで使うなというはなし。引き継いだ人間や作業者にとっては、結構な負担。複雑であればあるほどやる気が出るのはゲームくらいで、意味なく仕事には持ち込んじゃダメ、絶対。

私がお世話になった本3冊

エクセルの数式などの辞典も持っているが、エクセルで出来ることを紹介する本よりも好きなのが、エクセルのお作法を取り扱った本。3冊以外にもまだまだ同じような本を持っている。

「エクセルを使えるようになりたい」と真剣に考える人ほど、この系の本は選ばないかもしれない。でも、SUM関数のような超基本をおさえたら、一旦、数式などを覚えるのを休んで、お作法の本を一冊読んでみるのが良いと思う。それから、機能や関数を扱った教本とお作法の本を行ったり来たりすればいい。そうじゃないと、他人を悩ますエクセルが量産され続けてしまう。。。

さて、お作法関連の本で私が一番最初に買った本は、慎泰俊さんの『外資系金融のEXCEL作成術―表の見せ方&財務モデルの組み方』。

留学時代、ファイナンスのイロハもわからなかったときに、手にした『15歳からのファイナンス理論入門』がわかりやすく、当時よくブログも読んでいた6

ちょっと逸れるけど、ご参考まで:
15歳からのファイナンス理論入門

この本を買って、それまで作ってきた表がいかに自分勝手な汚い表だったかを認識。この本で紹介されているスタイルを覚えるまで、この本を何度も何度も見ながら表を作った。財務モデルを作る業務はないため、後半は参考となる部分が前半ほどではなかったけど、私にとっては自分のエクセル資料に対する認識を変えてくれた重要な一冊。

次に買ったのは、熊野整さんの『外資系投資銀行のエクセル仕事術』。

この本は、『外資系金融のEXCEL作成術―表の見せ方&財務モデルの組み方』よりもエクセルの作法についての説明が詳しい。表の作り方についてのルールがやや違ったりもする。この本で、非表示機能よりグループ化機能を使うことが勧められている。ショートカットなど普通のエクセル機能については、全て知っているものばかりだったが、反対に「基本が身についている」との安心感をもらうことができた。

そして、『迷惑をかけないEXCEL』。

自分への戒めのために、時々、読み返している7。「あー、こういうことが他人には迷惑になるのか」とか「わかる!これやられて相当苦労した」ということがたくさん載っている。全てをクリアすることは難しいのだけど、ファイルを時々見直して、直せると思えるところが出てきたら少しでも改善している。

最初の2冊は、外資系とある。外資系の場合、やはり従業員のバックグラウンドに多様性があるため、必然的に、わかりやすいエクセル資料を作るルールが確立されたのではないかと思う。

Amazonのレビューでは、エクセルのお作法の本は賛否両論8。お金の無駄という人もいる。そういう人たちは、エクセルのお作法がきちんと確立されている会社で働いている数少ない幸運な人たちなんだろう。心底羨ましい。


  1. 外部ファイルからのリンクがあるが、関連するファイルが一つのフォルダにまとめられているわけではなく数日間に渡る大捜索作戦を結構する羽目になったり、命名規則がハチャメチャ過ぎて、必要なファイルを見落としそうになったり。それらが全て人事評価とそれに基づくボーナス算定などに関連するファイルだったため、相当神経すり減らすことになった、という非常にビターな思い出。 ↩︎
  2. 無視してアップロードしても、エラーとなり、受け付けてもらえなかった、・・・と思う、確か。 ↩︎
  3. 厳しいことを言えば、レポートそ印刷後、電卓を叩いてダブルチェックしたら一発でわかる。 ↩︎
  4. 以前、シート数・データ量の割に重いファイルだな、と思って、非表示シートを調べたら15枚以上も非表示のシートを見つけたこともある。 ↩︎
  5. 非常にシンプルでアフォーダブルな資料の場合は除外。 ↩︎
  6. もちろん、実際のファイナンスの授業では、いろんな論文やケーススタディに取り組まなくちゃいけなかったけど、知識ゼロから入るのとは雲泥の差だった。非常に説明がわかりやすい。 ↩︎
  7. 人って忘れやすい生き物なので、読んでからしばらくすると自分勝手なエクセルファイルを作り出したりする。 ↩︎
  8. パワポの本だと使い方よりもお作法の本の方が人気な感じがする。 ↩︎