2018年9月の活動記録

9月は出張にイベントサポートと、いろんな種類の業務を思いっきりこなした月だった。

仕事では、「失敗したな」と思えることも多かったけど、それを上回る達成感を手にすることが出来、今年初の充実した月。一方で、プライベートでは悲しい出来事もあり、決して丸々楽しい月というわけではなかった。

食生活

出張に会食と、半月弱、夕食が外食だった。そのうち、連続3日間、本当に浴びるようにお酒を飲んだ日もあり。

「飲みニケーション」なんて流行らないし、会社でも飲み会に関するルールが作られていっているが、定着までにはもう少し時間がかかりそう。

飲み会への参加の強要はゼロなので、行きたくないときは行かない選択もするけど、出張者がお客さんと会食などがない時などは、こっちでレストランのアレンジをして(あくまで先方の都合を聞いた上でだが)一緒に行く。オススメのレストランばかりなので、もれなく美味しい食事にありつけるのが特典。今月の会食は主にそういう理由からくるもの。

美味しいものは太る。一日二食の日が多かったため、体重も比例して増えるかと思ったが、変化は殆ど見られなかったので一先ず安堵

10月もイベントが3つ、送別会1、出張者対応1が控えており、夕食会のアレンジ済み。どれも例外なくコッテリ重い系なので食べる量・ビールは控えめにしようと思う。

仕事(定型業務)

データベース

先月から少しずつ本化している社内ポータル構築プロジェクトの件で、地域本社の人たちと打ち合わせをした。今回は、実際のサンプル画面などを見ながら、導線などの検討が主。

もちろん機能そのものについても話し合ったが、私の期待値が低いものだから、こちらからはそれほど多くの要求はせず、むしろ、地域本社ではどのような機能が求められているのかを勉強させてもらった。今後も、私のこの個人的な温度差をさとられないように参加していきたい。

現在のシステムが人員データベースすらその機能が微妙(登録番号が複製される可能性が合ったり、自動採番されなかったり)なので、そういう基本的な部分をきちんと整備してもらえるだけでもずいぶん違う。

私が担当している事務所のデータについては、Accessでまとめていて、「同じようなものを作ってほしい」とは思っているのだけど、あまりにも自分本意すぎるのと説明が面倒くさいので、現状、放っておいている。

今回の新しいシステムに、これまでの不備が解決された人事データベースが入って、そのデータをCSV形式で抽出できれば、それでいい。後はPower Queryを使って必要に応じて整形すればいいのだから。これだけでも効率化されるレポート業務がいくつかある。

(単発)イベントサポート業務

イベント自体は単発だったのだけど、そのタスクが私がこれまでこなしてきたものに類似するものが多かった。(定型業務で使っているテクニック)

当初は、イベントのリーダーのスタッフが、地域本社のスタッフに協力を要請してやっていたようだったのだけど、出張中に進捗を確認した際に、ゴールが遠いように思えたので、お節介をすることにした。

イベント参加者の名札づくり

ファイルを見せてもらって言葉を失った。フォントサイズがバラバラ。事務所名も正式名称と短縮版が混在してる。

参加者名簿から差し込み印刷で全部作り直した。最初に作ったスタッフがどれだけ時間をかけていたのか知らないが、作り直す時間が非常に短かったことで、リーダーさんが調子に乗って「イベントのロゴをこんな風に右上に付けたい」と依頼してきたので、やり直し。それを含めても、約30分で完了。

名簿の作成については別途まとめる。(2018年10月3日まとめた。)

配布資料の製本作業

これに至っては、リーダーさん、最初から諦めていた。

「大丈夫、私、出来るから。明日の午前中まで待ってくれる?出来上がりを見て、イメージと違ってたら言って。別の方法考えよう。」と、同僚との夕食の後、ホテルで資料を全部まとめた。

基本的には、以前の記事でまとめたように、PDFにした。

更に、ヘッダーとフッターを設定。今回は、ページ数を奇数ページの右下、偶数ページの左下、また、イベント名を奇数ページの右上、偶数ページの左上に配置してみた。(他のレポート用に、ページ数追加のアクションを設定しているのでそれを流用。)

イベントのフィードバックアンケート作成

配布資料をまとめて、チェックしてみてフィードバックのアンケート用紙がないことに気づいて質問。

「アンケート用紙は後から別に配布するの?」

すると、「今回は、後からメールで送って回答してくれた人にだけ、イベントの写真のフォルダリンクを渡そうと思ってる」との返事。

さすがに、これには反対。

(私)「絶対やめた方がいい。匿名だからこそ、正直で建設的な意見を書くんであって、匿名性がなくなったら当たり障りのない意見しか回収出来ないよ。」

(リーダーさん)「でも、正直なところ、去年のフィードバックはイベント終わった後に、別業務が忙しくなって、集計が上手くいかなかかったから、手書きのアンケートの回収ってツライの。」

(私)「じゃ、手書きやめたらいいんじゃない?Office 365の機能の一つにFormsってあるから、それ使えば自動集計されるよ。匿名性も保てるし。ただ、注意も必要で、云々・・・」(と説明しながら、私が以前配布したアンケートを見せる。)

(私)「作るの面倒くさいなら、Wordでも手書きでもいいから、質問リストをくれれば私が作るし。」

このような経緯で、アンケートの集計を自動化することに。リーダーさん、自動化されることでタガが外れたようで、相当数な質問項目を作ってきた。

日頃の単調な業務で身につけたこともたまに役に立つ

「バカバカしい」と思いつつ「仕事だから」と取り組んでいることは多いが、そんな思いをしながら身につけたことが、役に立つこともあるようだ。常日頃から地味な作業の効率化を検討しておくことは無駄じゃない・・・はず。

無駄遣い

本の購入は止めることが出来なかった。

ただし、購入した本の内、積読処理された本はほぼなく、ほぼ全部読んだ(読み切れていないものがある)。

洋服と靴の入れ替えを実施。

これらは無駄遣いではなく、必要経費の範囲におさえることが出来た。ファッションに関する欲は低いので、ここで失敗することはあまりない。買う数も少ないので、最近、購入する靴の単価上限額を引き上げた。

新たなアプリの購入はなかったが、やめる踏ん切りのつかなかったアプリの年間支払の更新があった。

10月は?

これまで後回しにしていた業務を片付けるために時間を使いたいと考えている。

そのうちの一つが引継書の更新作業。あまり変化のないものの更新作業や、工数が多い業務の引継書作成を先延ばしにして見ないようにしていたのだけど、退職することを視野に入れて準備をする。

退職については、かくかくしかじかで、以前から人事には通知済み。彼らからは待遇を改善した別ポジションの検討を提示され、それについて10月中には返事を出す必要がある。

未消化の有給休暇も後半に取得することを申請済み。

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