【Word】メンテしやすい引継書を作るならワード

9月のイベントを一つ終え、やっと一息つけると思ったら次のイベントの足音が聞こえてきている恐ろしさ。基本的には、別の人に渡したので、私は私の取り組みたいことに集中しようと思っている。

これまで地域本社で実施してきたあるイベントを、今回初めて、地域本社以外の拠点で開催するということで、担当者同士でも探り合いの部分が多かったのが、恐らく一番苦労したところ。

今回のイベントは辛うじて合格点レベルに達したようで、来年度は別拠点で開催しようとの話も出てきている。現時点で有力候補の一つに、私が時々サポートをしているオフィスが入った。そのため、慌てて準備の引継書を作成。覚えているうちに書き留めておかないと全く役に立たない書類になりそうでもあったし、まぁ焦って良かった。

誰のための文書かを考えてシンプルに

通常業務では、少し気を遣う会議用の資料など「え?何でこんな細かいことまで?」ということを考えたりする必要があって、これまでの引継書は、順番通りやれば同じクオリティのものができるというくらいの細かさで作ってきた。(毎回、裏事情なども盛り込んだ結構ウェットなのが出来上がる。)

今回も、そのやり方ではじめたのだけど、途中で、「場所も違うし、相手先も変わってくるわけだから、落としちゃダメなところだけ書いておけばいいじゃん」という基本的なことに気づいた。

文書のスタイルも、マニュアル的なものから、チェックポイントにして、その横に備考欄を作って、チェックポイントには落とし込めないけど、重要なことは横に付記するスタイルに変更。

どのアプリケーションを使って引継書を作る?

私自身、過去にこれについて悩んだことがあるので、悩んでしまう気持ちは理解できるのだけど、悩み無用。Officeアプリを使うならどれを選んでもいい、と思う。

個人的には、エクセルでの作成は極力避けているが、それでもエクセルで作った手順書もある。簡単な業務は、エクセルテンプレートファイルにそのまま手順書を付けた方が楽だし、十分だからだ。

パワポだとパソコンの画面で見やすい。ただ、メンテが面倒くさいことも時々。自由度が高い故に超芸術作品になってたりするから困る。そういうのはプレゼン資料だけにとどめていただきたい。引継書は他人によるメンテ前提での作成が望ましい、と思う。

私はワード派

エクセルもパワポも使うけど、私は基本、ワードで作成している。何度も書いたとおり、メンテが比較的容易だから。

例えば、税務関連の引き継ぎ資料。特に制度変更がなくても、だいたい毎年9月に見直しをすることにしている(当該業務の見直し用に一番時間が取れる時期という単純な理由で)。今日も取り組んでいたのだけど、ワードで作っているので、エクセルと違い「図が崩れる!」とか「セルが・・・」とか余計なことを考えず、内容に集中できるから良い。

「ワードの方が、図の配置とか上手くできないよ」という人は、ワードの使い方マニュアルを一度見てみることをオススメする。正しい使い方を覚えると、非常に使いやすいアプリだということに気づくはず。

何を使おうが、とりあえずPCから離れて情報の整理

あまりに多くの人達から誤解されているワードの優秀さを語るよりも、もっと大事なことは情報の整理。

情報の整理は決してプレゼン資料を作るときだけじゃなくて、「もうやり方決まってるじゃん」という手順書の場合も、飛ばせない。本当、面倒くさい。

私はまだまだ情報整理の仕方を体得できていないため、情報整理の方法もその時々で違う。(だから面倒くさいのか?)

付箋にどんどん書いてグルーピングして、という方法を取ることもあれば、今回のようにまずはワードに思いつくことを文章で書き出した後で、小さな項目に崩してグルーピングということをすることも。

冷静に冷静に冷静に冷静に

今回、「鉄は熱いうちに打て」的な取り組みは、それはそれで良かったのだけど、直後過ぎて「あれで苦労した」という思いが強く出てしまう場面も多く、後から見直したときに「この文章、ただの文句じゃない?」というゴミ文章が大量発生。

そこで以下の2つの質問で情報を篩にかけた。

  • 「必ずチェックすべき項目?:疑問文もしくはチェック項目に落とし込める?」
  • 「本当に備考欄に書く必要がある?:主観的すぎない?文句と受け取れられない?」

篩にかけた後、ワードに残った文章を、手書きでグルーピングして、Dynalistでもう一度構成を確認して、ワードに戻すという超絶長い作業をしたのだけど、結果的には、情報の見方を強制的に変えたおかげでスムーズに進んだ気がしている。

【下書きイメージ】

making_drafts

最初に全部ワードに書き出して、グルーピングした内容から、いろいろとまとめ方を検討。今回は、タイムラインとチェックポイントを作る案に落ち着いた。

最終的な引継書の出来は?

今回作ったのは、どちらかと言うとたたき台のようなもので、今後、メンテをして行く必要がある。

【今回作った引継書の最初のページイメージ】

finalising_document

ただ、冬のイベントの担当をお願いしている同僚に「参考まで」と渡したところ、「分かりやすい」と好評だった。「そこまで言われると、私の普段の指示がダメダメなのかな」と感じつつも、お礼を言った。

引継書を渡した彼女には指示しても斜めな方向に行くことが多かったので、これまで、「〇〇だから、△△をしてほしい」という言い方をするようにしていたのだけど、チェックポイントのような形でタスクリストが欲しかったのか、と。新たな課題が・・・。

【おまけ1】ワードの学び方

よく言われることだけど、ワードは誤解されている。便利な機能が多いのに、単に文章を打っておしまい、という使い方で終わりになっていることが多い。

ワードの解説本ってエクセルやパワポに比べて少ない。さらに圧倒的に基本の解説書の割合が高い。それなのに、基本すら分かっていなくてワードが嫌いになっている人が多い(私の同僚たち)。

「ワープロでしょ。解説書なんて、つまんない。」という気持ちを一旦抑えて、我慢して我慢して、解説書を読んでみたら、ワードの便利さに気付けるので、是非投げ出さずに一冊は読んでみることをアドバイスしたい。

本を読むのが面倒ならば、まずはYouTubeなどでワードのチュートリアルなどを探してみるのもいいかもしれない。

【おまけ2】参考書

参考まで、これまで使ってきた私の教科書を紹介。古いものばかりなので、同じものの購入はおすすめしないが、事務の仕事をこなすのに必要なレベルをおさえるにはこのライン程度というのがわかるのではないかと思う。

マイクロソフトオフィス教科書 Word 2007 Expert

偉そうに「解説書を読めば」と書きつつ、私もただ読むのは苦痛なタイプの人間。なので、問題集みたいなのを使って、実際にどういうときに使うのかを見ながら学んだ。

エキスパート用の本だったら、別にカラーじゃなくてもいいから安くして、より多くの人に手にとってもらえるようにした方がいいようにも思うけど、やはり操作の本はカラーの方が良いのだろうか。バージョンが上がると機能も違ってきていたりするので、最新版を購入するのがよい。

[逆引き] Word パワーテクニック 601 + 66 Tips

ワードの便利さを知ってからはこういう本が苦じゃなくなる不思議。ページを捲りながら、なるほど~、と楽しんでた。最新版はいつ出るのだろう。今のところ、ワードの本の中で一番好き。

この著者は、結構踏み込んだ内容のワード解説書を何冊も出しているのだけど、残念ながらKindle版がない。求む、Kindle化。(何度もクリックしているのだけど未実現。)

外資系コンサルのビジネス文書作成術

「外資系コンサル」=「ロジックが得意」という等式が常識なのだろうか。私は、日系商社の事務担当でしかないので、とりあえず2章と4章で十分だった。内容のある文書を作成することが課題の場合には、他の章も熟読した方がよいかもしれない。

スタイル機能がワードの優秀なところと言っているのは激しく同意。本ではスタイルの便利さが分かってもらえないのか、スタイル機能を活用している文書に出会うことが少ない。その中にあって、コンサルの人に作ってもらった文書はワードの機能が十分に活用されている。(担当者が若い場合、そのしっかり作り込まれたテンプレを強引に直してめちゃくちゃになったものが提出されたりすることもあって「研修受け直してきたら?」と思う気持ちになる。)

ビジネス Word 実践術

iPad miniでムック本を見ようとするからダメなんだと思うが、ややごちゃごちゃして見にくい本。ただ、載っている例などは、仕事をしていてよく遭遇するもので、直し方のアドバイスが参考になった。
今では、Kindle unlimitedで読むことができるようだ。

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