テキストエディタでタスク管理:初心に戻ろう5ヶ月後

テキストエディタでのタスク管理にスイッチしてから早くも5ヶ月が経過。最近、当初ほどのパワフルさを感じなくなってきた、というか、自分自身を奮い立たせることが出来ない。たかがタスク管理だけど、リストにあるタスクは他のチームや事務所をサポートする大切なもの。だからこそ、本来はテキトーにできない。

でも、全然、やる気が出ない!

ここ数週間いろいろと原因を探しをしていた。あまりに思いつめすぎて、髪の毛をバッサリ切るといった突飛な行動にも出た。でも、原因の一つはもっと身近、タスクリストにあった。

以下、タスク管理の教科書では基本とされているようなことで躓いた記録。

タスクの粒度が粗くなってきていないか

結構お気にいりのタスクリストだけど、これを見直すことをすぐに思いついたわけじゃない。むしろ、タスクリストは問題なくて、自分の精神的な不安定さに原因があると思いこんでいた。

私は母艦となるNotepad のタスクリストとTodoistを併用している。Todoistには、定期的に発生するタスクを設定したり、不定期発生且つ手順が決まっているタスクのタスクテンプレを用意している。該当するような業務が近づいてきたり発生すると、Todoistが知らせてくれるので、それをNotepad に転記。これらのタスクは何度もこなしているので、適当な大きさにわけられている。

その他のタスクは、大半がメールで依頼がとんでくる1。これらは、単発のものが多く、その場でその場で、タスクの大きさを決定する必要がある。

3月は元々四半期レポートのということに加え、期末のため半年・年一回のレポートが発生。これらのリマインダーがTodoistからとんできて毎日やることはそれなりにある。通常の月の定期的なタスクと不定期的なタスクの割合が2:8くらいだとすると、3月は4:6くらいといった感じだろうか。

毎日の完了タスクの数と疲労度が釣り合わない

定期的なタスクをこなしているため、毎日の記録はそれなりのタスク量をこなしたことを示す。にもかかわらず、「結構働いたのに、たったこれだけしか完了していないの?」と思いながら毎日終えて帰宅していた。

受信ボックスにどんどんメールが溜まっていく

加えて、毎日増えていく受信ボックスのメールの数。最終的には2,500を超えていた。なんちゃってではあるけど、インボックス・ゼロ方式でメールを処理しているので、《受信ボックスのメール数≒未完了タスク》となる。特大のが頭の中に出現。

タスクの追加日に注目 してやっと自覚

ここまできてやっとタスクリストの点検というところにたどり着いた。タスクリストの追加日と完了日を見ていると、Todoist経由のタスクは3日以内に完了しているのに対して、それ以外のタスクの完了までの日数の長いこと!2週間以上経つものも多い。どうやら、タスクの粒度が大きいっぽい。普通ならもっと早い段階で気づくものだろうけど、そんな余裕が持てず、どんどん自分の首を締める結果となっていた。

どうして粒度にこだわる必要があるのか

たかがタスクの書き方じゃないか、という話なのだけれど、タスクの大きさを誤ると進捗度合いをつかめない。私の場合、いろんなタスクに片足を突っ込んで、中途半端にいろいろ進めているのだけど、タスクリストを見ただけでは、それがわからない。いつから始めて、どこまで終わっているのかの把握ができない、つまり、管理に失敗している。

で、結局、正しいタスクの設定方法は?

もしかすると頭のいい人がすでに公式のようなものを作っているのかもしれないけれど、私はタスク設定の万能な公式を知らない。ちょうどいい粒度というのは、その人の経験やスキルによって異なるため、自分で調整していく他ない。《正しいタスクの設定方法は人それぞれ》ということ。

どうして粒度が狂いだしたのだろうか

今回の場合、どんどん届くメールの依頼に、段々とタスクリストへの追加が面倒くさくなって、《メールの件名=タスク》という粗すぎるタスクを量産していた。(ちなみに、このやり方はTodoistDynalistで採用されている。)

メールをTodoistに転送してタスク化する方法Todoistのメールとカレンダー連携が新しくなります。

(後半の【Todoist+メール】部分)

 

Outlookの場合は、Quick Stepsに転送先アドレスを登録して、更にショートカットを設定しておくとラク

クイック操作でよく行う作業や繰り返し行う作業を自動化する

メールの件名をタスクにする方法は、単純な依頼の場合や、メールの送信者(依頼者)がこっちの都合を考えて、取り組みやすいような大きさで送ってきてくれる場合には有効だけど、私の場合あまり当てはまらなかったこともあって、これを諦めていた。

以前は理解していたことをどうして忘れてしまったのだろう、私。モノグサな性格が災いして失敗。ちょっとした手間が、パフォーマンスを上げるのだと言い聞かせて、必要以上に手順を減らすことのないようにしようと決意。(多分、また同じ轍を踏みそうだけど。)

粒度を誤ってしまったタスクは、One-offのタスクばかり。はじめてのタスクでも過去の似たようなタスクを参考に、上手く設定できることもあるけど、それ以外は、走りながら調整するしかない。といっても、実際に取り組んでみて、見えてきた必要な作業をその時その時で追加していくくらいの適当さでいい。一番悪いのは、大きすぎると気づきながら放置すること。取り組めど、取り組めど、一向に未完了リストから完了リストへ移動しないので、だんだんとやる気も削がれてくる。

狂ったタスクリストを元に戻すガイドラインを持っておく

絶対的に正しいタスクの設定方法の公式がないということは、私のような気分屋は、今回のように、徐々にタスク設定をミスっていく可能性がある。そのため、時々、チューニングしなくてはいけないようだ。このチューニングの基準を決めておくとラクなんじゃないかと思う。

例えば私の場合、粒度が合っているタスクは、リストに載ってから概ね1週間以内にはなくなっている。だから、1週間以上前からリストに居座り続けているタスク(先行タスクがあるものを除く)があれば、粒度が誤っている可能性があると考えて見直しをする、ということになる。見直したのにそれでも消えないなら、まだ粒度が合っていない2

振り返って気がつく自分の仕事の変化

今週は、この狂ってしまったタスクリストを少しずつ直す作業をしていた。必要な作業が見えてきたりして、止まっていた作業が進み出した。早く気づいて取り組むべきだった。

同時に、見たくないものも見えてきた。薄々気がついていたけど、私の業務内容の割合が、自分の所属している事務所の割合よりも、他の事務所やグループ会社のサポートが多くなってきている。今週の完了タスク・費やした時間を振り返っても、半分以上は自分の所属以外のサポート業務。さらに例年なかったような新しいタスクがぐんと増えている。最近パフォーマンスが落ちたのかと思っていたけど、それだけじゃなくて、慣れないタスクやその量も問題な気がする。

ルーティン業務の引継ぎや、効率化をもっと真剣に考えないといけない。


  1. 残りは、上司から口頭での指示など。 ↩︎
  2. か、そもそも自分のタスクじゃないとか・・・。 ↩︎
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