相手への思いやり。簡単なのでAcrobatでしおり設定してください。

Acrobatというタブを見つけたので、どんな投稿にそんなタブを付けたのだろうと前に書いた記事を読み直した。

たった半年ほど前のことなのに「あー、こんなことあった、あった」となんとも懐かしい気持ち。9月は人員不足もあって平日だけでタスクを完了させることができず、会議資料の準備をするため休日出勤していた。本当にバタバタだったのだとわかる走り書きメモのような投稿だった。

あまりに殴り書き過ぎたので、今回少し修正した。

記事: Acrobatなら出来る!ファイル形式がバラバラなデータをひとつにまとめる

内容は、ファイル形式がバラバラのデータをAcrobat Proを使ってひとつのファイルにまとめる手順。自分でデータを作成する作業と違って、地味な事務作業の話。

その手順の中でサラリとふれているしおりの作成手順について以下補足する。

【データアクセスのショートカット】Acrobatしおり機能

ページ数の少ない資料なら特に必要ないと思うかもしれないが、しおりが表示されていることで、ファイルの概要を把握することも可能なので、おっちょこちょいな人にとっては少ないページ数の資料でもしおり機能は十分役に立つ。

手順もとても簡単なので、他の利用者や将来の自分のためにちょっと時間を費やしてもきっと損にはならないハズだ。

個人的には、「しおり設定が社会人としての基本くらいまで浸透すればいいのに・・・」と半ば冗談、半ば本気で思っている。(ページ数の多いスキャンデータと渡されたときは結構真剣に思う。)

しおりの設定方法

前の投稿でサラリとしか言及していないのは、その手順が非常に簡単だから。

設定方法

  1. 見出しがトップにくるようにスクロールする。
  2. 見出しを選択する1
  3. ショートカット【Ctrl+B】を押下。
  4. 必要に応じて、ツリーを修正する。(了)

以下、一連の流れ。少しわかりにくいが、見出し3の登録時に、スクロールして表示させる場所を設定していないため、見出し2を選択しても見出し3を選択しても変化しない。(※ゴミ箱アイコンをクリックすると削除可。)

createBookmarks

また、このまま保存してファイルを閉じると、次にファイルを開いたときに左にしおりパネル表示されない。これではしおりを設定した意味がほぼないので、ファイルを閉じる前に、初期表示の設定を忘れずに行うこと。

初期表示の設定方法

  1. ショートカット【Ctrl+D】を押下。
  2. 【Initial View】タブをクリックする。
  3. 【Navigation Tab】で「Bookmarks Panel and Page」を選択する。(了)

setInitialView

設定後、ファイルを開いてみると、ちゃんとしおりパネルが表示されている。

openPDF3

しおりが自動で設定されるケース

以下の場合、Acrobatが自動的にしおりを設定してくれる。

  1. Microsoft OfficeアプリからAdobe機能を使ってPDF変換した場合
  2. Acrobatで複数のファイルを結合した場合

● Officeアプリの場合

PowerPointの場合、スライドのタイトル(≠ファイル名!)が、Wordの場合、見出しがそれぞれしおりとして設定される。残念ながらExcelは対応していない模様(シート名がしおりになれば嬉しいのだけど)。

● ファイルを結合の場合

ファイル名がしおりとして設定される。

但し、いずれの場合も、自動設定されるのはしおりだけで、Initial Viewの設定はされない。そのため、しおりパネルを表示させたい場合には、前述の手順で設定しておくこと。反対に、外部へファイルを渡すときには、不要なしおりは削除しておく2

【参考】Acrobatの機能を紹介しているページなど

Officeアプリなどに比べるとヒットするブログ記事も少ないのだけど、PDFは仕事で頻繁に使われるファイル形式。Acrobatがあるのであれば、その基本機能について一度確認しておくと業務の効率化に役立つと思う。

私は、アメリカ人が作ったAcrobat9のチュートリアル動画を見て、Acrobatの便利さに感動したのがきっかけで、スキャンデータの処理以外にも積極的に使うようになった。

以下、参考まで日本語で解説されているページ。

本家の情報が一番正確。

今回初めて知った。本当「使い倒して」いる。もちろんのことながら、しおりについての解説記事もあった。。。

今の会社ではAcrobat Proライセンスがなかったので、入社1週間後から個人で購入している。「面倒な作業にイライラするくらいなら、お金出して解決するわ」とややキレながら申し込んだ記憶。。。


  1. 見出しと違う語をしおりに設定したい場合は、選択不要。3.の後に手動で設定する。 ↩︎
  2. 「XXXX_rev_TaroYamada.pdf」みたいにファイル名に名前とか入れる人がいるので、情報セキュリティ上も、最終チェックは丁寧に。 ↩︎
Advertisements