Todoistも私の愛しいタスク管理ツール

ブログを始めた頃は、もう少し仕事から離れた生活の記録になるかと思っていたのだけれど、投稿3回目にして早くも仕事の話を書いている。2017年を振り返ったとき、同僚全員が同情の言葉をかけてくれるほどに仕事漬けだったのだから、仕事以外のことを書くことは至難の業だったかもしれない。 そんな仕事付の毎日で、試行錯誤していたタスク管理。それまでのBuJoとTodoistの組み合わせから、テキストエディタ(Notepad++)とTodoistの組み合わせに変えたのも去年から。テキストエディタでのタスク管理は結構気に入っていて、それに関しては記録を残していたものの、Todoistについてはそんなに書いていないことに今更ながらに気がついた。

Premiumにアップグレードしてまで使っているTodoist

現在、私のタスク管理の母艦はNotepad++。そしてTodoistが母艦のタスクリストをサポートしている。 Todoistは無料とプレミアムプラン(年間3,500円:2018年1月時点)があって私はプレミアムを使っている。月額にすると300円弱も、サポートとしてしか使っていないアプリに支払っている。更にいうと、数あるプレミアムの特典のうち、1〜2つしか使っていない。 では、具体的にどう使っているか。 まず、無料でも使える機能のサブプロジェクトの登録。 仕事とプライベートというプロジェクトを作成。今回は、テンプレートについても触れるので、仕事の方を見ていく(また、仕事関連・・・)。 仕事というメインプロジェクトの下には、ルーチンとテンプレ(そして、以前、Todoistへの一本化を試みたときの残骸)というサブプロジェクトを作っている。 Projects

【サブプロジェクト1】ルーチン(リマインダーとフィルタ)

ルーチンは更に、週・月・四半期と3つにわけている。最初は毎日と半年、一年、というサブも作っていたのだけど結構早い段階でやめた。理由は以下のとおり。

  • 毎日:タスクを整理して(1)不要っぽいタスクをやめた、(2)自動化した。
  • 半年、一年:このカテゴリのタスクは、私の場合、自分からアクションを起こさないと大変なことになるというものはなくて、そろそろだよというリマインドしてくれる人たち(本社だったり、弁護士だったり)がいる、ということに気づいて、一旦、やめてみている。(もちろん、それらの業務自体は引継書の年間計画にはいつ頃発生するのか記載している。)

  ルーチンのサブプロジェクトに入っているタスクにはその頻度ごとに全て〆切日とリマインダーを設定。リマインダー機能もそれなりに便利なのだけど、意外にカスタムフィルタも使える1。 デフォルトでもフィルタ機能は付いていて、【Today】だったり、【Next 7 days】なんていうのもフィルタ。どっちも便利だったりするのだけど、今日とか1週間以内に発生するタスクを表示されるより、2週間だったり1ヶ月以内に発生するタスクを見たかったりする。そんな自分の好みに応じてフィルタ方法を設定するのがカスタムフィルタ。私は、優先順位もタグ付けもしてないから、ほしいのは【30日以内のタスク】のフィルタくらいだけど、Todoistヘビーユーザにとってはありがたい機能の一つじゃないかと思う。

リマインダー・フィルタの設定方法

 

フィルタで表示されたタスクをテキストエディタのタスクリストに落とし込んで、リマインダーでダメ押しのアラート。割り込みタスクが多いと、いくらルーチンタスクであっても、突然抜け落ちたりすることがあるので、私の場合はこのくらいがちょうどいい。 ちなみに、7日以内に発生するタスクはデフォルトのフィルタで見ることができるので、私は【7日以降30日以内のタスク】でフィルタを設定している。クエリは以下。

due after: 7 days & 30 days

Filter 老婆心ながら、毎日発生するタスクにリマインダーを設定すると、他のタスクが霞んでしまうので、しない方がいいと思う。

【サブプロジェクト2】テンプレート

定期的に発生する業務は、ルーチンタスクはサブプロジェクトがリマインドしてくれる。単発のタスクは、都度、直接テキストエディタのタスクリストに追加する。がしかし、この2つでカバー出来ない部分がある。それは、不定期に発生するタスク。例えば、採用(退職)だったり、食事会だったり、大きめの会議だったり。私の場合、出張もこのカテゴリに入る。 そういうタスクのときはテンプレートを利用している。ほぼタスクリストというよりも、チェックリストのような感じになっているのだけど、とりあえず関連する事柄全部を詰め込んで、後は必要に応じてテキストエディタのタスクリストに追加している。 出張テンプレートで説明すると、「出張するか」と思ったら、

  1. まず出張テンプレを【Inbox】か【Today】にインポート。
  2. リストの内、申請書関連をテキストエディタのタスクリストへ追加。
  3. 残りをどんどん潰していく。

  私のテンプレは、タスクも持ち物も一緒になっているので、リストの項目は63個もあるのだけど、このリストを使うようになってから、出張の準備が短時間でできるようになった。オススメ。ただ、テンプレート機能はプレミアムプラン。 Template 私は活用していないけれど、テンプレに相対日時を設定しておいて、取り込んだときに自動的にスケジュール化することも可能。

タスクの最初に【*】を付けたり、最後に【:】を付けることで、タスクをタスクとして認識させない(=チェックボックスを付けない)ことも可能。

あまり知られていないTodoistの10個の便利な機能 (完了できないタスクを作り、セクション分けする方法)

プレミアムプランにする価値はあるのか

ハッキリいって、前述のルーチンタスクの管理なんていうのは、頑張れば(いやそれほど頑張らなくとも)Outlookでもできる。テンプレートにしたって、文書化しておいたり、無料のチェックリストアプリなんかで代用することだってできそうだ。出費を抑えることの優先度が高いのであれば、当たり前だけれど、プレミアムプランは無駄。Outlookや無料アプリを使うのがいい。 しかし、私は、(1)できるだけ情報を一つにまとめたい、(2)メンテナンスが簡単な方がいい。 いつも仕事を辞めることばかり考えている私の頭にあるのは『引継ぎ』。いざ正式な引継書作成の段になって、カレンダーを見直して、年間スケジュールを作って、月間スケジュールに落とし込んでとか、「あの業務の資料どこだっけ?」と探索のために時間をとられるなんてまっぴら。データのエクスポート機能のないモバイルアプリ(そんなのは今はもうないのか?)を利用していた日には、データを打ち込むところから?・・・考えたくない。 Todoistはリストの変更のしやすさも抜群(簡単な機能しか使っていないから簡単なのかもしれないが)。追加・削除、順番の変更、いずれも簡単だ。CSV形式でのExportも可能なので、急にリストの提出が必要となったときなんかでも、CSVで出して不要な箇所を削除して渡せばいいだけだ。 最近、WorkFlowyから乗り換えたDynalist。高機能が売りだけど、そのPro料金の一部2Todoist(プレミアムプラン)でもできちゃう。故にProは必要なしというのが、現時点での私の考え。DynalistのPro料金が毎月8ドル弱3というのを考えると、毎月300円弱はありじゃない?(貧乏マインドセット) 馬鹿な比較はさておき4、タスク管理でヘマして評価下げるくらいなら、私はコーヒー一杯諦めてプレミアムを申し込む。 それにしても、今年はもっと仕事以外の記録ができる年になるようにしたい。

【Workflow】を利用するとテンプレートはiPhoneからももっと簡単に利用できる!

iPhoneを利用しているのであれば、テンプレートのインポートも(エクスポートも)iPhoneで完結。 https://wp.me/p99xkb-hK

Workflow
Price: Free

その他Dynalist関連のブログ記事


  1. どちらもプレミアムプラン ↩︎
  2. ファイルアップロードやGoogleカレンダーとの連携 ↩︎
  3. 年間利用料を一括で支払った場合 ↩︎
  4. そもそもアウトライナーはタスク管理のためのものではなく、考え方の整理のためのものなのでは・・・? ↩︎
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