PhraseExpress:私のフォームサンプル

年末年始の怒涛のレポートラッシュが少し落ち着いてきた、というより、ボスが出張に行ってくれて割り込みタスクがほぼなくなったので、忘れないうちにせっせとPhraseExpressのBoilerplate作成・メンテをしてた。

最初はどんなことができるかよくわからないので、辞書機能に毛が生えた程度の使い方しかできなかったのだけど、PhraseExpressはもっともっといろんな機能を搭載しているので使わないともったいない!

PhraseExpressのマニュアルや動画で説明されているけど、全て英語もしくはドイツ語なので、日本語の解説が読みたい、という人は利用者のブログなどを参考にするのが良いと思う。参考まで、以下のベージには一歩進んだ使い方が簡潔に載っている。

私が一番時間短縮のために活用しているのは、フォーム(いわゆるBoilerplate)。プライベートでもTypinatorで日記の入力フォームを作ったりするくらい好き。

PhraseExpressを使い出す前は、OutlookのBuilding blockを活用していたのだけれど、変数の使えるPhraseExpressの方がラクチン。

どんな使い方ができるかは本家の出している動画もわかりやすいのでオススメ。(ドイツ語なまりの英語だけど。。。)

以下、私が使っている簡単なサンプル(基本→応用の順)を紹介。

【ケース1】月次・四半期報告(メールの返信)

  1. 毎月・毎四半期、予めレポート提出依頼メールが届く。
  2. 本文に簡単なサマリを書いて、エクセルなどのレポートを添付して返信。

「このレポート、担当者も決まってるし、本文の内容も大体決まっているな〜」と気づいたら、前回の報告メールを探して、まずは内容をメモ帳などに書き出してみる。例えばこんな感じ。

■■様

お世話になります。
■■支店●月分報告を提出致します。 添付ご査収ください。

売上:●●●百万円
経費:●●●百万円

特記事項: ・・・・

以上。

■は変更の必要なし。
●は毎回変更する必要がある。

この例の場合、報告対象月はメール提出の前月だとすると、本当に毎回入力が必要なのは、売上高と経費の数値だけ。
なので、以下のような内容を登録しておけばOK。(※①などの番号は取ること!!)
[code language=”text”]■■様
お世話になります。
■■支店①{#datetime -text Subject Month -f m -s -1M}月分報告を提出致します。 添付ご査収ください。

売上:②{#formeditbox -text Sales -hint in JPY mil -single -required numbers}百万円
経費:③{#formeditbox -text Expenses -hint in JPY mil -single -required numbers}百万円

特記事項: ④{#formeditbox -text Remarks -required}

以上。
[/code]

  1. これは自動で入力される。
    (現在の月)−(1ヶ月)という数式が設定されていて、表示形式は月のみが表示される。
    今月を例にすると、自動的に12と表示される、というところ。
  2. 売上を手入力。ヒントに百万円単位と入れておく。
  3. 経費を手入力。ヒントに百万円単位と入れておく。
  4. 特記事項も手入力。必須入力項目だが、複数行入力可能。

【ケース2】不定期のイベント設定:〆切通知用

これはあまり一般的ではない使い方かも。
うちのチームのメンバは、締切が近ければ特に問題なく提出してくれるのだけれど、あまりに時間が長い場合には、締切日を忘れる傾向がある。なので、会議依頼で締切日を通知している。件名だけで本文は書かない。

例えば、グループAに資料Bドラフト提出日を通知する場合は、以下のようなものを登録しておく。(※①などの番号は取ること!!)また、ここでは見にくいので改行しているけど、本来は全て改行なしで登録。
[code language=”text”]①group-a@address.com
②{#tab}
〆切:③{#formeditbox -text Title -single -required}
④{#tab -count 2}
⑤{#formcalendar -text Deadline -manual -format 0}{#tab}
⑥{#formcalendar -text Deadline -manual -format 0}{#tab}
⑦{#shift}
[/code]

  1. 配信アドレスを設定していない場合は、【;】で区切って対象のメンバのアドレスを全部入力する。
  2. 次の項目へ移動するときには【Tab】を使うので、{#tab}と入力。
  3. 何の〆切かを手入力。
  4. 場所は設定しないので【Tab】を2つ登録して飛ばす。
  5. 日付を設定。
  6. ⑤と全く同じものをコピペしておく。これで日付設定は⑤のときの1回だけで済む。
  7. 全日設定にするために【Shift】を設定。
ポイントマウスを使わずに入力するときの動きをそのまま登録する。
キーワードなどはマニュアルを参照。
Simulate keypress
結構いろいろ使えます!

よく設定する内容(〆切関連)が決まっているのであれば、③をマニュアルインプットではなく(マニュアルインプットも可能な)ドロップダウンとかにするともっとラク。

【ケース3】月次報告の送信:マクロはネストも可能!

【ケース1】とはちょっと違って、担当している地域の各オフィスから受け取った報告書を取りまとめて、結合版を送信する場合を想定。

返信ではなく、自分で作成したメールにレポートを添付して送信。
(【ケース2】のように、宛先から設定することも可能だけど、今回は添付を自動にする場合の例。)

また、添付するファイルの名前は、「Activity_Report_201801.xlsx」といったように、最後にYYYYMMの形で対象月が登録されている。(別にJan2018でも何でもいいが、とりあえず、ファイルの命名規則があることが重要。)

まずはドラフトづくり。

TO:group-a@address.com
CC:jibun@adress.com
件名:●月:活動報告
添付:Activity_Report_201801.xlsx
本文:各位
●月分活動報告をお送りします。 ご確認のほどよろしくお願いいたします。

XXXX

PhraseExpressのタブから設定していく方が簡単。

  1. 【Automation】をクリック。
    Automation - Create email
  2. ドロップダウンから【Create Email】クリック。
  3. 下のようなウィンドウが表示されるので、上記内容を入力。
    Create a new email
  4. 【OK】をクリック。

以下の番号部分をちょっとだけ変更。(これも、「各位」以前の改行は本来入れない。)

[code language=”text”]{#mail -to group-a@address.com
-cc jibun@adress.com
-subject ①{#datetime -text subject month -f m -s -1M}月:活動報告
-attach \xxx.sharepoint.com\〜(省略)〜\Activity_Report_②{#datetime -text subject month -f yyyymm -s -1M}.xlsx
-body 各位
③#datetime -text subject month -f m -s -1M}月分活動報告をお送りします。
ご確認のほどよろしくお願いいたします。

XXXX}
[/code]
マニュアルインプットなし。超ラク。難点は、本文(各位という文言)が2行目から書き出されるということ。いろいろ試したけど解決方法は今のところ不明。

組み合わせ次第でいろいろできるので、他にもいろいろ試していきたい。

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