PhraseExpress:私のフォームサンプル

年末年始の怒涛のレポートラッシュが少し落ち着いてきた、というより、ボスが出張に行ってくれて割り込みタスクがほぼなくなったので、忘れないうちにせっせとPhraseExpressのBoilerplate作成・メンテをしてた。

最初はどんなことができるかよくわからないので、辞書機能に毛が生えた程度の使い方しかできなかったのだけど、PhraseExpressはもっともっといろんな機能を搭載しているので使わないともったいない!

PhraseExpressのマニュアルや動画で説明されているけど、全て英語もしくはドイツ語なので、日本語の解説が読みたい、という人は利用者のブログなどを参考にするのが良いと思う。参考まで、以下のベージには一歩進んだ使い方が簡潔に載っている。

私が一番時間短縮のために活用しているのは、フォーム(いわゆるBoilerplate)。プライベートでもTypinatorで日記の入力フォームを作ったりするくらい好き。

PhraseExpressを使い出す前は、OutlookのBuilding blockを活用していたのだけれど、変数の使えるPhraseExpressの方がラクチン。

どんな使い方ができるかは本家の出している動画もわかりやすいのでオススメ。(ドイツ語なまりの英語だけど。。。)

以下、私が使っている簡単なサンプル(基本→応用の順)を紹介。

【ケース1】月次・四半期報告(メールの返信)

  1. 毎月・毎四半期、予めレポート提出依頼メールが届く。
  2. 本文に簡単なサマリを書いて、エクセルなどのレポートを添付して返信。

「このレポート、担当者も決まってるし、本文の内容も大体決まっているな〜」と気づいたら、前回の報告メールを探して、まずは内容をメモ帳などに書き出してみる。例えばこんな感じ。

■■様

お世話になります。
■■支店●月分報告を提出致します。 添付ご査収ください。

売上:●●●百万円
経費:●●●百万円

特記事項: ・・・・

以上。

■は変更の必要なし。
●は毎回変更する必要がある。

この例の場合、報告対象月はメール提出の前月だとすると、本当に毎回入力が必要なのは、売上高と経費の数値だけ。
なので、以下のような内容を登録しておけばOK。(※①などの番号は取ること!!)

■■様
お世話になります。
■■支店①{#datetime -text Subject Month -f m -s -1M}月分報告を提出致します。 添付ご査収ください。

売上:②{#formeditbox -text Sales -hint in JPY mil -single -required numbers}百万円
経費:③{#formeditbox -text Expenses -hint in JPY mil -single -required numbers}百万円

特記事項: ④{#formeditbox -text Remarks -required}

以上。
  1. これは自動で入力される。
    (現在の月)−(1ヶ月)という数式が設定されていて、表示形式は月のみが表示される。
    今月を例にすると、自動的に12と表示される、というところ。
  2. 売上を手入力。ヒントに百万円単位と入れておく。
  3. 経費を手入力。ヒントに百万円単位と入れておく。
  4. 特記事項も手入力。必須入力項目だが、複数行入力可能。

【ケース2】不定期のイベント設定:〆切通知用

これはあまり一般的ではない使い方かも。
うちのチームのメンバは、締切が近ければ特に問題なく提出してくれるのだけれど、あまりに時間が長い場合には、締切日を忘れる傾向がある。なので、会議依頼で締切日を通知している。件名だけで本文は書かない。

例えば、グループAに資料Bドラフト提出日を通知する場合は、以下のようなものを登録しておく。(※①などの番号は取ること!!)また、ここでは見にくいので改行しているけど、本来は全て改行なしで登録。

①group-a@address.com②{#tab}
〆切:③{#formeditbox -text Title -single -required}④{#tab -count 2}
⑤{#formcalendar -text Deadline -manual -format 0}{#tab}
⑥{#formcalendar -text Deadline -manual -format 0}{#tab}
⑦{#shift}
  1. 配信アドレスを設定していない場合は、【;】で区切って対象のメンバのアドレスを全部入力する。
  2. 次の項目へ移動するときには【Tab】を使うので、{#tab}と入力。
  3. 何の〆切かを手入力。
  4. 場所は設定しないので【Tab】を2つ登録して飛ばす。
  5. 日付を設定。
  6. ⑤と全く同じものをコピペしておく。これで日付設定は⑤のときの1回だけで済む。
  7. 全日設定にするために【Shift】を設定。
ポイントマウスを使わずに入力するときの動きをそのまま登録する。
キーワードなどはマニュアルを参照。
Simulate keypress
結構いろいろ使えます!

よく設定する内容(〆切関連)が決まっているのであれば、③をマニュアルインプットではなく(マニュアルインプットも可能な)ドロップダウンとかにするともっとラク。

【ケース3】月次報告の送信:マクロはネストも可能!

【ケース1】とはちょっと違って、担当している地域の各オフィスから受け取った報告書を取りまとめて、結合版を送信する場合を想定。

返信ではなく、自分で作成したメールにレポートを添付して送信。
(【ケース2】のように、宛先から設定することも可能だけど、今回は添付を自動にする場合の例。)

また、添付するファイルの名前は、「Activity_Report_201801.xlsx」といったように、最後にYYYYMMの形で対象月が登録されている。(別にJan2018でも何でもいいが、とりあえず、ファイルの命名規則があることが重要。)

まずはドラフトづくり。

TO:group-a@address.com
CC:jibun@adress.com
件名:●月:活動報告
添付:Activity_Report_201801.xlsx
本文:各位
●月分活動報告をお送りします。 ご確認のほどよろしくお願いいたします。

XXXX

PhraseExpressのタブから設定していく方が簡単。

  1. 【Automation】をクリック。
    Automation - Create email
  2. ドロップダウンから【Create Email】クリック。
  3. 下のようなウィンドウが表示されるので、上記内容を入力。
    Create a new email
  4. 【OK】をクリック。

以下の番号部分をちょっとだけ変更。(これも、「各位」以前の改行は本来入れない。)

{#mail -to group-a@address.com 
-cc jibun@adress.com 
-subject ①{#datetime -text subject month -f m -s -1M} 月:活動報告
-attach \xxx.sharepoint.com\〜(省略)〜\Activity_Report_②{#datetime -text subject month -f yyyymm -s -1M}.xlsx  
-body 各位
③#datetime -text subject month -f m -s -1M} 月分活動報告をお送りします。 ご確認のほどよろしくお願いいたします。

XXXX}

マニュアルインプットなし。超ラク。難点は、本文(各位という文言)が2行目から書き出されるということ。いろいろ試したけど解決方法は今のところ不明。

 

組み合わせ次第でいろいろできるので、他にもいろいろ試していきたい。

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WorkFlowyをやめてみた。とりあえずDynalist。

「出だしが肝心」とばかりに今年の抱負として掲げていたことにせっせと取り組んでいる。だが、果たしていつまで続くやら・・・。

ずっと「いい加減やめよう」と思いつつダラダラと過去1年以上利用料を払い続けていたのが【WorkFlowy】。やめてみた。

ごちゃごちゃを整理するのに便利なアウトライナー

社内マニュアルやら引継書やらといった面倒くさい業務を担当させられることになってテンパっていたときに、『アウトライン・プロセッシング入門: アウトライナーで文章を書き、考える技術』という本を読んだのがきっかけ。著者のアウトライナー活用法が詳細に書かれていて、アウトライナーを使えば、私も同じようにいろんなことをできるようになるんじゃないかと思ってすぐさま使い始めた。

ゼロからマニュアルを作成するときには、アウトライナーは本当にオススメ。作業の洗い出しをして、グルーピングをして、順番を考えて、etc. etc. とやっていくのを何回も繰り返すことができるから。アウトライナーを使う前の私は、その作業をポストイットを使ってせっせとやっていた。ポストイットでも出来ないことはなかったのだけれど、途中で「あれ?あの作業忘れてた!」とか(数個タスクを追加した後で)「ん?グルーピングおかしいかも・・・」となると軌道修正が大変。アウトライナーのお陰で時間のムダが随分省けたと思う。

上手くいくと段々と楽しくなってきて、どんどんいろんなものをアウトライナーを使って整理するようになり、あっという間に有料プランへ移行。有料でもこんなに便利ならとヘビーユーザー一歩手前まで突き進んでいたんと思う。しかし、そう長く(何年も)は続かない。

文書化する必要があるならWordで済ませておく方がラクだった

便利なものを見つけたらとことんラクをさせてもらいたくなるモノグサな私。しばらくすると、WorkFlowyからWordへコピペして、適当なスタイルを設定して、という作業が面倒くさくなってしまう。(Pandocを知らなかった私、バカね。)で、気づいてしまう。

「もしかして、はじめからWordのアウトラインモードで書けばいいんじゃ・・・?」

予めスタイルを設定したWordテンプレートを作って、あとはアウトラインモードでアウトライナーのときと同じように作業をする。おしまい。

自分の考えを整理する場合には、Zoom機能といった便利な機能のあるWorkFlowyが向いているかもしれないけれど、最初から文書化するというゴールがある場合には、Wordの方がラクだと思う。

ただ、Wordにも難点がある。少し重いのと、スタイルを「あーでもないこーでもない」と悩んでしまいがちなこと。そこで、最近はWordからも遠ざかり、専らNotepad 。以前のようなゼロからまとめる作業というのが減って、アウトラインを何度も練り直す必要がないのでマークダウンで十分なのだ。

これまでのアウトラインは残しておきたい。でも。。。

このようにWorkFlowyの使用頻度は徐々に減少。でも、以前のアウトラインは残ったままだから、利用料金は毎月発生するという状況。きちんとしている方は、アウトラインが完成したところでEvernoteなどに最終版をアップロードしてWorkFlowyからは削除、ということをきちんとやっていらっしゃるようだけど、・・・面倒くさい。かつ、アウトラインのまま留めておきたい。あー、そこまで大きな金額でもなし、この出費はあきらめるか、という貧乏思考に支配されていたけど、代替アプリあった!

個人的には、Dynalistの方がデザインも好き。基本機能だけで十分というならば無料。思考の整理をするのに使うくらいで、アウトライナーとカレンダーを同期させる必要性が見いだせない私には基本機能で十分。早速、Workflowyというフォルダを作って、Workflowyのリストをマルっとインポート。【Import from WorkFlowy】というなんとも素敵な機能があるので、1分以内で終わる。アウトライナーにお金を払う生活とはこれでお別れです。長かった・・・(面倒臭くて放置してただけだけど)。

Dynalistはアウトライナーとしてだけ使う

Dynalistは高機能なアウトライナーでいろんなことができるらしく、利用者同士がいろんな活用法を活発にシェアしている。でも、正直、「それ全部、Dynalistでやる必要ある?」と思う点も多い。単なるタスクリストなら良いけど、わざわざカレンダーとリンクさせる必要あるんだろうか。スケジュールに入れたいなら、Todoistでタスク管理する方がラクなんじゃ?繰り返しも設定できるし、リストをテンプレ化して何度も利用することだってできるんだから。というのが、現時点での私の考え。

 

2018年の抱負

新しく始めるより、これまでやってきたことをやめる

新しい年の開始とともにその年の抱負を考えるのは多くの人がすることでしょう。私も例に漏れず毎年していますが、これまではどちらかと言うと「新たに何かを始める」といったものが多かったです。例えば、52週間貯金チャレンジとか、これまで勉強したことのない外国語を習うとか。それらはそれらで自分自身や同僚を楽しませる面白いプロジェクトだったのですが、今年はそんな新しいものを求めるのではなく、これまで得たものを棚卸しして本当に必要なものに集中していく年にしたいと考えています。(新しいもの好きな人間なので、今年も何か新しいことに挑戦したくなったり挑戦しちゃうとは思いますが。)

私が今年全力で取り組みたいのは、食生活・仕事(定型業務)・無駄遣いの3つ。

食生活

水泡に帰した7号食ダイエット生活の成果

11月下旬〜12月初旬に挑戦した7号食ダイエットは成功したのですが、その後の出張や年末の飲み会でその成果は見事に相殺されてしまいました。今月も出張に新年会が幾つかあることを考えると、ここで手を打っておかないと恐ろしいことになりそうです。出張も飲み会も私のコントロールできるものではないので、コントロール可能な日頃の食生活を見つめ直すことで被害を最小限に留めるしかありません。ということで、基本に立ち返り、一日二食の生活に戻すことにします。

過去の一日二食生活挑戦

一昨年にダイエットを開始した際に、ジムに通うのとほぼ同時に始めた一日二食生活。その後、体重が減ったこともあって当初の決意はどこへやら。。。いつの間にか三食に戻していました。

以前は回数を減らすと良くないという説を支持していたのですが、私の性格上、それだとずっと食べっぱなしでカロリーオーバー。いつの間にか何かを口に入れていないとダメな人間が出来上がっていました。
そんなタイミングで、「食事の回数を減らしたほうが胃が休まって良い」説に出会い、一日二食生活に移りました。

回数を減らすのが正しいのか、増やすのが正しいのか、専門家ではない私には判断ができません。ただ、回数を増やすと返って食べ過ぎちゃう私にとっては減らすという選択が合っていたということです。最初の辛さはもちろんのこと、途中でいきなり表れるもう一食食べたいという欲望に打ち勝つ強さが必要となります。前回は体重が順調に減ってきているという気の緩みもあり何回目かのこの欲望に負けてしまいました。今年は年間通してやり遂げる!

定型業務

仕事の愚痴の捌け口となっている感のあるこのブログ。ここに吐き出すことで何とかバランスを取ろうとしていることもあって、どうしても主観的。ひとしきり書き連ねた後には、少しだけスッキリして「文句を言っても、私の実力が伴っていない部分が大きいんだろうな」と軽く反省したりもしています。

ところが、どうやら全部が私の力量不足ということでもないらしいということが判明。先月の出張で地域本社の社員から「仕事量が多すぎる」「地域本社を含めて一度業務の見直しをする必要があるかもしれない」とのコメントがありました。その社員が言うには、最近はコンプラだなんだと、数年前に比べてレポートの量が著しく増えているとのこと。

とは言え、同時に「手を抜くことをおぼえろ」と注意もされました。前任者を含めこれまでの社員はそこそこに手を抜くことが上手く出来ていた。それが私は出来ていないらしい。

不要な仕事をやめる

ここ数年で増えた仕事もありますが、惰性でやっている不要な業務というのは絶対にあるはず。これまでも「このレポート、ホントに必要なの?」というレポートを(作成はしても敢えて)提出せずに提出を催促されるまで知らんぷりするという作戦を実行していた私。今年はこっそりやるのではなく、レポートの意味を確認して廃止してもいいかを関係者に確認の上で正式になくしていこう。

仕事を渡す

これまではスタッフの経験などから渡せない仕事も幾つかあったのですが、新しく入ったスタッフのポジションが以前のスタッフよりも上であることもあり、私でなくても問題ない業務については積極的にわたしていきたい。直近の課題は、今ひとつ噛み合わない(Aを指示してもBが返ってくるみたいな)話を噛み合わせる努力することでしょうか。このあたり、指示通りに動いてくれるマクロにどうしても頼りたくなっちゃうんですよね。生身の人間とのコミュニケーションは難しい!

無駄遣い

買い物の頻度を減らす(オンラインショッピング含む)

私は殆どの場合において「買いたいと思ったときに買いたい」という散財体質。店で気に入ったものを見つけちゃうと買い物リストに入ってなかろうが自分の思う予算内なら全部買っちゃう。残念ながらそういうものの大半は不要なもの。ザ・無駄遣い。

でも、買い物に行かなければお金を使わない。雑誌で見て「ほしいな」と思っても、店に行かない限り買わない。だから、買い物に行く回数を減らせば無駄遣いは解決できるはず!

オンラインショッピングはほとんどしませんが、例外は本とアプリ。特に重症なのが本!

本は取っておきたいというタイプの人間なので、結構早い段階でKindleで読むように変えました。紙の本の方が読み返しやすいし好きなのですが、毎年数十冊の本とお別れするのがツライ。ちょうどKindleと紙の本で悩んでいた頃、友人が「仕事の書類を全部電子化した」と言っていたのをきいて吹っ切れました。「最初の頃は確かに不便だと思うことあったけど、『こんなもんだ』って諦めちゃえば慣れた」とのこと。ホント、その通り。紙じゃないんだから紙と同じを求めること自体おかしい。その代わりに手にするものに焦点当てた方がいい。

話がずれましたが、本はKindleと決めている私にとって、Amazonのサイトをアクセスすることは買い物に行ったのと同じ。絶対何かポチっちゃう。早急にこの解決策を練る必要あり!

使ってないものを思い切って捨てる

アプリの中には購読しているものが幾つかあるので、不要なものはどんどん解約していきたい。必要なものについても、去年TextExpanderからTypinatorに変更したように、買い切り型で同じようなアプリがないかを見ていきたい。

新年からやめることを考えるなんてどうなんだろうとも思いますが、この3つに焦点を当てて2018年も頑張りたいと思います。いい年になるといいな〜。