テキストエディタでタスク管理:一ヶ月後

テキストエディタでのタスク管理に変えてから1ヶ月以上経ったので、使い勝手などについて振り返る。そもそもテキストエディタに変更した理由は、BuJoでのタスク管理が破綻してしまったから。基本的に、複雑なことが苦手な私にとって、優秀と評判のGTDアプリなんかより、アナログなBuJoの方がしっくりきていた。ノートの週間予定のページの右側にタスク一覧を作成し、完了したタスクを消しこんでいく。残ったタスクは次の週のページに書き写す。たったこれだけ。たったこれだけなのに破綻したっていうのだから、冷静に考えると恐ろしい。ここ数ヶ月は、退職した同僚たちの分のタスクが追加されていたので仕方なかったのかもしれないけれど、それにしても、だ。

あんまり・・・だったところ

思い込みだろうけれど、タイピングをするより自分で文字を書く方が物事をしっかり覚えているような気がする。その点で、BuJoでタスク管理をしていた頃は、結構タスクをしっかり覚えていたもの。あと、一週間以上放置すると、新しい週にも同じタスクを書くはめになるため、早期にタスクを完了させるようにしていた。その他に気に入っていた点は、スケジュール・タスクが一冊にまとまっているところ!タスクとスケジュールはお互い行ったり来たりする必要があるから、一緒にして常に行き来するようにしておく方がいい。アプリのリマインダー機能は便利だけど、他の事情(関係者の出張・休暇予定に合わせて今月は前倒しの必要あるぞ、など)は考慮してくれないので、スケジュールをこまめに見て、アプリはあくまで補助的に使うようにしておくべきだ。

以上、手書きの暗記効果とスケジュールとの連携という点でテキストエディットでのタスク管理はBuJoより物足りない。

良かったところ

前述の通り、タスク1が管理できる量に収まっているうちは、BuJoをオススメしたい。管理できる量のタスクというのは粒度の違いもあるだろうが、サブタスクも含めて(1つのタスクを1日以内に完結する基準で分割して)、20〜30個程度だと思う2。30を超えると1ページに収まり切らなくなるから必然的にBuJoでのタスク管理が破綻していることに気がつく。というか、特別なイベント期間以外で、個人のタスクが常に30以上あるって、タスクの粒度がおかしいか、人員配置がやや狂っている可能性があると思う。もっとデキる人に仕事を振ってもらうか、増員をお願いするのがいい。

閑話休題。仕事を渡せる相手がいなくて、とりあえずなんとかしなくちゃいけないときには、テキストエディタでのタスク管理は代替案としていいと思う。ノートと違い量の制約がないため、タスクをどんどん追加できる。だから、小さなことから大きなことまで前よりもキチンと新規タスクを記録することができるようになった。(以前は、本当にちっこいタスクについては、ポストイットに殴り書きして、当日中に取り組むようにしていたので、どれくらいの頻度で頼まれるかということが追えていなかった。)

毎日、□のついた未完了のタスクを全部見直して、!のついた優先度の高いタスクから取り組んでいく。終わったら、□を■に変更して完了日を入力。今日取り組むことのできる優先度の高いタスクが終わったら、次はタスク追加日の古いものに取り組む。割り込みタスクが発生したら、リストに追加して取り組む。この繰り返し。

完了させたタスク量が記録されていくので、毎日こなせるタスク量が視覚的にもわかりやすい。特別と思っていたタスクが意外に発生頻度が高いと気がついたり。。。BuJoの場合は、タスクをこなすことが一番でそれ以上の活用があまりできていなかったけど、過去のデータが見やすくなったことで、気づきが多くなった。

今後の課題

スケジュールとの連携が今のところの課題。Outlookカレンダーなどアプリを使ったりもしているけど、基本的には手書きの方が好き。いつでも起動できるし、視覚的にも簡単に工夫ができるから。タスク量からして手書きのBuJoには戻れないので、タスクの追加や振り返りの手順の中での解決策を検討する必要があるのではないかと考えている。(1ヶ月のキースケジュールをテキストエディットの一番上に入力する?)


  1. 毎日繰り返すルーティンタスクはリストに載せない、もしくはルーティンリストにまとめておく。 ↩︎
  2. 例えば、1つのレポートを完成させるのに、各拠点データを集計しなくてはいけない場合、「○○レポートの提出」というタスクではなく、「○○レポート用データの集計」「○○レポートのドラフトレビュー依頼」「○○レポート提出」くらいに分けておく。アプリなどでは、サブタスクとして登録できるものも、全部バラす。 ↩︎

 

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