PhraseExpress、Workflow & Draftsでメールを送る

帰宅後は業務用携帯やメールは使いたくも見たくもない。だから充電したり、カバンの奥底に眠らせたりしておく、極力。でも、時々、ちゃちゃっとメールを送信した方がいい場合がある。

私の場合そういうのは、予約関連の業務。正確には私の担当ではなかったのだけど、スタッフがいない今は私の重要な業務の一つ。

契約してるホテルだったり、よく利用するレストランの予約はテンプレートにしている。こういうのはもうネット予約で可能な気がするのだけれど、契約している値段だなんだかんだで少なくともうちの会社の場合は未だにメールで依頼することになっている。

((2018.08.09 追記:)追記)
メールで依頼とかだと非効率なのかと思っていたが、最近ちょっとしたアクシデントが発生して、メールによる予約だったことで反対に救われた。

PhraseExpressを使ったホテル予約のテンプレート例

就業時間中に予約手配をするときは、PhraseExpressを利用してラクをしているのだが、プライベートではMacを使っているため、わかりやすいスクリーンショットなどで説明することが出来ない。

以下の項目を必要な分だけ登録しておいて、誰かから予約を頼まれたら、新規メール作成で宛先に、登録したキーを打ち込んで、ちょちょっといじって終了。

Outlookなどのメールアプリの設定をどのようにしているかでやや異なるので注意。

ちなみに、私のOutlookは新規メールの作成で以下の項目が表示されるように設定されている。(BCCを表示している)

宛先
CC
BCC
件名
本文

 

では、次はPhraseExpressの登録例。

Tanto-san@xxxhotel.com {#tab}reservation@xxxhotel.com {#tab -count 2}
【会社名】予約依頼( {#CALENDAR -head Select check-in date -F mm/dd -MANUAL} 〜 {#CALENDAR -head Select check-out date -F mm/dd -MANUAL} ) {#tab}
○○様 いつもお世話になっております。△△会社の☓☓です。

標記、下記のとおりご手配いただけませんでしょうか。

宿泊者名: {#cursor}
チェックイン: {#CALENDAR -head Select check-in date -F mm/dd -MANUAL}
チェックアウト: {#CALENDAR -head Select check-out date -F mm/dd -MANUAL}
部屋の種類: クラッシックビジネススペリア

どうぞよろしくお願いいたします。

送信者名

 

こういうのをメールアドレスや担当者名、ルームタイプを変えて、契約しているホテルの数だけテンプレートを作成し、ホテルの略称で登録。チェックインとチェックアウトの日付を1回だけ選択もしくは打ち込んだら、件名だけでなく本文にも自動的に反映される仕組み。(私が実際に使っているテンプレは英語なので、本文の日付には曜日名も入れたりして勘違いによるミスがないようにしている。)

同僚などからメールで予約手配の依頼を受けた場合には、

  1. 事前に宿泊者名を【Ctrl】+【C】でコピー(複数名の場合はこれを繰り返す)
  2. 新規メールを開いて、テンプレートを打ち込んだら、
  3. 宿泊者名のところにカーソルが移動するので、【Ctrl】+【Alt】+【V】を押下
  4. クリップボードキャッシュが表示されたら、適当なものを選んで確定。(クリップボードキャッシュの設定は、Settings » Features » Clipboard Cacheで行う。)

 

この他にも{#mail}{#settemp}なんかを使うともっと簡単なのかもしれないけど、現状、問題なく動いているのと十分簡単に作業が完了しちゃうので改良はしていない。(他の業務が軽くなったら考えることにする。)

(2018.08.09 追記:)
ホテルによって異なるテンプレートを作っているが、フォーム機能を使うと《ホテル予約》というメインのフォームを作って対応することが出来るような気がする。下記の記事はその威力を十分伝えきれていないので後日またまとめたい。

携帯でも同じことをしたい!(Workflow+Drafts+Launch Center)

さて、今度は携帯の話。確かにPhraseExpressは便利だけど、PCが必要(iPhoneアプリも出ているが、PC版ほどの感動までに達していない)。

では外出中や、帰宅後に依頼が届いた場合はどう対応するのか。

もちろん、翌日や翌週までに何もしない、というのも選択肢のひとつ。しかし、出張や会食まで日がなかったり、ホテルやレストランの予約が取りづらい時期には、どれだけ早く対応できるかが大事。ということで、携帯でも同様のことを同じくらい簡単にできないか、と考えて私がたどり着いた答え。(2017年10月時点)

WorkflowDraftsLaunch Centerの組み合わせ。

ショートカット
Price: Free

(2018.08.09 追記:)
Drafts 4での方法。現在はDrafts 5となっている。

 

はっきり言って、Workflowだけでも可能なのだけど、条件分岐の設定が面倒くさいのと全く使ってなかったDrafts 4をなんとか使いたくて無理やり仲間に入れている。

それにしても以前は有料だったWorkflowが無料とは。何だか悔しい。

PhraseExpressのPCでの設定と比較すると、嫌になるほど面倒くさい。ただ、携帯操作が驚くほどノロマな私にとっては、この設定を一度行ったことで浮いた時間はとてつもない!

大まかな仕組み

他のエントリーでも書いたように、超ド素人な私は全てがボタンひとつで完了してしまうような完璧なプログラムは書けない。だから、どこは諦めるのか、という部分を最初に決めることにしている。

予約依頼メールの場合は、Workflowで件名と本文を作って、Draftsのメール機能で送信する。アプリの設定が完了したら、Launch Centerに登録して、Launch Centerから起動

Launch Center Pro
Price: ¥600

Workflowの設定

ホテルの場合は、条件分岐を多めに設定したこともあって面倒くさいので、レストランの設定で説明する。予約で必要な項目は以下のものくらいではないだろうか。

予約名
日時
人数

 

ただし、予約名は会社名でも事足りるため、固定可能。稀にあるグループ会社の人から頼まれた予約だった場合には、最後に予約名を修正する。頻度から考えても、場合分けは不要。

従い、Workflowで設定するのは、日時と人数のみ。

私の場合、この予約も英語で行っているので曜日の設定も以下の設定で問題ないが、日本語の場合、設定方法が異なる可能性あり。ということで、日付は曜日ナシです。(それ以前に、日本では電話予約やウェブが主流のようなので、こんなものは必要なさそう。)

Workflowの設定方法【例】

// 1.【Ask for Input】
Question: 予約日は?
Default Answer:(そのまま)
Input Type: Date
Granularity: Date

// 2.【Format Date】
Date Format: Custom Format
String: M月d日

// 3.【Set Variable】
Variable: BookingDate

// 4.【Ask for Input】
Question: 予約時間は?
Default Answer:(そのまま)
Input Type: Date
Granularity: Time

// 5.【Format Date】
Date Format: None
Time Format: Short

// 6.【Set Variable】
Variable: BookingTime

// 7.【Ask for Input】
Question: 人数は?
Default Answer:(そのまま)
Input Type: Number

// 8.【Set Variable】
Variable: Nr

// 9.【Text】 []で括ったものはVariable。キーボードの上に表示されるのでそこから選ぶ。
【予約依頼】○○会社([BookingDate])
ご担当者さま いつもお世話になっております。○○会社の☓☓です。
標記、以下のとおり予約させていただきたいのですが可能でしょうか。
予約名: ○○会社
日時: [BookingDate][BookingTime]
人数: [Nr]名
以上、どうぞよろしくお願いいたします。
☓☓(署名)

// 10.【Add to Draft】
Mode: Create
Edit in Drafts: On
Run Action: Off

以上を設定して、上部の【▶】をクリックすると、設定9の内容がDraftsに作成される。

Draftsの設定

前述のWorkflowの設定だが、ホテル予約のWorkflowではホテルによってルームタイプ名が変わってくるので、条件分岐を設定している。

レストラン予約も条件分岐を設定して、レストランによってメールの宛先を変えるという選択肢もあるが、携帯画面でIF>IF>IF・・・と繰り返し、そのブロック内でいろんな設定をしていると、自分が一体今どのブロックの設定をしているのかが分からなくなってくる瞬間がある。それにうんざりして、Draftsに逃げた。

Draftsのメール送信の仕組みはシンプルで、1行目が件名、残りを本文とするような設定が可能。

上司が商談用に使うレストランは限られていることもあり、お得意様ディスカウントがあったりする。担当者ともよくやり取りするので、「ご担当者さま」よりも「○○さん」といった馴れ馴れしい(?)親しみのある(?)書き出しをしたいので、DraftsのEmail機能で設定する。

Draftの設定方法【例】

途中《Step 7》のDraftsの設定の仕方は、本家のページが参考になる。

 

  1. 【Basic】タブの【Email】を複製
    • 左から右にスワイプすると、アイコンが3つ表示されるので、まずは真ん中をクリック。
    • IMG_0373 4
  2. 複製したアクションを編集
    • 1.と同じようにスワイプして、今度は左の鉛筆のアイコンをクリック。
    • 最低限、後から迷うことのないよう名前くらいは変更しておく。(アイコン設定も変更可)
  3. 【Step】【1 Step: Email】を選択
  4. 次の画面で【Email】を選択
  5. 【Fields】の宛先や、CCを設定
  6. Workflowで作成した標準のメールテンプレートで事足りる相手先の場合はこれで設定完了。
  7. 最初の出だしを変えたい場合は、【Body】部分を以下のように変更
    • ○○さん(←担当者の名前をベタ打ち)
    • [[line|3..]](メールテンプレートの3行目以降が貼り付けられる)

 

私が現時点で登録しているのは、ホテル3、レストラン5。それほど多くもないので、ホテルとレストランを合わせて【Booking】というタブを作成して整理。

drafts_action_lists-booking

ちなみに、一番下の【Run: Airport to Hotel】というのは、メール送信とは反対の流れで、このアクションをクリックすると、Workflowが動く。

リストからホテル名もしくは会社を選ぶと、空港から目的地までどのようにタクシーに指示すればいいのか、所要時間、おおよその料金などのインストラクションが作成され、クリップボードに貼り付けられる仕組み。→出張者やお客さんのメールにそれを貼り付けて送信。)

Launch Center?

Workflowはホームスクリーンにアイコンを設置したり、Widgetsに追加したりする方法がある。Widgetsでも十分。

一番オススメしないのは、Workflowから起動させること。いちいち【▶】をクリックする必要がある。

私の場合、リストから選択したりするWorkflowも作ったりしているので、Widgetsに置くよりよりLaunch Centerの方が好き。これは個人の好みの問題だと思う。Widgetsで表示されるリストの大きさでも全く問題ないと言う人であれば、わざわざ有料のアプリなんて購入しない方がいい。

Launch Centerはまだ使いはじめてまもないので、もう少し使い込んで、その利さがわかってからオススメしたい。今のところは「やや便利かも」程度の認識だ。

持っていない人には、よく使うWorkflowをWidgetsに設定しておくことをオススメする。

テンプレートを使う意味

長々と書いて自分のモノグサ加減は相当だと思う反面、面倒くさいと文句を言う割に、もっと面倒くさいことをしてしまっているのではないかと不安にもなってくる。

ただ、この2ヶ月で私が対応したホテルの予約件数は50件以上。そしてレストランの予約件数もそれなりにある。そういうことを考えると、最初の設定で10〜15分かかっていたとしても、2ヶ月というスパンで見たときには時短になっている、と自分に言い聞かせている。

忙しいときは、いくら注意していても、抜け漏れが生じてしまうことがよくある私。それもあって、チェックリストじゃないけれど、テンプレートを準備しておくことを普段から心がけている。同僚からは、なんて面倒なヤツなんだ、と思われているだろうなと思いながらもやめられない。(←テンプレとか引継書的なものを常日頃から作っておこうよ、と言いまくってる人)

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