Acrobatなら出来る!ファイル形式がバラバラなデータをひとつにまとめる

今日は明日・明後日の会議の資料の仕上げるため、休日出勤した。資料の提出期限が先週の木曜だったものの、期限後提出が多く予定が後ろ倒しとなったためだ。

依頼を引き受けたときは大したタスクでもないからすぐに片付くと考えていたが、回収した資料のフォーマット(ファイル形式)がバラバラで、やや面倒くさいということに気づく。作業時間の見積もりのためにも事前に内容をしっかり確認しておくべきだった。

ConvertToPDF

やや力技ではあったが、以下にフォーマットが揃っていない資料をAcrobatを使ってまとめる方法を記す。使用するのは、 Adobe Acrobat Pro DC。(Readerでは編集できない点に注意。)

Acrobatファイルにまとめる作業概要とその手順詳細

所要時間は、ファイルの数にもよりけりだが、今回の私のケース(最終的なファイル数40、総ページ数120ページ)では、失敗を修正した時間・アウトプットの確認時間を含め90分程度(配布用の印刷時間は含まない)。

作業概要:大まかな流れ

ステップは大きく以下の6つに分かれる。プリントアウトはおまけな感じが強いので、5ステップといっても良さそうでもあるが。

  1. 回収した資料をPDF出力
  2. アジェンダに合わせて部署ごとに再グルーピング
  3. セッションごとに仕切りページを追加
  4. 開催日ごとに一旦ファイルを結合し、フッターにページ番号を追加
  5. 表紙と目次を作成
  6. 参加者分プリントアウト

手順詳細

では、具体的な手順を説明する。

  1. 資料を全てをPDFに変換する。
    • 複数のトピックが同一のファイルにある場合には、トピックごとにPDFファイルを作成する1
    • 反対に、同じトピックが複数ファイルに分かれている場合にはこの時点でファイルを結合する。
  2. アジェンダに合わせて、ファイル名の頭に「01_」といったように採番する。
  3. Wordでセッション分仕切りを作成し、PDFに変換2
  4. 上記の 2及び3のファイルを結合し、ページ番号を入れる。
  5. ワードで表紙と目次を作成し、PDFに変換。4.に挿入する。
    • 表紙はページ番号不要。
    • 目次のページ番号はローマ数字小文字(i, ii, etc.)で付ける。
  6. 出来上がったファイルを両面印刷する。(了)

以下のしおりやイニシャルビューの設定は、個人の好みによる。(私はいつも付けるようにしている。)

  • しおりのショートカットは、【Ctrl + B】
  • イニシャルビュー設定のショートカットは【Ctrl + D】

別途 Acrobatのしおり設定方法について投稿している。

作業を終えて:感想

そもそも資料作成依頼をかける段階で、ファイルフォーマットを指示しておくべきでは?とも思わなくもないが、揃わなかったものは仕方がない。

1時間半もかけてわざわざやる必要がある作業かどうかは、当該資料を将来的に参照する必要が出てくる可能性の有無にもよる。会議が終わったら使われることがないのであれば、一旦全部のファイルを印刷して手書きでページ数を入れて、コピーでも十分だと思う。

なお、今回のような一回だけの作業であれば不要だが、定期的に発生する作業であればAction Wizardでコマンドを設定することが可能。これが地味に便利で、マクロ好きさんにはオススメ。

さて、こうやってまとめた資料は、まさかの120ページ超え。本当に2日間(半日✕2)のスケジュールにおさまるんだろうか。


  1. 例えば、ファイルAのスライド1にトピック1、スライド2にトピック2となっている場合、トピック1.pdfとトピック2.pdfの2つのファイルを作成する。↩︎
  2. 最初からPDFで作成するのもあり。↩︎
  3. 結合をクリックする前にファイルの名の頭に付けた番号順にソートすること!↩︎
Advertisements