少しでもラクをする仕組みを作っておく

繰り返し発生する業務は出来る範囲で自動化するようにしている。

自動化するためには、まずタスクの処理方法を整理。プログラムを書けるかどうかは気にしない。作業をいつもやっているとおり正直に書き出してから、冷静に見てみると意外にヘンテコな手順を踏んでいることに気づいたり、いらない手順が見えてくる。

次に、自動化出来そうな部分と、手作業で手を打つ部分に区別する。毎月発生するエクセルのタスクは同じ様な作業が多いので、以前に作ったコードが再利用出来たりする。

最初から書いたコードと再利用コードの組み合わせが完了したら、最後に、再利用するのコードの見直しもしておく。以前は長々と書いていたコードも、少し時間を空けて見てみると、もっと簡潔に出来ることが多々ある。

《ボタンをポチッと押したら全自動で》というわけではないので、手順メモを作成しておくことが重要。(最初に手順を書き出したメモの再利用。)

同じことを繰り返していると作業自体早く出来る様になってくるけど、急にタスク量が増えて余裕がなくなってくるとミスが発生しやすくなるし、こんなちょっとした仕組みが役に立つ。

ここ数週間、突然のタスクにテンパりつつも何とかやり遂げられたのには、これまでコツコツ作ってきた仕組みがあったからかもしれない。

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エラーメッセージで数時間

(※2018年3月1日に更新)

下っ端の事務員の仕事の中には《決まったフォーマット》を使って《言われたとおり》仕事をする、というのが多い。
この《決まったフォーマット》というのが、見た目だけを重視する人によって作られたものだと、事務員のタスクは不必要にハードになる。

仕事の面倒臭さというのは、作業それ自体の面倒臭さと作業に関わる人のの面倒臭さの掛け合わせだ。

作業の面倒臭さ=(そもそもの面倒臭さ)✕(前の工程にいる人のクオリティの低さ)✕(最終提出先の求めるクオリティ)

今日は、この前の工程でのクオリティの低さで、散々な目に合っている話と、それとは関係なくイラついた話、そしてどうしたら少しはマシな作業になるかと考えたこと。
(当初の投稿では、イラつきすぎて正常な思考ができず、クオリティの低さとエラーを関連付けてしまうという、とんでもなことをしていたので今回修正した。)

印刷の段階でユーザーを苦しめる列の結合

私の一番やりたくないタスクの一つにExcelの幅調整というのがある。
「Excelの幅調整なんてダブルクリックすればいいだけじゃない?」と思う人がいるだろうが、それはよく練られたExcelの表にだけ当てはまる。
行の高さを調整しようとダブルクリックをしたら、一行分の高さに調整されてしまった、という経験をしたことはないだろうか。
この現象は、列の結合をしている表で見られるものだ。

【列の結合のない表の場合】
autofit_row_height

【列が結合されている表の場合】
autofit_row_height2
※【列の結合のない表の場合】を巻き戻しているわけではありません。

ちなみに、結合されたセルはコピペも面倒というデメリットもある。

おかしなフォーマットが生み出される背景を想像する

同じページに他にも表があって仕方なく列が結合されているということもあるだろう。
しかし、地域本社のある部署から渡されるフォーマットの8割は、残念ながら無意味に結合されている。
《Excel方眼紙》なら、「あー、作成者は方眼紙信奉者か」と軽く嘆いた後に、諦めがつくのだけど、それほど信念を感じられない。

非常に勝手な想像だが、恐らく「表を作る」→「上司に見せる」→「上司の要求を入れる」→「上司に見せる」→「上司の必殺技:朝令暮改が発動される」→「とりあえず見た目が合ってればいいとの結論を下す」→「関係者へ配布される」という経緯で、使いにくいテンプレートが日々生み出されているのだと思っている。

【ドラフトを作る】

【上司からのリクエストを反映させる】

赤枠で囲んだように、他のデータを入れるようにリクエストが入ったりする。

【結局、前の話に戻る】

リクエスト反映版を見たら、それほどでもないと感じた上司が「やっぱりいいや」と言ったりする。
でも面倒くさいから、上司がいらないといった部分だけ削除して、セルの結合を放置した表を完成版フォーマットとして全体に配布する。

ある程度他人を巻き込むのであれば、その後の影響ということにも少しは想像力を使っていただきたい。

そして私も印刷に苦しむ

さて、今回私がイラついているタスク、全体像は下図のような感じ。

Monthly reporting process

最初のクオリティ同様、最終版のクオリティも低い
最初のフォーマットがすでにダメダメなのだが、最終版も負けず劣らずなクオリティ。
各拠点から回収したシートを適当に一つのファイルにまとめておしまい。
シートの並びは毎月ばらばらで、列の高さの調整もされてない。

私にはそんなファイルを「印刷して上司に渡す」という役割がある。
行の高さを調整して、印刷範囲の設定をして、毎月同じ順序で印刷することを求められている。

最初こそ、こんなにバカバカしいタスクがルーティンとして存在していることが信じられず、「今月だけが例外なんだろう」とバカ正直に全てを手作業で調整したが、拠点数があるため、1時間以上かかる大仕事だった。

そして、翌月、これがルーティンだという衝撃の事実を知る。

Excelファイルならマクロで対応

拠点によって行が追加されていたりと、小さなアレンジがあるため、いくつも条件分岐させるようなマクロで、長くてあんまり上手い書き方ではなかったかもしれない。

各シートの印刷設定をしシートの順番を並び替えるマクロと、行の高さを調整するマクロの2つを作った。
2つに分けた理由は、列の結合されているファイルが他にもあり、他のファイルでも使えるような形にしておきたかったため。

エラー処理が甘くて数時間

しばらくの間は機能していたマクロだったが、今日、初めて処理に失敗した。処理の前半で止まってしまう。何が悪いのか画面とにらめっこをしていたが全く分からない。変な列やシートが追加されている形跡はない。

途中別の仕事もしながら、ウンウンとうなり続けること数時間、原因が判明。シートの数枚の名前の後にスペースが追加されていたことによる不具合だった。本来【シート名】となっているべきところ、【シート名 】となっているなんて目視じゃ気づけない。

「単に一つのファイルにシートをまとめるくらいちゃんとやってほしいんだけど・・・」とイライラが最高点に達したが、冷静になって考えると、私がエラー処理をすればいいだけ。
(最初の投稿の時から少しだけ成長した。)

どういうエラーが起きる可能性があるかということについて、まだまだ考えが及ばない。こういう経験がきっと問題なく動くマクロを作る糧になるのだと信じたい。

本末転倒な速さ信仰:全体最適って知ってる?

自分で対応出来るところは自分でも対応するようにするけど、そもそも論として、全体を管理すべきフォーマット作成者・取りまとめ者(今回の場合は同一人物)の仕事が雑なのがこの作業の問題点のような気がしている。
というのも、上司のために対応しているこの業務、手作業だと1時間。

「他の拠点も苦しんでるんじゃないか」と思い、試しに「印刷用に調整済みのものが必要でしたらどうぞ」と、印刷ボタンをポチればいいだけのPDFを送ってみた。(もちろんしおり付きで)

やっぱり他でも需要があった。
印刷せずとも見やすいデータファイルであればそんなに需要はないのかもしれないが、件のファイルは印刷せずに読むのが非常に難しい。
だから、みんなこんな作業に時間をとられることのバカバカしさを感じつつも作業をしていたのだ。

嫌々ながらも作業をしていたところはまだ良いが、途中で力尽きた拠点は、端からレポートを提出しておしまい、他の拠点の動向はスルーするという暴挙に出ていたようだった。本末転倒である。ある程度時間を割いて無意味なレポートを作っているだなんて悲しすぎる。

どうしてこんな状況が生まれたのだろうと考えた時、全体を管理しているチームなり人なりが、自分たちの仕事を早く終わらせることだけを優先させてしまったからではないかと思えてくる。

確かに仕事にはある程度速さが要求される。
しかし、一人が速さ(☓効率)追求した挙句、他の全員が時間をとる結果となっているのであれば、その速さってみんなにとっては迷惑でしかない。

私は末端で働いているだけなので、私が全体と思っている部分が実は限られた部分でしかない可能性もある。統括者がちゃんと全体最適を考えてこのようになっているのであれば文句は全くないけど、残念ながら現状、そんな風には全く見えない。

他への影響力のある人の雑な仕事が全体の仕事量を増やしてしまう、というケースを目のあたりにして、私も(多くの人に影響するような仕事はそんなにないけど)丁寧な仕事を心がけようと反省した。

Acrobatなら出来る!ファイル形式がバラバラなデータをひとつにまとめる

(※2018年2月25日に更新)

今日は明日・明後日の会議の資料の仕上げるため、休日出勤した。資料の提出期限が先週の木曜だったものの、期限後提出が多く予定が後ろ倒しとなったためだ。

依頼を引き受けたときは大したタスクでもないからすぐに片付くと考えていたが、回収した資料のフォーマット(ファイル形式)がバラバラで、やや面倒くさいということに気づく。作業時間の見積もりのためにも事前に内容をしっかり確認しておくべきだった。

ConvertToPDF

やや力技ではあったが、以下にフォーマットが揃っていない資料をAcrobatを使ってまとめる方法を記す。
使用するのは、Adobe Acrobat Pro DC。(Readerでは編集できない点に注意。)

所要時間は、ファイルの数にもよりけりだが、今回の私のケース(最終的なファイル数40、総ページ数120ページ)では、失敗を修正した時間・アウトプットの確認時間を含め90分程度(配布用の印刷時間は含まない)。

Acrobatファイルにまとめる作業概要とその手順詳細

作業概要:大まかな流れ

ステップは大きく以下の6つに分かれる。プリントアウトはおまけな感じが強いので、5ステップといっても良さそうでもあるが。

  1. 回収した資料をPDF出力
  2. アジェンダに合わせて部署ごとに再グルーピング
  3. セッションごとに仕切りページを追加
  4. 開催日ごとに一旦ファイルを結合し、フッターにページ番号を追加
  5. 表紙と目次を作成
  6. 参加者分プリントアウト

手順詳細

では、具体的な手順を説明する。

  1. 資料を全てをPDFに変換する。
    • 複数のトピックが同一のファイルにある場合には、トピックごとにPDFファイルを作成する1
    • 反対に、同じトピックが複数ファイルに分かれている場合にはこの時点でファイルを結合する。
  2. アジェンダに合わせて、ファイル名の頭に「01_」といったように採番する。
  3. Wordでセッション分仕切りを作成し、PDFに変換2
  4. 上記の 2及び3のファイルを結合し、ページ番号を入れる。
  5. ワードで表紙と目次を作成し、PDFに変換。4.に挿入する。
    • 表紙はページ番号不要。
    • 目次のページ番号はローマ数字小文字(i, ii, etc.)で付ける。
  6. 出来上がったファイルを両面印刷する。(了)

以下のしおりやイニシャルビューの設定は、個人の好みによる。(私はいつも付けるようにしている。)

PDF ファイルに目次を作成する方法 (Acrobat DC)

  • しおりのショートカットは、【Ctrl + B】
  • イニシャルビュー設定のショートカットは【Ctrl + D】

別途 Acrobatのしおり設定方法について投稿している。

記事: 相手への思いやり。簡単なのでAcrobatでしおり設定してください。

作業を終えて:感想

そもそも資料作成依頼をかける段階で、ファイルフォーマットを指示しておくべきでは?とも思わなくもないが、揃わなかったものは仕方がない。

1時間半もかけてわざわざやる必要がある作業かどうかは、当該資料を将来的に参照する必要が出てくる可能性の有無にもよる。会議が終わったら使われることがないのであれば、一旦全部のファイルを印刷して手書きでページ数を入れて、コピーでも十分だと思う。

なお、今回のような一回だけの作業であれば不要だが、定期的に発生する作業であればAction Wizardでコマンドを設定することが可能。これが地味に便利で、マクロ好きさんにはオススメ。

アクションの使用および作成方法 (Acrobat DC)

さて、こうやってまとめた資料は、まさかの120ページ超え。本当に2日間(半日✕2)のスケジュールにおさまるんだろうか。


  1. 例えば、ファイルAのスライド1にトピック1、スライド2にトピック2となっている場合、トピック1.pdfとトピック2.pdfの2つのファイルを作成する。↩︎
  2. 最初からPDFで作成するのもあり。↩︎
  3. 結合をクリックする前にファイルの名の頭に付けた番号順にソートすること!↩︎

わたしの主食は小豆玄米ごはん。

週末にごはんを炊いて、冷凍保存。小豆を戻して、玄米を浸水させる。これだけでも時間がかかるけど、普通の鍋で炊く。慣れてしまえばどうってことない。炊飯器のスペース不要だし、一人暮らしでどうせ作り置きするわけだから、これで十分。毎朝、冷凍庫から一膳分を取り出してチンして食べる。

玄米を食べるようになってから半年くらい経つけれど、健康になったかは分からない。3ヶ月前からは、押し麦も追加。昆布出汁で炊いている。便秘は著しく改善。でも、健康になったかは分からない。

最近のレシピ

  • 玄米(1合半)
  • 小豆(1合弱)
  • 昆布と鰹節と塩
  • 押し麦(1合)

玄米を研ぐ。小豆を洗う。
玄米を浸水させる。小豆を浸水させる。水に昆布と鰹節と塩を入れる。
一晩(10時間以上)置く。
鍋に玄米・小豆・押し麦・昆布出汁を入れる。
沸騰するまで強火。
沸騰したら弱火にして15〜20分。
火を止めて15分ほど蒸らす。

昆布出汁の量:
一晩置いた玄米と小豆を再度カップで測り直し、同量の出汁
押し麦は2倍の量の出汁

玄米の量は意外に少ない。豆が多い。これに納豆をかけたり、ひよこ豆のカレーをかけて食べる。もう主食は玄米というより豆かもしれない。

そんな我が家に炊飯器がやってきたのは10日前。ニューヨークに帰るという中国人から中国製の炊飯器【米家(Mi IH Pressure Rice)】を譲り受けたのだった。イマドキの携帯アプリで制御するという代物なのだけど、中国国外でのアプリの挙動は微妙。ということで、普通に開始ボタンを押して使っている。それでも火加減を見なくていい分、楽だ。家族がいたら絶対必需品だなと思う。白米だったら、浸水しなくても良いっぽいし。毎日炊くなら、炊飯器。

白米の炊き方は土井善晴先生の動画がわかりやすい。