少しでもラクをする仕組みを作っておく

繰り返し発生する業務は出来る範囲で自動化するようにしている。

自動化するためには、まずタスクの処理方法を整理。プログラムを書けるかどうかは気にしない。自分の作業順に書き出してから、冷静に見てみると意外にヘンテコな手順を踏んでいることに気づいたり、いらない手順が見えてくる。
次に、自動化出来そうな部分と、手作業で手を打つ部分に区別する。毎月発生するエクセルのタスクは同じ様な作業が多いので、以前に作ったコードを再利用
で、最後に前までは出来なかったことで、今なら出来そうなことを追加しておしまい。この時、再利用のコードの見直しもしておく。

ボタンをポチッと押したら全自動で、というわけではないので、手順メモを作成しておくことが重要。(最初に手順を書き出したメモの再利用。)

同じことを繰り返していると作業自体早く出来る様になってくるけど、急にタスク量が増えて余裕がなくなってくるとミスが発生しやすくなるし、こんなちょっとした仕組みが役に立つ。
ここ数週間、突然のタスクにテンパりつつも何とかやり遂げられたのには、これまでコツコツ作ってきた仕組みがあったからかもしれない。

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エラーメッセージで数時間

世の中にはこんなしょうもないことに時間をかけなくちゃいけないのか、とガックリくるようなタスクがいっぱいあるのだと、今の会社に移って嫌というほど思い知った。

例えばどのようなタスクか。

バカバカしいことこの上ないが、エクセルの行の高さを調整する、というもの。

フォーマット作成者、レポート作成者が、もう少し想像力を働かせたらこんな業務は発生しないはずだ!

行を選択してダブルクリックすれば自動調整出来る、と思うかもしれないが、それはセルの結合がない場合のみ有効な方法。敢えてセルを結合させている理由が全く分からないフォーマットというのが私をイラつかせるが、勿論、指摘をするなんて大それたことはしない。せめてレポート作成者が気を利かせて、提出前に体裁を整えてくれるなら。。。

更に面倒なのは、取りまとめ担当が提出順にランダムに報告シートをまとめるとこ。

上司からのリクエストは、「全拠点のレポート最終版ファイルが届いたら、プリントアウトしてちょ」というものだけど、額面どおりに受け取っちゃー、次の瞬間、溜め息を聞くことになる。細かいのだ。

ということで、報告書ファイルが届いたらすべきことは、

1) シートを毎回同じ順に並べかえる

2) 行の高さを調整する

3) ヘッダー・フッターを設定する

4) 印刷範囲を設定する

の4つ。

そもそも私の作業スピードの遅さもあるが、手作業だと1時間以上かかって、軽くめまいをおぼえた。行の高さ調整ってそれほど面倒。

ということで、マクロを作成。

最後に目視で確認はする必要アリのやや中途半端なものだけど、それでも10分程度で仕上がるからこれ以上は作り込まなくていいかなと。

そこそこ満足なマクロだけど、当初想定していなかった問題も出てきたりすることがある。

例えば、報告者が行の高さの上限を無視したとんでもなく大量の文字を打ち込んでいたり。

→そういう場合には、フォントサイズを小さくするようメッセージを表示。

しかし、今日のエラーは原因が全く分からず数時間。もう手作業の方が早い。

原因

シート名の最後にスペースが入っているものがいくつかあったため。

間に取りまとめ担当が入るとやや面倒なんじゃないかと思い始めている。「お忙しそうですから手伝いましょうか」と言えたらどれほどいいだろう。。。

Acrobatで会議資料まとめ

事務っていうのは、誰かから「手伝って」と言われたら基本的に断れない。面倒くさい仕事はだいたい事務が対応させられる。だけど、繰り返し作業とかつまらない仕事は好きなので、わたしには合っていると思う。
さて、今日は明日・明後日の会議の資料の仕上げに休日出勤した。資料の提出期限は先週の木曜で、金曜日に出来上がっているはずだったものが、金曜日の終業時間直前に届いたために後ろ倒しになったもの。

タスクの内容は、

  1. 各事務所から集めた会議用の資料をアジェンダに合わせて分割し、
  2. 各章ごとに仕切りを挿入して
  3. まとめて、
  4. 表紙と目次を作って、
  5. プリントアウトする

というもの。

フォーマットは決まっていなかったらしく、届いたファイルはパワポだったり、ワードだったり、PDFだったり。なので、一番簡単であろうPDF(A4縦)で統一することにした。

  1. まずは、パワポ資料を全部PDFに変換。(2アップ)
  2. パワポで提出してきた事務所はテーマ毎にファイルを分割しておらず、担当するプレゼントピックのすべてをひとつのファイルにしていたので、テーマ毎にファイルを分割。(反対に、同じトピックを複数ファイルで送ってきていた場合には統合。)
  3. アジェンダに合わせて、ファイル名の頭に「01_」とナンバリング。
  4. ワードファイルもPDFに変換し、同様にファイル名の頭にナンバリング。
  5. セッションごとに仕切りを作成し、PDFに変換。
  6. 上記の 3. から 5. のファイルを全て選択し、PDFを結合。
    https://helpx.adobe.com/jp/acrobat/kb/4567.html
  7. 仕切りを適切な位置に移動。必要に応じてブランクページを挿入する。
  8. フッター(中央)にページ番号を挿入。
    https://helpx.adobe.com/jp/acrobat/kb/cq07231552.html のB)
  9. 2日間にわたる会議なので、Day 1とDay2とヘッダーに入れる。この時、奇数ページは右上に、偶数ページは左上に表示されるようにする。
    https://helpx.adobe.com/jp/acrobat/kb/cq07231552.html のE)
  10. ワードで表紙と目次を作成し、PDFに変換。8.に挿入する。(表紙はページ番号不要。目次のページ番号はローマ数字小文字(i, ii, etc.)で付ける。)
  11. 仕切りページなど、ページ番号がない方がいいページのページ番号を削除。
  12. 最後にしおりを作成し、イニシャルビューを設定して完成。
    https://helpx.adobe.com/jp/acrobat/kb/cq06151533.html

ちなみに、しおりのショートカットは、【Ctrl + B】、イニシャルビュー設定のショートカットは【Ctrl + D】

資料のファイル形式が統一されて入ればもっと楽なのだろうけど、こっちでコントロールできない場合の対応方法としては、PDFで対応するのも一案。
さて、こうやってまとめた資料は、まさかの120ページ超え。本当に2日間(半日✕2)のスケジュールにおさまるんだろうか。

着実なV字回復

絶賛リバウンド中。

ということで、ダイエットに取り組んでみようとおもふ。目標体重を決めるやり方だと夏休みの宿題如く、最後で何とか帳尻あわせを試みて失敗っていうことになるのが見えている。そこで今回は毎日の目標歩数を設定して、長期プラン着実に。

まずは8,000歩/日から!

わたしの主食は小豆玄米ごはん。

週末にごはんを炊いて、冷凍保存。小豆を戻して、玄米を浸水させる。これだけでも時間がかかるけど、普通の鍋で炊く。慣れてしまえばどうってことない。炊飯器のスペース不要だし、一人暮らしでどうせ作り置きするわけだから、これで十分。毎朝、冷凍庫から一膳分を取り出してチンして食べる。

玄米を食べるようになってから半年くらい経つけれど、健康になったかは分からない。3ヶ月前からは、押し麦も追加。昆布出汁で炊いている。便秘は著しく改善。でも、健康になったかは分からない。

最近のレシピ

  • 玄米(1合半)
  • 小豆(1合弱)
  • 昆布と鰹節と塩
  • 押し麦(1合)

玄米を研ぐ。小豆を洗う。
玄米を浸水させる。小豆を浸水させる。水に昆布と鰹節と塩を入れる。
一晩(10時間以上)置く。
鍋に玄米・小豆・押し麦・昆布出汁を入れる。
沸騰するまで強火。
沸騰したら弱火にして15〜20分。
火を止めて15分ほど蒸らす。

昆布出汁の量:
一晩置いた玄米と小豆を再度カップで測り直し、同量の出汁
押し麦は2倍の量の出汁

玄米の量は意外に少ない。豆が多い。これに納豆をかけたり、ひよこ豆のカレーをかけて食べる。もう主食は玄米というより豆かもしれない。

そんな我が家に炊飯器がやってきたのは10日前。ニューヨークに帰るという中国人から中国製の炊飯器【米家(Mi IH Pressure Rice)】を譲り受けたのだった。イマドキの携帯アプリで制御するという代物なのだけど、中国国外でのアプリの挙動は微妙。ということで、普通に開始ボタンを押して使っている。それでも火加減を見なくていい分、楽だ。家族がいたら絶対必需品だなと思う。白米だったら、浸水しなくても良いっぽいし。毎日炊くなら、炊飯器。

白米の炊き方は土井善晴先生の動画がわかりやすい。